Источник: Секретарское дело
Проходим интервью
Нам захотелось узнать, насколько западные рекомендации поиска сотрудников хороши для секретарей в России. Мы взяли вопросы так называемого поведенческого интервью, которое базируется на принципе постоянства поведения: лучшим прогнозом будущего поведения является поведение в прошлом при сходных обстоятельствах. Вопросы «Поведенческое интервью» составлены с учетом правила трех П: «Позиция, поступки, последствия». На Западе считается, что они более объективно раскрывают потенциал будущего работника, чем, например, методика кейсов, которая дает гипотетические вопросы для разрешения воображаемых ситуаций. Вопросы направлены на выявление конкретного качества личности соискателя, какого именно, указанно перед вопросом. Итак, на вопросы «поведенческого интервью» дает ответы секретарь Мария Барашина. Ее ответы комментируют коуч и HR-менеджер. Делается это для вас, уважаемые читатели, чтобы вы не растерялись на интервью при поступлении на работу секретарем, столкнувшись с подобными вопросами.
Вежливость
Расскажите о том, как обычная любезность существенно помогла Вам в работе. Насколько вежливость важна в Вашей нынешней работе?
Мария Барашина, секретарь: Обычная вежливость очень помогает на рабочем месте. Она много раз выручала меня в сложных ситуациях при общении с начальством. Говорят, начальник всегда прав. Но в реальности это оказывается далеко не всегда верно. Ведь начальники тоже люди, и у них тоже бывает плохое настроение. В такие минуты любезность помогает избегать массы нежелательных конфликтов на пустом месте.
Комментирует Антон Безмолитвенный, коуч: Да, это так. В кризисных ситуациях, когда возникает ощущение, что начальник — тупица и в корне неправ, внутри все вот-вот взорвется от гнева и возмущения, очень полезно глубоко вдохнуть, досчитать до 10, мысленно поставить все происходящее «на паузу» и задаться вопросом: поможет ли вам в сложившейся ситуации очередной «выход из себя»? Как правило, ответ: нет, не поможет. За то время, пока размышляли, кризис уже миновал и негативная эмоция рассосалась — так происходит всегда, когда включается «аналитическая» часть ума. После этого улыбнулись, настроились на дружественный лад — и разговор обычно проходит как по маслу.
Комментирует Ольга Стрельцова, руководитель отдела по управлению персоналом, ГК MR Group: Для позиции секретаря вежливость должна быть как факт. Не стоит упоминать о том, прав или неправ начальник, или клиент, или посетитель. Вежливость и предупредительность — это обязательное качество. Если сотрудник обладает должным чувством такта и при этом достаточно расторопен, старателен и профессионален, есть большой шанс, что сотруднику предложат более высокую должность и интересный перечень задач. Никто не любит грубых и фамильярных секретарей. Не забывайте, что эра советских продавщиц ушла в прошлое. Вы должны излучать дружелюбие и быть максимально предупредительны.
Желание совершенствоваться в профессии
— Расскажите о том времени, когда Вы сделали качественный скачок в своих профессиональных знаниях. При каких обстоятельствах?
Мария Барашина: Это произошло в конце первого года моей работы. За год я прекрасно освоилась на рабочем месте и достигла определенного совершенства в выполнении своих должностных обязанностей. На этом все могло бы и закончиться, если бы начальник не попросил помочь меня коллегам по цеху, которые были завалены годовыми отчетами. В процессе помощи я узнала очень много нового о работе нашей организации, вникла в массу тонкостей делопроизводства, о которых раньше и не подозревала. Впоследствии это часто помогало мне в работе.
Антон Безмолитвенный: Инициативность и готовность взять на себя чуть больше, чем это предполагается вашей должностной инструкцией, всегда производит благоприятное впечатление в глазах начальства. При этом важно не создать у своего начальника ощущения, что вы в будущем можете претендовать на его место. Делается это за счет демонстративных проявлений лояльности.
Ольга Стрельцова: Хорошо, когда кандидат умеет объективно оценить свои достижения, самое главное — не преувеличивать их. Мотивация для желания профессионально расти очень проста: вас быстро заметят, оценят и в будущем смогут предложить более привлекательную должность с точки зрения ваших знаний и интересов. Неслучайно одним из основных плюсов в личностных характеристиках резюме является обучаемость и желание совершенствоваться в том, чем вы занимаетесь.
Знания
— Опишите ситуацию, когда Вам стало ясно, что Вы существенно больше знаете в своей области, чем ваш руководитель. При каких обстоятельствах Вы сделали это открытие? Как это сказалось на Ваших отношениях с руководителем? Если Вы знаете больше, почему Вы не руководитель?
Мария Барашина: Через полтора года работы я изучила досконально все, что касалось функционирования нашего отдела. И зачастую могла дать посетителям более точные справки, чем наш начальник или другие сотрудники. Это, конечно, шло на пользу посетителям, но не мне, так как постоянными обращениями за справкой меня порядком стали отвлекать от моих основных обязанностей. Когда ты начальник, многие думают, что ты истина в последней инстанции, но это далеко не так. Знать больше всех или отвечать за работу всех — большая ответственность, это отнимает много нервов, времени и сил. Мой начальник был очень рад, что кто-то вместо него мог дать справку по поводу бесчисленных нюансов в работе отдела. И что даже самому начальнику в случае чего есть к кому обратиться, вместо того чтобы гадать, как сделать верно.
Антон Безмолитвенный: Это и есть разумная позиция в проявлении демонстративной лояльности и вместе с тем взятии на себя ответственности за результат.
Ольга Стрельцова: Не стоит говорить о том, что ты знаешь больше, чем твой руководитель. Мудрый сотрудник больше начальника знать не может. А если ты считаешь, что знаешь больше, то пора менять работу. В каждой ситуации важно проявлять и осведомленность, и деловой такт. Никто не любит нескромных и чрезмерно назойливых сотрудников. Но важно проявлять свои знания, когда этого действительно от вас ждут, чтобы сформировалось правильное восприятие вас как компетентного сотрудника.
Инициативность
— Приведите пример, когда Вы проявили инициативу в отношении изменений корпоративной политики или принятых норм. Чем Вы рисковали? Как Вы достигли цели? Как Вы убеждали людей в необходимости этих перемен?
Мария Барашина: Мое начальство всегда пропагандировало идею о том, что инициатива наказуема. И не потому, что тебе понизят зарплату или сделают выговор, не потому, что станут плохо относиться, а всего лишь потому, что это сильно прибавит работы тебе самому. Так оно всегда и получалось. Рисковать приходилось обычно исключительно своим свободным временем, которое иногда было необходимо сверхурочно потратить на осуществление того или иного проекта, начатого по собственной инициативе. А договориться всегда оказывалось довольно просто. Главное — сделать все самому и не в ущерб основным обязанностям.
Антон Безмолитвенный: Встраивая новую практику или сферу работ в существующий регламент компании, вы приближаетесь к тому, чтобы стать руководителем, поскольку обретаете опыт ответственности за свои действия и опыт системного мышления, необходимого для того, чтобы достигать результатов. Но будьте готовы к тому, что окружающие не всегда с энтузиазмом отнесутся к вашим нововведениям, тем более если они касаются не только вас. Почему? Потому что в этом случае вас сложнее контролировать — вы априори разбираетесь лучше в том, что создали сами. Конечно, здесь есть риск, но это хорошая заявка на руководящую должность.
Ольга Стрельцова: Инициативность — это залог успеха работы в современной и активной на рынке компании. Проявляйте себя. Дайте понять, что у вас большие возможности, что у вас есть желание, что вы не боитесь работы, дополнительных объемов и нагрузок. В начале карьеры это поможет вам наладить контакты с сотрудниками компании, показать себя с лучшей стороны и расширить диапазон знаний. А в будущем, скорее всего, получить повышение по службе. Безынициативные сотрудники, которые «отсиживаются» на рабочих местах, — это удел прошлого. Современному бизнесу с его жестким ритмом и амбициозными задачами нужна соответствующая команда, которая начинается с секретарей.
Общительность
— Вспомните ситуацию на работе, когда Вам очень пригодилось умение общаться с людьми. Насколько важную роль сыграли коммуникативные навыки в Вашей карьере? Какой вид общения, по Вашему мнению, Вам особенно удается?
Мария Барашина: Умение общаться с людьми было необходимо всегда. В первую очередь потому, что в мои обязанности входило отвечать на телефонные звонки и общаться с посетителями. Кому-то нужно ответить на вопросы, кого-то сопроводить, кого-то перенаправить. Люди все очень разные: кто-то не умеет объяснить толком, чего он хочет, кто-то нетерпелив, у кого-то одно дело, а кому-то нужно очень много информации. К каждому необходимо найти подход и сделать так, чтобы человек попал к начальнику или другому сотруднику отдела уже с пониманием того, чего точно хочет и что сможет получить или узнать. Это порядком экономит время как посетителей, так и сотрудников. А начальство особенно ценит, когда ты делаешь так, чтобы другие не тратили попусту его время. Что в свою очередь помогает добиваться множества неофициальных знаков отличия и привилегий.
Антон Безмолитвенный: При общении с людьми чрезвычайно важным является умение «поставить себя на их место». Понять, что чувствует человек, с которым ты общаешься, чем живет. Какие у него интересы, как он принимает решения. Что для него по-настоящему важно, а что несущественно. Достигается это за счет развития эмпатии (умения сопереживать) и навыков анализа характерных черт личности, изучаемых, например, на НЛП.
Ольга Стрельцова: Общительность и умение налаживать контакты — это не просто желательный, а обязательный пункт в списке характеристик любого сотрудника. Тем более секретаря. Если вы нелюдим, который не любит разговаривать, которому в тягость улыбнуться, выбирайте работу, изолирующую вас от людей. В противном случае вы не проработаете долго и перспектив в карьере у вас не будет.
Упорство
— Расскажите, случалось ли Вам делать все возможное и невозможное, чтобы выполнить задание. Чем Вы рисковали? Какой ценой Вы добились результата? Откуда Вы черпали дополнительные силы?
Мария Барашина: Да, делать все возможное и невозможное для выполнения заданий приходилось. Помогало в этом всегда чувство долга и чувство уважения к людям, с которыми я работаю. Потому что в конечном счете результатом этой работы буду пользоваться не только я. Рисковать приходилось взаимоотношениями с сотрудниками других отделов. Но в итоге своя команда и отношения с ней всегда важнее.
Антон Безмолитвенный: Одно из самых важных качеств, помогающих развивать упорство, это умение переходить от «процессного» к «результатному» типу мышления. От установки «хорошо сидим, спокойно работаем» к четкой акцентуации на цели. При таком подходе человек воспринимает достижение цели как зону своей личной ответственности и делает все от него зависящее, чтобы это случилось как можно скорее. Цель становится высшим приоритетом, оправдания (в первую очередь, перед самим собой) не допускаются. Со стороны это воспринимается окружающими как упорство.
Ольга Стрельцова: Следует указать, что, помимо упорства, необходимы такие качества, как тактичность, вежливость, коммуникативные навыки и т. д., потому что вы все работаете для реализации общей цели. Вы команда.
Чувство юмора
— Опишите случай из личного опыта, который доказывает ценность чувства юмора в бизнесе. Есть ли у Вас чувство юмора? Насколько оно важно в Вашей жизни? Приведите пример неуместного юмора.
Мария Барашина: У меня самой чувство юмора довольно специфическое. Когда работаешь в женском коллективе, которым руководит начальник-мужчина, естественно, бесконечно из уст в уста повторяются шутки про «петуха в курятнике». Но все к ним всегда относились с пониманием, и наш начальник без конца сам подтрунивал над собой по этому поводу, что только вызывало уважение. В жизни и в бизнесе чувство юмора может неизменно помочь выйти из трудной ситуации или разрядить напряжение в сложном разговоре. Тонкое подшучивание над собственными недостатками зачастую избавляет от придирок со стороны окружающих, так как свою неудовлетворенность вами они могут разрядить в смехе. С неуместным юмором на своей работе я никогда не сталкивалась. Но не раз замечала, что грубая шутка на собеседовании сильно портит впечатление о работодателе.
Антон Безмолитвенный: Совершенно верно. Существуют 3 вида юмора: юмор на себя, юмор на другого и юмор на ситуацию (контекст). Если вы часто юморите по поводу окружающих (особенно начальства), у вас есть хороший шанс прослыть злым пересмешником, человеком, которому нельзя доверять, — подставит.
Если часто юморите на свой счет, это может понизить ваш статус в коллективе, создав впечатление «клоунады».
Пожалуй, самый уместный и безопасный способ шутить — юмор на контекст (ситуацию). При этом вы поднимаете настроение себе и окружающим, заодно становясь «душой компании» — по-настоящему необходимым человеком в коллективе.
Ольга Стрельцова: Чувство юмора очень важно и часто выручает как на работе, так и в жизни, но шутки должны быть корректные.
Общие рекомендации
Главное — представить свои профессиональные знания и навыки, но если вы чего-то не умеете, то лучше не вводить интервьюера в заблуждение, а сказать, что вы обучаемы и легко справитесь с той или иной задачей. (Например, знание какой-то программы или иностранного языка, то, что легко можно проверить.) Не стоит плохо отзываться о руководителе и коллегах, иначе ваш потенциальный работодатель подумает, что, и о его компании, и о нем самом вы так же будете потом говорить.