Источник: Секретарское дело
Прогресс не стоит на месте. Сегодня мы далеко ушли от тех методов работы, которые были приняты век назад. Помните, как у Чехова, героиня жалуется на тяжелую работу мужа: к 10 он уходит в контору, пишет весь день свои бумаги, к 16 часам возвращается домой, весь измученный непосильным трудом, поэтому вечером они даже не могут поехать в гости или на бал — настолько муж устает. Сейчас, конечно, бумаги пишут не гусиным пером, стоя у конторки, но и рабочий день у секретаря дольше, итак, чтобы вечером оставались силы на личную жизнь, нужно упростить процесс до минимума. А это может сделать система электронного документооборота. К тому же не нужно будет бегать за постоянными согласованиями из отдела в отдел — экономия времени, сил, нервов и… бумаги. Ведь вы же продвинутая девушка и не хотите жить в стране с плохой экологией?
В нашем разговоре участвуют представитель компании, внедрившей систему электронного документооборота (СЭД), и представитель компании — разработчика таких систем.
Роман Маслихов, руководитель департамента организационного развития, «Сапсан»: Система документооборота есть в любой компании. А вот показатель ее эффективности — это одновременно и показатель конкурентоспособности компании. Два года назад подавляющее число процессов документооборота в нашей компании осуществлялось в бумажном виде. Мы провели работу, и сейчас 55 процентов от всех типов документов ведется в электронном виде. В планах на текущий год повысить этот уровень до 75 процентов. Причем 20 процентов от оставшихся требуют бумажного документооборота по законодательству. Например, должны быть подписаны акты, кадровые документы и т. п.
Антон Желтоухов, директор по развитию бизнеса департамента систем управления документами, «ЛАНИТ»: Можно сказать, что система электронного документооборота (СЭД) «ставит бумагу на электронные рельсы». Прежде всего, СЭД позволяет привести в порядок все делопроизводство, процессы прохождения документа становятся более прозрачными, появляется возможность перейти к работе с документами в электронном виде. При правильном подходе к внедрению различные пользователи, в зависимости от типа подключения к СЭД, продолжают работать с документами в привычном информационном пространстве: в электронной почте, в личном кабинете на портале, в Windows-приложении.
История нововведения
Роман Маслихов: Инициативная группа в составе нескольких человек, тех, кому это было интересно, определяли критерии выбора системы электронного документооборота, искали ее, защищали перед акционерами и топ-менеджерами сделанный из множества вариантов выбор. После чего отвечали за развертывание и развитие системы. Акционеры и топ-менеджеры активно участвовали в этом процессе уже на стадии выбора систем, а также пытались понять, насколько система окажется полезной.
Инициативная группа объясняла, чем данное решение поможет компании, почему оно так важно. Проводились семинары, готовились информационные рассылки, проходили личные беседы, благодаря чему люди понимали целесообразность как для компании, так и для них лично. Главное — люди поняли, зачем это надо именно им.
Налицо была экономическая целесообразность, а также необходимость хотя бы частично сократить временные затраты на бумажный документооборот. Мы стали анализировать ситуацию и пришли к выводу, что внедрение выбранного решения не несет непреодолимых сложностей. Технические средства, стоимость и процессы внедрения были понятными. Нам требовалось ускорять свою работу. Компания развивается, становится больше задач. Повышая уровень автоматизации работы компании, мы снижаем количество рутинных операций. Что это дает: а) мы можем делать что-то быстрее или не делать вовсе (поскольку этим будут заниматься машины) и б) людям становится интереснее работать, они не ходят с бумажками, а вместо этого могут заниматься настоящей работой.
Наша специфика заключается в том, что у нас не один, а несколько офисов. Поэтому для нас особенно важен такой процесс, как переход на электронный документооборот, поскольку он снижает временные затраты на движение документов. Это обстоятельство повлияло таким образом, что в течение последних 2 лет переход на электронный документооборот является одной из наших стратегических целей.
Также специфика в том, что подразделение, которое отвечает за бумажный документооборот, входит в состав подразделения, ответственное за организационное развитие. Это упрощает взаимодействие при изменении процессов.
Когда в компании был бумажный документооборот, то за него отвечало одно из подразделений компании. Объем работ был большой. После перехода на электронный документооборот в технической части его поддерживает IT-служба. А в части самой сути работы — то подразделение, которое отвечает за конкретный участок. Например, если речь идет об 1С-счетах, то это финансовая служба. Но все-таки все нити управления движением документов сходятся к одному подразделению, которое занимается развитием компании.
Мы искали СЭД по критериям соответствия размерам нашего бизнеса. Соответствия среднесрочным и долгосрочным перспективам развития компании. Чтобы система позволяла нам решать необходимые задачи и через 5–10 лет. Чтобы она была максимально понятна для людей. Кроме этого, перед нами стояла задача унификации. Т. е. мы искали систему, которая одна сможет решить широкий комплекс вопросов. Потому что поддержка нескольких, пусть и эффективных систем, нивелирует выгоды от их использования из-за разных свойств каждой из них. Таким образом, мы экономим ресурсы на техподдержке, на доработке, на интеграции этих систем. Сейчас у нас 2 системы, и мы можем их интегрировать куда легче, чем десять.
Антон Желтоухов: Рынок СЭД в настоящее время является чрезвычайно конкурентным и почти нерегулируемым.
Во-первых, существует множество различных систем, которые можно классифицировать по множеству различных критериев.
Во-вторых, есть огромное количество компаний, предлагающих проекты внедрения упомянутого множества продуктов.
В-третьих, ценовой диапазон простирается от условно бесплатных до систем стоимостью несколько миллионов долларов.
В таких условиях заказчику, безусловно, сложно выбрать и продукт, и компанию для его внедрения. Гораздо проще бывает определиться с собственными потребностями. Для этого нужно исходить из имеющихся проблем. Например, есть проблема — теряются документы, ее решение — электронный учет и регистрация.
Долго согласуются договоры и приказы — необходимы электронные листы согласования и маршрутные карты. Если невозможно быстро найти документ, то решение — организация удобной навигации и системы поиска. Учитывая эти проблемы, заказчику и следует выбирать вариант внедрения, а задача продавца и внедренца — помочь и предложить оптимальное решение.
Ничего не дается просто
Полную версию статьи читать в печатной версии журнала Секретарское дело