Сами разработчики систем электронного документооборота признают, что российский рынок подобного программного обеспечения в настоящее время является чрезвычайно конкурентным. Компаниям предлагается выбрать из огромного количества систем: подешевле и подороже, посложнее и попроще, российские и зарубежные. Разобраться в этом разнообразии крайне проблематично, ведь, как признают многие, впервые столкнувшись с системой электронного документооборота, представители компаний-заказчиков часто осознают, что не могут понять своих реальных потребностей. Кроме того, что греха таить, выбирая ту или иную систему, непросто заранее предугадать, как она будет работать. Слишком от многих факторов это зависит, и не последний из них — уровень квалификации IT-специалистов и делопроизводителей.
Наше издание начинает серию публикаций, посвященных сравнительному анализу различных систем документооборота. Бывает, что компания оказывается в неприятной ситуации: система уже установлена, средства потрачены, и тут выясняется, что это совершенно не то, чего бы хотелось. Заявленный функционал не соответствует тому, что есть на самом деле, или интерфейс оказывается крайне недружелюбным к пользователю — разнообразие неприятных сюрпризов здесь не уступает разнообразию систем электронного документооборота. Опыт других компаний, уже столкнувшихся с теми или иными трудностями, может помочь тем, кто еще только начинает автоматизацию своего документооборота, избежать чужих ошибок.
Для подготовки этого материала я провела интервью с представителями компаний-заказчиков различных систем и компаний-разработчиков. Удалось пообщаться как с IT-специалистами, поделившимися своим опытом по настройке систем электронного документооборота для конкретных нужд своих компаний, так и с руководителями отделов делопроизводства, оценивших дружелюбие интерфейса и рассказавших о том, как проходит обучение сотрудников использованию систем. Представители компаний-разработчиков, в свою очередь, описали преимущества своей продукции, уникальные возможности, которые предоставляет их программное обеспечение, и некоторые особенности своей ценовой политики. Уважаемые читатели смогут сами сравнить впечатления заказчиков с красочными рассказами разработчиков. Я очень надеюсь, что это исследование поможет руководителям предприятий и отделов делопроизводства обойти рифы, с которыми, к сожалению, уже столкнулись некоторые компании.
Системы и цены
Важную роль в выборе системы электронного документооборота играет ее стоимость. К сожалению, точно ответить на вопрос: «Что почем?» — крайне проблематично. Разные решения и разные пакеты услуг от одного и того же разработчика обойдутся в разную цену. Тем не менее некоторые закономерности ценовой политики выявить можно.
Прежде всего, отечественные разработки в целом стоят дешевле зарубежных — иностранному производителю придется «доплатить» за лицензию. Поэтому, например, российская система документооборота CompanyMedia на зарубежной платформе Lotus Domino/Notes будет изначально дороже, чем система полностью отечественного производства «ЕВФРАТ».
Вот что говорят, сравнивая между собой различные системы, опрошенные нами представители компаний-заказчиков.
Дмитрий Трифонов, IT-директор компании «Аэропорт Москва»:
— Мы рассматривали два варианта: систему на платформе Lotus Domino/Notes и «ЕВФРАТ». В Lotus Domino/Notes нас не устраивала в первую очередь цена. На мой взгляд, все системы на платформе Lotus — для очень большого предприятия, требующего решения множества сложных задач. Отсюда вытекает цена.
Айдар Габдуллин, директор по информационным технологиям. ЗАО «Волгоградский металлургический завод «Красный Октябрь»:
— Мы рассматривали несколько систем, созданных на платформе Lotus Domino/Notes. Они все очень дорогие. В результате остановились на системе OPTIMA-WorkFlow, которая охватывает весь нужный нам функционал.
Однако «отечественная/иностранная платформа» не является единственным ценообразующим фактором. Большую роль в стоимости системы играет то, является ли она «типовым продуктом» или же индивидуальным решением, специально подобранным под конкретного заказчика. Естественно, что последний вариант сразу же увеличивает стоимость проекта в разы.
Рассказывает Анастасия Шикалова, начальник управления продаж Optima software (система OPTIMA-WorkFlow):
— Не так давно наша компания стала разрабатывать типовые продукты. Если раньше мы работали в основном с очень крупными компаниями, готовыми потратить на покупку и внедрение системы миллионы рублей, то сейчас мы также вышли на рынок средних предприятий. Типовые решения для автоматизации делопроизводства, архивов и прочего у нас стоят 75 тысяч рублей.
Подобные «типовые» решения есть у большинства опрошенных нами крупных разработчиков дорогих и сложных систем, способных в принципе сделать для своего заказчика полностью настроенную под него очень дорогую систему.
Надежда Журавлева, начальник отдела маркетинга компании «ИнтерТраст» (система CompanyMedia на платформе Lotus Domino/Notes):
— Невозможно точно ответить на вопрос, что сколько стоит, также как невозможно сказать, в какие сроки будет выполнен проект. Все зависит от тех модулей, которые купит заказчик, от количества рабочих мест, а также от того, какие работы по настройке системы будут выполнены нашими специалистами, а какие — сотрудниками заказчика. На мой взгляд, большинству компаний, только начинающих внедрение документооборота, хватит типового решения по автоматизации канцелярии: входящие/исходящие, архив документов с поиском и контроль исполнения решения. Цены на такие стандартные пакеты не слишком сильно отличаются от системы к системе.
К сожалению, получить точные цифры в ответе на вопрос «Сколько стоит?» нам не удалось. Но, исходя из двух приведенных выше интервью, можно сказать: вероятно, цена стандартного решения измеряется несколькими десятками, несколькими сотнями тысяч рублей, а цена нестандартного может подниматься до миллиона в зависимости от того, какие задачи поставит заказчик.
Некоторая разница по ценам от системы к системе все же есть.
Александр Титов, руководитель группы сопровождения пользователей компании WestCall (Санкт-Петербург):
— Мы выбрали систему электронного документооборота «МОТИВ», потому что она была дешевая и выполняла нужные нам тогда задачи. Нам необходимы были: регистрация документов, архив документов, контроль входящих/исходящих, контроль исполнения поставленных по документам задач. Наряду с «МОТИВом», мы рассматривали несколько систем на платформе Lotus Domino/Notes, но они оказались дороже. У «МОТИВа» в стоимость проекта входили обучение администраторов и настройка системы.
Кроме того, для поддержания системы в рабочем состоянии требуются IT-специалисты разного уровня. Этот фактор также стоит учитывать, и с этой точки зрения платформу Lotus Domino/Notes также критикуют заказчики.
Виктор Чернышев, руководитель службы системного администрирования торгово-производственной компании «ФЕЛИКС»:
— Выбранная нами система «МОТИВ» очень лояльна по цене. Мы еще рассматривали системы на платформе Lotus Domino/Notes, но они дорогие. Кроме того, Lotus — это программист высокого уровня с высокой зарплатой, а для того чтобы администрировать «МОТИВ», подойдет и человек уровня «продвинутый пользователь».
Недорогой в эксплуатации является и система «ЕВФРАТ».
Евгений Киселев, руководитель IT-отдела компании «ТраК-Сервис»:
— Нам требовалась стандартизация канцелярии — входящие/исходящие, регистрация документов, файловый архив и механизмы согласования. «ЕВФРАТ» из всех систем с таким функционалом оказался самым дешевым. Кроме того, для администрирования «ЕВФРАТа» не нужно быть даже системным администратором, достаточно уровня «продвинутый пользователь».
Нужно также понимать, что сравнение разных систем документооборота в чем-то похоже на сравнение автомобилей. Да, некоторые марки будут принципиально дороже, тем не менее их все равно покупают. Точно так же и с системой электронного документооборота — все зависит от сложности задач, решаемых с ее помощью, от размера компании и не в последнюю очередь от того, будет ли система приносить компании прибыль. В любом случае, чтобы выбрать систему документооборота для себя, любой фирме придется самой обратиться к разработчикам, охарактеризовать свой бизнес, бюджет и необходимые задачи. Только тогда будет понятна конкретная сумма, которую запросит каждый производитель.
Надежда Журавлева, начальник отдела маркетинга компании «ИнтерТраст» (система CompanyMedia на платформе Lotus Domino/Notes):
— Действительно часто приходится слышать о том, что платформа Lotus — сложная и дорогая. Но, во-первых, существует масса скидок на Lotus в зависимости от размеров бизнеса компании (для малых компаний скидки очень существенные), отрасли деятельности (например, государственные компании, вузы имеют большие преимущества) и так далее. Во-вторых, как говорится, мы не так богаты, чтобы покупать дешевую систему. Особенно если СЭД планируется использовать не в течение ближайших месяцев, а на протяжении нескольких лет. За это время и компания может разрастись, и бизнес-процессы усложниться, поэтому система, на какой бы платформе она ни была построена, должна быть адаптируема к изменяемым условиям деятельности компании. Должна учитывать новые возникающие у заказчика требования. Платформа Lotus и разработанная на ее основе СЭД CompanyMedia как нельзя лучше отвечают поставленным требованиям. Система дорабатывается, настраивается, благодаря чему гармонично вписывается в инфраструктуру заказчика. Программный комплекс CompanyMedia позволяет реализовать много сложных задач, которые ставит перед ним заказчик. И конечный эффект от внедрения CompanyMedia (оптимизация и увеличение эффективности бизнес-процессов) окупает все затраченные на него средства. По сути, это долгосрочное вложение в будущее организации. Поэтому так важно выбрать гибкую, дорабатываемую СЭД, способную удовлетворить как современные, так и потенциальные задачи.
Отмечу также, что СЭД CompanyMedia в будущем не будет жестко привязана к платформе Lotus Domino/Notes, поскольку мы начали разработки версии СЭД CompanyMedia на FileNet. Выбор платформы останется за заказчиком.
С тем, что эффект системы документооборота окупит стоимость ее внедрения, согласятся не все: для ряда компаний система документооборота не является, как говорится, «образующей прибыль».
Также довольно часто приходится слышать о дороговизне систем «ДЕЛО», DocsVision, DIRECTUM и Documentum.
Источник: Секретарское дело
Полную версию статьи читать в печатной версии журнала Секретарское дело