Источник: Секретарское дело
К любому руководителю можно приспособиться
Анна, Генералова, личный помощник генерального директора УК «Альфа-Капитал»
— Какие особые качества должны присутствовать у помощника руководителя (помимо обязательных: коммуникабельности, стрессоустойчивости, ответственности)? Какими навыками и умениями он должен обладать?
— Безусловно, ни для кого не секрет, что найти достойного помощника руководителю не так-то просто. Personal assistant, как сейчас стало модно называть личных помощников, должен уметь сочетать в себе множество различных, не только профессиональных качеств. Стрессоустойчивость, ответственность, организованность, преданность, работоспособность, коммуникабельность — всеми этими качествами обязательно должен обладать помощник. Однако я думаю, что именно исполнительность, вернее, «исполнительность плюс инициативность» является наиважнейшим качеством хорошего помощника. На мой взгляд, исполнительность выражается, прежде всего, в желании получать задания и выполнять их в установленные сроки.
Для меня «руководитель — помощник» — это в первую очередь команда, где обе стороны должны быть одинаково заинтересованы в получении хорошего результата совместной работы. Руководитель грамотно и четко ставит перед своим подчиненным задачи, а помощник, будучи хорошим исполнителем, решает их, зачастую самостоятельно принимая какие-либо решения.
Залог успешной совместной работы лично для меня заключается в эффективном взаимодействии. Это не значит, что подчиненный должен всегда оставаться в пассивной позиции. Благодаря личному опыту могу с уверенностью сказать, что простое подчинение не всегда удовлетворяет руководителя.
Конечно, набором универсальных навыков, таких как умение качественно выполнять свои обязанности, управлять большими информационными потоками и корректно обращаться с конфиденциальной информацией, непременно должен владеть каждый личный помощник, секретарь руководителя. Однако всегда есть к чему стремиться. Например, я стараюсь развивать в себе проактивность — т. е. способность предвидеть потребности руководителя, с полуслова понимать своего босса.
— Что является наиболее трудным в работе помощника? Как Вы справляетесь с этими трудностями?
— В процессе любой трудовой деятельности приходится сталкиваться с определенными трудностями. Это рабочие моменты — от них никто не застрахован. Но из общей массы трудностей я бы хотела выделить две. Первая связана с той мерой ответственности, которую приходится нести при выполнении той или иной задачи. Не всегда просто найти ту грань между «сделать чуть больше», а это значит, принять самостоятельное решение вместо руководителя, и «сделать чуть меньше», то есть лишний раз нагрузить своего босса работой, с которой фактически можешь справиться сама. В таком случае важно правильно суметь проанализировать задачу, ее результат и не допускать ошибок при ее выполнении. Вторая — это сочетание в себе способности быть хорошим подчиненным своего начальника и умение управлять, ведь в моем подчинении находится еще три секретаря компании. Не могу сказать, что у меня есть определенный способ, который я применяю при координации работы своих подчиненных, действую интуитивно. Все приходит с опытом, благодаря моим взаимоотношениям с руководителем и подчиненными я накапливаю определенные знания, как правильно себя вести в той или иной ситуации. Я глубоко убеждена, что для личного секретаря очень важно и полезно иметь возможность руководить самому. Это хороший шанс получить собственный управленческий опыт, возможность лучше понимать собственного руководителя. В конечном итоге все это серьезно поднимает профессиональную ценность такого помощника. С другой стороны, анализируя свои взаимоотношения с начальником, ты получаешь некоторую помощь, подсказку в выстраивании взаимоотношений с твоими подчиненными.
— Большие объемы информации, обилие поручений, ненормированный рабочий день и т. д. Поделитесь секретами и приемами, наработанными с опытом, как все успевать и держать под контролем?
— Самое важное в работе помощника — это умение держать все под контролем. Порядок в работе помощника значит порядок в работе руководителя. Очень важно быть организованным и собранным. Четко вести календарь всех дел, не бояться лишний раз уточнить у начальника, если вы чего-то не поняли, ведь от многих нюансов зависит и результат выполнения задачи. При большом объеме работы часть несложных поручений я могу делегировать секретарям. Стараюсь никогда не оставлять дела на потом, если знаю, что могу это сделать сейчас. Бывает, что приходится задерживаться работе, и я не вижу в этом абсолютно никакой проблемы. Некоторые мои знакомые часто у меня спрашивают: «Столько времени у тебя уходит на работу, ты постоянно занята, а как же личная жизнь?» Могу с уверенностью сказать, у меня с этим все в порядке. Благодаря нашему с руководителем взаимопониманию мне удалось в полной мере сохранить баланс между работой и моей личной жизнью. И это огромный плюс к тому, что моя работа меня полностью устраивает.
— Есть ли у Вас какая-то собственная система ранжирования задач и расстановки приоритетов в работе? Что делаете в первую очередь, а что откладываете на потом и по какому принципу?
— Безусловно, научиться грамотно расставлять приоритеты — это очень важно. Все свои задачи я делю на четыре составляющие: задачи бизнеса, личные просьбы руководителя, непосредственно секретарские обязанности и решение вопросов на перспективу. Таким же образом я работаю со срочными задачами.
Конечно, сначала мне было очень сложно понимать, какие задачи нужно ставить на первый план, а какие можно оставить на потом. Но все приходит с опытом. По мере вовлечения в бизнес-процессы компании, выстраивания эффективных взаимоотношений с моим руководителем я научилась расставлять приоритеты. Все просьбы руководителя, и личные, и те, что касаются непосредственно бизнеса компании, я всегда ставлю на первый план, отдавая им приоритет перед непосредственными обязанностями секретаря (встреча гостей, прием звонков, подготовка необходимой документации) и задачами на перспективу (это те задачи, которые я лично ставлю перед собой, которые не требуют скорейшего их решения).
— Помощник — человек, который всегда под рукой и на котором подчас очень удобно выместить злобу. Как вести себя в моменты, когда попадаешь под горячую руку раздраженного шефа?
— Да, бывает, приходится видеть своего руководителя в раздраженном состоянии, но в своей практике я не сталкивалась с тем, что из-за неких раздражительных факторов руководитель вымещал на мне свою злобу.
В таких напряженных ситуациях я стараюсь более старательно и быстро выполнять свою работу, ведь малейшие оплошности могут еще больше вывести руководителя из себя. Не помешает лишний раз предложить руководителю чай или кофе, просто поинтересоваться, нужна ли моя помощь.
— Как в целом вести себя, если у шефа тяжелый характер? Например, если шеф — самодур. Или если он дает непоследовательные поручения, а потом строго спрашивает за малейшее несоответствие? Или если он просто вспыльчив?
— Я считаю, что к любому руководителю можно приспособится, будь он капризным, самодуром или чересчур вспыльчивым. На то вы и помощник, чтобы найти подход, расположить к себе начальника, стать его правой рукой. И никогда не стоит делать поспешных выводов о своем боссе, проработав с ним несколько недель, первое время не избежать «притирки» характеров. И еще хочу отметить, что если вы по-настоящему не уважаете своего руководителя, то ваши взаимоотношения будут неэффективны и, как следствие, работа будет приносить только негативные эмоции.
— Или если шеф невнимателен и рассеян, а Вам приходится носиться с ним, как с ребенком?
— Ну что касается рассеянности и невнимательности, тут могу сказать, каково быть руководителем, генеральным директором крупной компании, — это колоссальный труд, и контролировать все свои дела на все сто процентов невозможно. Даже если где-то руководитель допустил ошибку, где-то был рассеян, не надо никогда заострять на этом внимание. Нужно знать: руководитель всегда прав! Ведь работа помощника и заключается в том, чтобы помнить многие вещи вместо руководителя, держать под контролем все мелочи, которые он просто может забыть.
— Как «держать лицо», когда у Вас упадок сил, сезонная депрессия и все буквально валится из рук? Ведь помощник не имеет права находиться в унылом состоянии?
— Да, полностью соглашусь с тем, что нужно уметь «держать лицо», ведь помощник — это лицо руководителя, а руководитель — непосредственное лицо фирмы. Даже если у меня упадок сил или сезонная депрессия, работа моя не будет ждать, когда ко мне вернутся силы и депрессия отступит. Я всегда стараюсь в такие моменты сконцентрироваться на работе, а не углубляться в личные проблемы.