Иванка Бикеева
В наше время система электронного документооборота развита главным образом в банковской сфере, а также при взаимодействии хозяйствующих субъектов и контролирующих органов. Что касается взаимоотношений между контрагентами, то здесь внедрение электронной цифровой подписи только начинается. Дополнительно стимулировать этот процесс может переход на электронный документооборот государственных учреждений, предусмотренный Федеральной целевой программой «Электронная Россия». Прогресс не стоит на месте, и эксперты всерьез полагают, что повсеместное использование электронного документооборота — дело ближайшего будущего, и каждый должен оценить это.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) используется физическими и юридическими лицами в качестве аналога собственноручной подписи для придания электронному документу юридической силы, равной юридической силе документа на бумажном носителе, подписанного собственноручной подписью правомочного лица и скрепленного печатью.
Светлана Сапунова, уполномоченный представитель НУЦ:
— В самом простом представлении механизм ЭЦП работает следующим образом. С помощью специализированного программного обеспечения генерируется так называемая ключевая пара для каждого пользователя. Она состоит из закрытого ключа, который доступен только владельцу ключа и с помощью которого владелец может подписать документ ЭЦП, и доступного всем открытого ключа в виде сертификата ключа.
Сертификат ключа выпускается удостоверяющим центром и передается владельцу в виде документа на бумажном носителе и в электронном виде. Помимо открытого ключа ЭЦП, сертификат ключа содержит идентификационные данные владельца и его полномочия. В электронном виде сертификат заносится в реестр выпущенных удостоверяющим центром сертификатов и становится доступным любому пользователю информационной системы.
Пользование ЭЦП достаточно просто и доступно любому человеку. Для того чтобы подписать подготовленный электронный документ, владельцу ЭЦП достаточно установить ключевой носитель (дискету или брелок, содержащий флеш-память) с записанной на нем ЭЦП, соответственно, в дисковод или USB-порт компьютера и щелкнуть мышкой по кнопке на экране компьютера. Все остальное компьютер сделает сам.
От ЭЦП нельзя отказаться, потому что ее принадлежность легко, однозначно и неоспоримо доказывается. Убедиться, что человек, подписавший документ от имени предприятия, имеет на то полномочия, можно, посмотрев сертификат открытого ключа владельца ЭЦП. При получении ключей ЭЦП на сотрудника предприятия руководитель подтверждает должность и полномочия своего сотрудника (какие документы он имеет право подписывать). Подписанные руководителем документы хранятся в удостоверяющем центре, а в доступном всем клиентам сертификате открытого ключа ЭЦП указывается должность и полномочия владельца ЭЦП.
Издаваемые Национальным удостоверяющим центром сертификаты ключей подписи полностью соответствуют требованиям, положениям Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» и других нормативных документов, регламентирующих данную сферу деятельности. В регионах электронную цифровую подпись можно получить в удаленном центре регистрации Национального удостоверяющего центра.
Надежность
Незаметно подделать текст электронного документа, подписанного ЭЦП, невозможно. Любое изменение, несанкционированно внесенное в текст документа, будет мгновенно обнаружено, так как проверка ЭЦП покажет, что документ искажен.
Алексей Иванов, IT-специалист «ИТ-Консалт»:
— Электро?нная цифровая по?дпись (ЭЦП) — реквизит электронного документа, позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования ЭЦП и проверить принадлежность подписи владельцу сертификата ключа ЭЦП. Это из закона об ЭЦП, что совершенно достоверно отражает действительность. ЭЦП — незаменимое средство в электронном документообороте. Используется достаточно давно. Проверено. Надежно. Безопасно — при системном подходе к обеспечению ЭЦП. Для подписания межгосударственных и других соглашений, конечно, не годится.
Проблемы
При использовании ЭЦП иногда возникают и проблемы. При оперативной работе применение ЭЦП эффективно. Используя ЭЦП в электронном документообороте, организация имеет возможность контролировать целостность электронных данных и подтверждать их подлинность, гарантировать авторство документов и обеспечивать неотказуемость. При этом для документов, «время жизни и полезности» которых не превышает пяти лет, обеспечение сохранности не создает большой сложности для владельцев по сравнению с документами постоянного срока хранения. При долговременном хранении электронная подпись из полезного инструмента превращается в проблему, так как в этом случае необходимо обеспечивать не только сохранность электронных документов в течение установленного срока хранения, но и возможность проверки подлинности ЭЦП в будущем.
Другие сложности связаны с использованием ЭЦП государственными учреждениями.
Елена Анфимова, руководитель контрольно-ревизионного отдела (КРО) филиала № 7 ГУ «Московское областное региональное отделение Фонда социального страхования»:
— Использование электронной цифровой подписи в Фонде социального страхования регламентируется Приказом Фонда социального страхования РФ от от 12.02.2010 № 19 (с изменениями от? ?21 марта 2011 г. № 53) ??«О внедрении защищенного обмена документами в электронном виде с применением электронной цифровой подписи для целей обязательного социального страхования», где изложена технология обмена документами в электронном виде с применением электронной цифровой подписи (ЭЦП) для расчетов по начисленным и уплаченным страховым взносам в системе Фонда??. То есть использование ограничивается только сдачей ежеквартальной отчетности по форме 4-ФСС (утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 28.02.2011 N 156н?).
С одной стороны, это очень удобно. Подгрузка отчета происходит автоматически через шлюз приема расчетов, созданный на сайте www.fss.ru. Это исключает ошибки при вводе информации специалистом Фонда и упрощает сам процесс сдачи для страхователей: не нужно стоять в очереди, тратить время на дорогу. Все, что нужно, это компьютер и Интернет.
Также значительно сокращается бумажный документооборот. И как следствие — меньше места под архив, возможность быстрого поиска нужного документа в единой информационной системе.
Но есть и минусы. Фактически отсутствует обратная связь с организацией при сдаче отчетности. Система устроена так, что в любом случае дает положительный ответ при отправке отчетности с ЭЦП, даже если он неверно или некорректно составлен. Теоретически у сотрудников фонда есть возможность написать ответ в электронном виде с указанием ошибок и просьбой корректировки отчетности, но на практике... такие письма редко кто читает, потому что они приходят на персональную страничку страхователя на сайте www.fss.ru. Каждый филиал решает эту проблему по-своему. В нашем филиале страхователи, которые сдают отчет с ЭЦП, это, как правило, крупные, градообразующие организации, с которыми уже установились контакты. Фактически о приеме отчетности или ошибках мы сообщаем при личной встрече или телефонном разговоре.
Но это обезличивание организации все же дает о себе знать. Потому как не со всеми организациями возможно связаться. Неверная сдача отчетности превращается в систему. Ошибки копятся и затем превращаются в пени, штрафы и недоимку.
При личной сдаче отчета специалисту все вопросы решаются в режиме онлайн. Если говорить конкретно о нашем филиале, то наши сотрудницы даже помогают составить отчет, а также рассказывают о нововведениях в законодательстве и дают другие консультации. К сожалению, в век информационных технологий, доступности печатной литературы и, так сказать, повышенной грамотности наши бухгалтеры не всегда предпочитают самостоятельно изучать новые нормативно-правовые акты, знакомиться с рекомендациями и консультациями по их применению. Лично мое мнение: я за ЭЦП. Но обязательно нужна обратная связь со страхователем.
Использование
Многие компании пока не используют ЭЦП по различным причинам, но уже задумываются о том, что это в скором времени станет необходимостью.
Ольга Стрельцова, руководитель отдела по работе с персоналом, компания MR Group:
— Электронная подпись еще не стала массовым явлением, но ее удобство и возможность сэкономить время наверняка в скором времени привлечет многих. Тем более что новый закон расширил полномочия электронной подписи. Вероятно, и компания MR Group тоже будет использовать эту возможность. Обязательно должен быть четкий регламент применения электронной подписи. Законодательство в данном вопросе пока несовершенно, нужно дорабатывать и внедрять возможности решения вопросов через электронные носители. Поскольку пока электронные подписи не самое распространенное явление, им еще предстоит зарекомендовать себя в компаниях с более консервативным стилем управления и государственных учреждениях. Для этого должно пройти время.
Сергей Новицкий, директор департамента сопровождения информационных технологий, ООО «Хоум Кредит энд Финанс Банк»:
Источник: Секретарское дело