Д. А. Кочелаевская, О. И. Семянкова
Место отдела в структуре ООО «Стройгарант»
- Документирование заказов
- Документирование выполнения работ
В документировании процесса выполнения строительных и ремонтных работ в ООО «Стройгарант» задействованы многие подразделения, в том числе отдел по работе с клиентами. Менеджеры данного отдела являются связующим звеном между предприятием и заказчиком, выступают в роли персональных консультантов клиентов в ходе выполнения заказа. Именно от работы менеджера отдела зависит количество заключенных договоров с заказчиками и привлечение потенциальных клиентов.
Менеджеры по работе с клиентами заключают договоры и проводят окончательные расчеты. Также они производят контроль сроков выполнения строительных работ по договорам для своевременного реагирования и предотвращения претензий со стороны заказчика, организуют ведение базы данных договоров (клиентов), взаимодействуют с подразделениями компании для своевременного получения информации, необходимой для осуществления внешней связи с клиентами.
Для выполнения заказа клиента оформляются следующие документы:
— заявление клиента;
— дефектная ведомость либо проект (ремонтно-отделочные работы выполняются на основании дефектной ведомости, строительные — по проекту);
— смета на строительство/ремонт объекта;
— договор;
— акт приемки выполненных работ (в случае поэтапного выполнения заказа — промежуточный акт приемки выполненных работ);
— счет на оплату;
— счет-фактура.
Все эти документы создаются в нескольких подразделениях ООО «Стройгарант»: отделе по работе с клиентами, отделе подготовки строительства, строительно-монтажном отделе, бухгалтерии. В обязанности менеджера отдела по работе с клиентами входит контроль своевременного поступления и согласования необходимых документов в подразделения предприятия, а также информирование заказчика о состоянии выполненных работ по его запросу.
Технология документирования выполнения заказа клиента следующая:
1. Клиент приходит в отдел по работе с клиентами, менеджер информирует его о составе услуг, выполняемых компанией, знакомит с прейскурантом цен, сроками выполняемых работ. Внимательно выслушивает клиента и рассматривает его заказ, при необходимости консультирует клиента по оптимальному составлению заказа. Клиент пишет заявление и приносит с собой, если имеются, чертежи или эскизы.
Клиент при подаче заявления представляет менеджеру следующие документы:
— документ, удостоверяющий его личность;
— оригинал либо копию документа, подтверждающего право владения объектом, на территории которого будут производиться строительные или ремонтно-отделочные работы (помещение, квартира, земельный участок);
— доверенность (если, к примеру, заказчик арендует квартиру и хочет сделать в ней ремонт).
Представитель юридического лица при подаче заявления представляет менеджеру следующие документы:
— документ, подтверждающий его полномочия (доверенность или решение об избрании единоличного исполнительного органа);
— копию свидетельства о государственной регистрации юридического лица;
— оригинал либо копию документа, подтверждающего право владения или пользования объектом, на территории которого будут производиться строительные или ремонтно-отделочные работы.
2. Заявление клиента передается на рассмотрение в отдел подготовки строительства для согласования сроков выполнения работ, объема расходных материалов и стоимости данного заказа.
3. Главный инженер отдела подготовки строительства определяет сложность заказа и визирует заявление клиента (проставляется резолюция для составления сметы).
4. Специалисты отдела подготовки строительства составляют смету и передают ее в отдел по работе с клиентами менеджеру, ведущему данный заказ.
5. Подготовленная смета предоставляется клиенту на рассмотрение. Данный документ содержит наименование работ и затрат, сроки выполнения заказа согласовываются сторонами. Менеджер согласовывает смету с заказчиком и информирует его о цене. Если заказчика устраивает цена, то составляется договор. Его составляет менеджер по работе с клиентами.
Договор с заказчиком играет главную роль в процессе документирования деятельности отдела по работе с клиентами. Договор на выполнение строительных работ ООО «Стройгарант», заключенный с клиентом, называется договором подряда. В нем содержится информация о предмете договора; правах и обязанностях сторон, заключивших его; ответственность сторон; порядок приемки работ, требования к качеству; порядок расчета по договору. Также в договоре содержится информация о заказчике и исполнителе, их подписи свидетельствуют о согласии с оговоренными в договоре условиями.
Договор подряда составляется в двух экземплярах и имеет равную юридическую силу. После составления менеджер подписывает договор у генерального директора и предоставляет на подпись заказчику. Один экземпляр остается в отделе по работе с клиентами, а другой передается заказчику.
В настоящее время в действующих нормативных документах не содержится обязательных к исполнению правил об оформлении договора подряда. Российским законодательством форма договора подряда не унифицирована. Согласно статьям 158–161 ГК РФ форма договора подряда должна соответствовать общим правилам о форме сделок.
Структура договора подряда определяется заключающими его сторонами. Но есть ряд правил, соблюдение которых при составлении текста договора позволяет сторонам впоследствии избежать недоразумений и споров, связанных с различиями в понимании тех или иных условий договора. Поэтому очень важно, чтобы договор содержал все необходимые реквизиты, а его условия не противоречили действующему законодательству. Формулировки условий договора должны быть точными, исключающими возможность их двоякого толкования.
Полная статья в печатной версии журнала Секретарское дело и на сайте через 3 месяца
Источник: Секретарское дело