Хороший помощник руководителя должен быть готов к любым сложностям и нестандартным ситуациям в работе, воспринимая их без негатива, но как возможность развития и профессионального роста. Именно так считают наши сегодняшние собеседницы.
— Приведите примеры заданий или распоряжений Вашего шефа, которые требовали креативного подхода. Расскажите о том, как Вы справились с поставленными задачами.
Екатерина Шелепова, помощник генерального директора ООО «Альфа СК»:
—Однажды у меня было задание вычислить рентабельность проекта. Помимо меня, участие в решении поставленной задачи принимали и другие коллеги. Необходимую информацию невозможно было получить нигде, даже в Интернете. Поэтому по совету одного нашего знакомого мы звонили в компании, которые специализировались в данной области и договаривались о собеседовании как соискатели. В Интернете можно было посмотреть, сколько стоят данные услуги, а при собеседовании узнать, что входит в обязанности того или иного специалиста, какое вознаграждение он получает за свою работу, как организован сам процесс в компании. Сведя воедино и другие показатели, можно было определить, насколько интересен тот или иной проект.
Татьяна Чебанова, помощник генерального директора ГК «СЛК-Моторс»:
— Организация совещания с представителями японской делегации в автопроме потребовала от меня креативного подхода и учета особенностей японской нации. В соответствии со всеми «тонкостями Востока» пришлось организовывать встречу, чтобы показать уважение и почтение, которое мы проявляем к японцам, дабы не обидеть их какими-то элементарными вещами, которые мы сами не замечаем.
— Знакома ли Вам ситуация: «Шеф меня озадачил, и я реально не знаю, что делать...»?
Екатерина Шелепова:
—Да, такие ситуации имели место. Например, когда готовилась документация к тендеру и требовалось заполнить документ, который, по сути, должен был оформлять инженер. Но не хватало времени на вызов данного специалиста в офис, поэтому мне была дана команда: «Подойди творчески к решению этого вопроса». Ничего не оставалось, как включить всю свою фантазию. Пара часов в Интернете на поиски информации, еще пара часов, чтобы вникнуть в суть данного документа, дальше ход сообразительности и находчивости и, как результат, выполненное задание. Даже если ты не специалист в какой-то области, но есть желание справиться и разобраться, если ты трудолюбив и в тебе есть хоть маленькое «зернышко» фантазии и смекалки — можно справиться и не с такими заданиями.
Татьяна Чебанова:
— Да, знакома. Управляющий директор нашей компании не всегда ставит четкие и понятные задачи. Он знает, что ему нужно выполнить определенную задачу, но не знает, кто полномочен и у кого есть для этого знания и опыт. Например, были даны поручения: сделать приказы по индивидуальным показателям сотрудников отдела продаж — кто и сколько машин должен продать, т. к. отсутствовал сам руководитель отдела продаж. И распределение количества необходимых для продаж автомобилей было поручено мне. Чтобы выполнить поручение, приходилось консультироваться со специалистами отдела продаж, с руководителями отделов продаж других дилерских центров, с импортерами, предоставляющими для нас автомобили.
— Приходилось ли Вам выходить за рамки основных обязанностей: «Как? Зачем? Почему?»
Екатерина Шелепова:
— Да, приходилось. К примеру, когда какой-то сотрудник заболевал или увольнялся, а замену вовремя не могли найти — приходилось выполнять некоторые их функции. С одной стороны, не буду отрицать, нагрузка была большая, с другой — можно узнать и научиться чему-то новому и тем самым показать, что ты заинтересован в благополучии компании, что ты сотрудник, на которого можно положиться в любой ситуации. Обычно такая готовность ценится руководителями. Главное — не позволять, чтобы потом сели тебе на шею.
Татьяна Чебанова:
—Да, приходилось по поручению руководителя. В мои должностные обязанности, например, входит выполнение служебных, а не личных поручений руководителя. Но частенько случалось бегать для моего руководителя в магазин за колготками.
— В каких случаях Вы обращаетесь за помощью к своим коллегам при выполнении заданий?
Екатерина Шелепова:
— Только в тех, когда необходимо получить информацию, которой владеет исключительно другой сотрудник, или необходима консультация в каком-то определенном направлении компании.
Татьяна Чебанова:
— К коллегам обращаюсь в основном за консультациями, когда нужно решить вопросы, требующие узко профилированных знаний: по бухгалтерии, казначейству, планово-экономическому отделу, кадровой службе, юридическому отделу. Для приема на работу секретаря таких знаний вроде бы и не требуется, но в процессе работы с этим постоянно сталкиваешься. Вот и становишься специалистом в разных областях, приходится вникать во все и сразу, чтобы достойно выполнять свои рабочие обязанности.
— Приходилось ли Вам, в свою очередь, выполнять функции других Ваших коллег? В связи с чем?
Екатерина Шелепова:
— Приходилось, когда объем работы был большой и некоторые просто не справлялись или же руководители считали, что я с тем или иным заданием могу справиться быстрее и качественнее. Если руководители могут на тебя положиться и доверить какие-то функции другого сотрудника, это может быть следующей ступенькой лестницы, ведущей к карьерному росту.
Татьяна Чебанова:
— Да, приходилось: замещала двух разных специалистов. Сначала помощника управляющего директора, затем другого сотрудника в связи с его семейными обстоятельствами и из-за болезни. Также замещала сотрудницу, ушедшую в отпуск, старшего специалиста по развитию персонала. Занималась организацией командировок и согласованием их с генеральным директором, а также организацией обучения. Объем работы был очень большой, но очень интересно выполнять новые функции и учиться чему-то новому.
Также в каждой организации есть, мягко говоря, не очень ответственные сотрудники. И зачастую приходится выполнять какие-то определенные их должностные обязанности, т. к., собственно, от этого зависит мой результат работы и я в дальнейшем буду отчитываться перед генеральным директором по данному вопросу. И спрос будет с меня. Как говорится, хочешь, чтобы было сделано хорошо — сделай это сам.
— Как Вы считаете, работа помощника руководителя большой компании — это прежде всего работа по строгому плану и в соответствии с должностными инструкциями или скорее готовность к необычным заданиям и нестандартным действиям?
Екатерина Шелепова:
— Однозначно готовность к необычным заданиям и нестандартным действиям. Ты помощник руководителя, а руководитель, в свою очередь, специалист широкого профиля. Поэтому интересные задания, нестандартные действия — неотъемлемая часть твоей работы. Что понадобится твоему начальнику в ту или иную минуту — невозможно предугадать и подготовиться к этому. А сами руководители зачастую не обделены фантазией и креативными идеями, и никакая должностная инструкция тебе не поможет — необходимо соответствовать своим руководителям и идти с ними нога в ногу.
Татьяна Чебанова:
— Безусловно, работа помощника руководителя большой компании — это необычные задания и нестандартные действия в совокупности с определенным строгим внутренним регламентом компании. Помощник должен знать и уметь все или знать тех, кто может найти ответы на возникшие вопросы. Помощник должен быть готов к личным непредсказуемым поручениям руководителя и быстро реагировать на них. В общем, должен быть правой рукой руководителя и должен вселять в своего начальника уверенность в том, что он действительно может на него положиться.
— Нестандартные ситуации в Вашей работе — это важный жизненный опыт или же случаи, которые поскорее хочется забыть?
Екатерина Шелепова:
— Конечно же, важный жизненный опыт закаляет, развивает способность быстро реагировать, решать возникшие вопросы. Такой опыт пригодится в любой сфере, в любой компании, в работе на любой должности. Помощник руководителя как раз такая должность, где ты должен быть тем, кем понадобишься для выполнения задания: бухгалтером, экономистом, юристом, организатором и т. д. Благодаря этим нестандартным ситуациям ты развиваешься. А развитие — необходимое условие для того, чтобы быть ценным специалистом.
Татьяна Чебанова:
— Я расцениваю все происходящее со мной, будь то хорошее или плохое, как очень полезный жизненный опыт. Делаю выводы, понимаю, как в будущем придется реагировать в похожих ситуациях, чтобы такого больше не повторялось или, наоборот, вошло в привычку. Так что нестандартные ситуации — это важный жизненный опыт, помогающий двигаться вперед!
— Какие навыки, знания, умения, опыт Вы приобрели благодаря различным сложностям и нестандартным ситуациям?
Екатерина Шелепова:
— Могу сказать, что это научило меня концентрироваться на поставленной задаче, а не паниковать в растерянности, когда не знаешь, что делать, быть более собранной и организованной. Также удалось приобрести знания в области юриспруденции, бухгалтерии, аналитики.
Татьяна Чебанова:
— Наверное, самое главное, чему я научилась благодаря различным сложностям и нестандартным ситуациям, это быть терпеливой. Непредсказуемые проблемы и сложности довольно часто нагоняют панику, особенно на молодых сотрудников, и мешают решать проблему в корне. Если ты хладнокровно относишься к лавине возникающих сложностей, ты сможешь спокойно и в порядке значимости избавиться от них, а не кидаться от одного дела к другому, в итоге не сделав ни одного.
— Какие рекомендации Вы можете дать коллегам относительно того, как действовать в нестандартных ситуациях?
Екатерина Шелепова:
— Сосредоточиться, не паниковать, ведь всегда под рукой Интернет, есть коллеги. С любым вопросом и поставленной задачей можно справиться, если не давать воли эмоциям. Не бояться пробовать и хоть что-то делать, а не опускать руки.
Татьяна Чебанова:
— Необходимо сосредоточить все свои умения и опыт на выполнении задания, проконсультироваться со знакомыми/коллегами, которые, возможно, сталкивались с подобным. Проработать все возможные выходы из нестандартной ситуации и выбрать наиболее подходящий вариант. Не паниковать и воспринимать это как жизненное препятствие и необходимый опыт.
Источник: Секретарское дело