Лиза Головина, специалист по подбору, обучению и развитию персонала, работающая в международных компаниях, а позже, с 1995 года, — с международными компаниями как тренер-консультант. Жена, мать троих детей, хозяйка загородного дома, активист движения естественного родительства.
Когда я занималась подбором персонала, вакансия помощника руководителя была для меня одной из самых сложных. Позже, во время проведения тренингов по подбору, я узнала, что так же реагируют на эту должность и мои коллеги. Личного помощника руководителя очень трудно подобрать. Не потому, что мало людей, владеющих нужными умениями. Самое сложное то, что хороший кандидат должен обладать редким сочетанием личностных качеств: организованность и гибкость, привлекательность и скромность, оперативность и вдумчивость. Притом что личные помощники — люди, как правило, молодые, от них ожидается почти та же зрелость личности, что и руководителя.
Эффективность деятельности должна быть высокой, и это неудивительно. Можно сказать, что помощник — правая рука руководителя, от эффективности помощника зависит эффективность внедрения решений руководства, то есть процветание бизнеса.
Отвечать всем требованиям по личностным качествам невозможно, они слишком противоречивы. Но возможно, однако, показывать пример личной эффективности на работе. Личная эффективность зависит от умения сотрудника управлять своей энергией грамотно.
Именно энергия, а не время является единственным внутренним ресурсом человека. Можно тщательно спланировать время на трехчасовом совещании, но через два часа потерять способность концентрироваться. Можно во всех аспектах продумать командировку руководителя и свое расписание на ней, но если не учесть расход энергии, то вечером, на званом ужине, можно от усталости допустить нелепые ошибки при переводе.
Если у вас энергии много и она позитивная, вы созидаете. Если много, но она негативная, то вы разрушаете. Если мало и она негативная — значит вы выгорели и не можете распоряжаться своими силами оптимально. В первую очередь, важно научиться чередовать состояния активной мобилизации ресурсов организма с состоянием отдыха и расслабления.
Человек, как часть Вселенной, находится в постоянной пульсации. Каждые полтора часа у нас сменяется цикл: ночью и также днем. Если вы понаблюдаете за собой, то заметите, что приблизительно каждый час-полтора вам хочется сменить вид деятельности или прерваться.
Смело поддавайтесь этому импульсу! Каждые час-полтора необходимо делать перерывы на 1–5 минут. Важно следить за качеством таких перерывов. Они не должны быть нервными или вредными. Лучше всего сделать физическую разминку, потянуться, попить водички, подумать о приятном.
Если у вас получится, то ваша энергия станет распределяться более равномерно в течение дня. Вы станете более устойчивы к эмоциональным трудностям на работе. И вечером, после работы, у вас будет достаточно сил на личную жизнь.
Итак, правильный ритм дня — основа эффективности. Но важно также учиться черпать энергию из всех заложенных в человеке источников. Каждый из них важен, и они тесно взаимосвязаны.
Базовый источник энергии — физический. В первую очередь, тело должно быть здорово, тогда у вас будет достаточное количество энергии в течение дня.
Для этого все сотрудники нашей компании утром делают очистительные процедуры. Вот их описание: полоскаем растительным маслом рот под языком в течение 10 минут, чистим язык, зубы, промываем нос соленой водой, выпиваем стакан теплой воды. Затем я делаю 10-минутную йоговскую зарядку. У меня муж, трое детей, дом, свой бизнес, общественные обязанности, мне без этого не обойтись. Затем мы завтракаем цельнозерновыми кашами. Не экономьте время на своем питании! Оно заряжает на весь оставшийся день, поэтому не пользуйтесь крахмальными хлопьями, забивающими кишечник, сварите себе нормальную кашу. Это можно сделать, если вы поставите ее вариться сразу после того, как встанете. У нас огромный выбор каш: гречневая, ячневая, пшеничная, овсяная (не «Геркулес»), пшенная. Все они легко усваиваются, помогают работе кишечника и наполняют организм силой.
Утро — залог успеха всего дня.
До двух часов дня вы также можете есть все, что захотите. В два часа дня организм переориентируется на другие функции и не способен хорошо переварить и усвоить тяжелую пищу. Поэтому с двух часов дня и до вечера лучше всего есть тушеные, вареные овощи. И за два часа до сна вообще ничего не есть. На ночь лучше всего пить успокаивающий чай и думать о приятном, не о делах.
Второй источник энергии — умственный. Человек, управляющий своей энергией, умеет фокусироваться.
Поставьте цели на следующие пять лет, отвечая себе на вопросы: чего я хочу достичь? зачем? как? И следите за своими мыслями. Пусть они будут позитивными, не давайте хода самокритике, самоуничижению, сомнениям. Пусть вас критикуют другие, а вы себя поддерживайте, благодарите и восхищайтесь.
Также старайтесь на работе делать одно дело в одно время. Это заблуждение, что выполнение нескольких дел одновременно экономит время. На самом деле, по исследованиям психологов, такой подход увеличивает срок выполнения дела на 25 %.
Третий источник энергии — эмоциональный. Человек, управляющий своей энергией, связан с другими людьми наполняющими отношениями.
Стройте взаимовыгодные отношения. Слушайте людей внимательно, старайтесь их понимать. Неслучайно у нас два уха и один рот. Эффективнее тот, кто хорошо понимает людей. Даже если ваш босс на вас гневается, постарайтесь выслушать и понять его. Наверняка у него есть причина для недовольства. И скорее всего она не связана лично с вами. Возможно, у босса что-то не сложилось и ему требуется ваша поддержка. Слегка отстранившись эмоционально, постарайтесь слушать, перефразировать и отражать эмоции. Так вы предоставите вашему шефу эмоциональный кислород. И человек почувствует облегчение, ясность и будет вам благодарен (даже если не скажет этого). Никогда не спорьте! Это отнимает кучу времени и энергии и, как правило, контрпродуктивно. Вместо спора постарайтесь встать на место вашего коллеги, шефа, мужа, ребенка, увидеть ситуацию его глазами. Это поможет строить более конструктивный диалог.
Четвертый источник энергии, дающий человеку настоящую силу, — духовный.
Духовность связана с нашим служением какой-то цели, выходящей за рамки эгоистических интересов. Конечно, вам за работу платят деньги, что очень важно, без этого вы вряд ли стали бы ходить на работу, как и я. Но есть в вашей работе также что-то еще, ее смысл. Задумайтесь о том, что вы даете другими людям. Что хорошего вы создаете в мире? Чего не было бы, если б не было вас на этой работе?
Если вы не можете ответить на этот вопрос, возможно, вы находитесь не на своем месте. Вам стоит поискать работу, более полно отвечающую вашим потребностям.
Если же вы ясно видите свою роль, которую играете в окружающем мире, то это может стать дополнительным источником силы в вашей работе.
Регулярно думайте о смысле вашей работы, о смысле вашей жизни. И благодарите жизнь за все то, что у вас уже есть. Для этого можно использовать и регулярные перерывы в течение дня. Благодарность — один из мощнейших способов улучшить качество энергии в жизни, проникнуться ее смыслом.
Если вам удастся внедрить мои рекомендации в жизнь, вы заметите серьезную перемену в количестве и качестве вашей энергии. Довольно быстро вы станете более бодры, продуктивны, сфокусированы, спокойны. И естественно, такая перемена благотворно отразится на вашей семейной жизни, что для женщины, конечно, первостепенно.
Желаю вам успеха и счастья в вашей работе и жизни. Буду рада вашим отзывам и комментариям.
Источник: Секретарское дело №1-2012