Алина Гринченко, помощник директора филиала «Центра предпринимательства США-Россия» в Нижнем Новгороде.
- Алина, расскажите, пожалуйста, о том, с какими необычными проблемами Вам как помощнику руководителя приходилось и приходится сталкиваться. Как Вы решали и решаете их?
- Центр предпринимательства является филиалом столичного центра. Но филиал не ограничивается только Нижним Новгородом: уже второй год мы сотрудничаем с инвестиционно-венчурным фондом Татарстана. И мне приходится постоянно поддерживать подобное сотрудничество и регулярно проводить деловые завтраки, где 3-4 спикера из среды предпринимателей обмениваются опытом по конкретно заданной теме. Мне приходится постоянно расширять базу наших деловых знакомств, приглашать предпринимателей на эти завтраки для обмена опытом. Также приходится изучать бизнес-прессу, чтобы быть в курсе, кто и каким бизнесом занимается в нашем регионе, кто и по какой определенной теме может поделиться своим опытом. Эта сфера деятельности является для помощника директора нестандартной, и сначала была масса проблем — я училась говорить с предпринимателями на одном языке, но сейчас постепенно освоилась.
Была в начале работы еще одна серьезная проблема: требовалось хорошее знание английского языка, т.к. вся переписка с руководителями ведется на английском языке. Один наш непосредственный руководитель — американец, который живет в России уже 8-9 лет. К тому же финансирование у нас полностью американское, и финансовый директор тоже американец. «Живое» общение с американцами также идет на английском языке. Раз в год у нас проходит оценка: мы оцениваем самих себя и своих коллег, пишем по определенной форме, чего ты добился за год и чего бы еще хотел добиться, например, в следующем году. Это тоже помогает проанализировать, что ты делаешь, что тебя ждет, какие проблемы еще не решены.
- . На Ваш взгляд, секретарь, офис-менеджер, помощник руководителя — это временные позиции, дающие шанс для карьерного роста или же должности, предоставляющие возможность для профессионального совершенствования в качестве секретаря, офис-менеджера, помощника руководителя?
- Данная работа позволяет постоянно расти и совершенствоваться в профессиональном плане. Уверена, что обычный секретарь может профессионально развиваться в рамках профессии. Мне же вообще повезло: я посещаю все наши семинары, последний из них — «Харизма лидера в бизнесе» Радислава Гандапаса — очень понравился. Один день прошел, как один час. Он рассказывал некие известные постулаты, но услышать это еще раз было интересно: как складывается успех, как нужно себя вести, чтобы добиться успеха. Также в работе привлекает абсолютно разный круг общения, который периодически расширяется. Есть возможность впитывать в себя креативные идеи, узнавать, как можно продвинуть себя, как помочь партнеру продвинуть свое дело. Очень важно, что у нас есть доступ к программам для преподавателей. После завершения программ ты видишь отклики — люди благодарны тебе. А так приятно ощущать, что твоя работа полезна людям.
«Предприниматели становятся клиентами друг друга»
- Зачастую должностные обязанности секретаря, офис-менеджера и помощника руководителя выполняет один и тот де человек. Как Вы считаете, насколько такое совмещение должностей оправдано и продуктивно?
- Считаю такой подход продуктивным, но мой функционал еще шире. Например, одна из моих задач — знакомство предпринимателей друг с другом, чтобы их общение было обоюдно полезным. Как правило, люди знакомятся на мероприятиях, и некоторые становятся потом не просто друзьями и знакомыми, а даже клиентами друг друга. По результатам нескольких деловых завтраков даже удалось сформировать бизнес-клуб, выпускники которого хотят регулярно встречаться и общаться между собой. И мы для них раз в месяц проводим такие встречи.
- Необычные проблемы в работе помощника руководителя — что к таковым Вы можете отнести?
- Мне еще приходится сотрудничать с общественными структурами. Сначала было сложно наладить это сотрудничество — считаю это необычной проблемой для помощника директора, т.к. обычно этим никто не занимается. А еще мне приходится собирать группу на мероприятия, а предприниматели очень занятые люди — вот и приходится находить такие аргументы, чтобы они не смогли отказать. Я уже как бы беру на себя функции и психолога, и PR-менеджера, продвигая деловые мероприятия в бизнес-среду. Один человек мне сказал, что ученого учить — только портить. И что ответить на это? Приходится постоянно убеждать, спорить, доказывать. Важно уметь преодолевать сопротивление, а для этого всегда быть доброжелательной и всегда поддерживать с клиентами связь: всегда звать на мероприятия, периодически писать или звонить, сообщать им новости из нашего бизнес-сообщества. Тяга к знаниям зависит от человека, от его личного менталитета, даже не от обстановки.
- Что категорически не следует делать личному помощнику, столкнувшись с внештатной ситуацией?
- Не надо ломать дров — сначала надо все обдумать и взвесить! И еще очень важно наладить контакт с непосредственным руководителем — и масса проблем отпадет сама собой. Мы с моим начальником — это тоже хрупкая, молодая женщина — существуем на одной волне: понимаем друг друга с полуслова. Нет никаких проблем в общении и с нашими контрагентами, партнерами. Наверное, это зависит и от внутреннего состояния тоже. Люди либо подходят друг к другу, либо нет. Нам в этом плане повезло — мы даже обедаем вместе.
- Нестандартные ситуации, требующие от помощника руководителя инициативности, скорее исключение из правила или наоборот?
- Директор приветствует мою инициативность: мы даже вместе придумываем тему для будущего делового завтрака. Мне лучше креативить, чем заниматься бумажной волокитой, которая действительно отвлекает от главного.
- Бывали ли курьезные случаи в Вашем опыте работы в качестве помощника руководителя? Расскажите, пожалуйста, о них.
- В нашем городе есть одна большая проблема. В ресторанах, где мы проводим мероприятия, очень сильно страдает уровень сервиса и обслуживания. Если я прихожу на мероприятие, то отвечаю за то, чтобы пришли все спикеры, работала аппаратура, хотя в этом нам помогают и студенты. Есть один молодой человек, который на протяжении 3-4-х лет приходит на каждое мероприятие и налаживает нам аппаратуру. Мне бы не хотелось думать о том, лежит ли у человека вилка возле тарелки или нет. Но, к сожалению, приходится за такими мелочами следить самим, и это очень выводит из равновесия. Когда ты накануне договариваешься, что столы должны стоять определенным образом и к определенному времени все должно быть готово, а потом приходишь и видишь, что все не так. И есть только один официант, который физически не в силах все организовать. И тебе самому приходится накрывать на стол, передвигать, перестилать скатерти, расставлять посуду — я этим занималась неоднократно, так что теперь могу еще работать и официантом, и метрдотелем.
- В чем, по Вашему мнению, заключается роль помощника руководителя в преодолении проблем?
- Надо по максимуму помочь в преодолении проблем своему непосредственному руководителю, начиная с мелочей: подать горячий чай или кофе с любимыми конфетами, когда работы много и усталость зашкаливает. Заканчиваю тем, что часть работы беру на себя: обзвоню предпринимателей, расскажу им о предстоящем мероприятии. Так что теперь мне уже ничего не страшно. Нам повезло, что мы сотрудничаем с активной группой предпринимателей. Они дают такой заряд энергии и бодрости! Я учусь у них не унывать, решать проблемы своими силами! Истина давно всем известна: «Под лежачий камень вода не течет». Если человек в чем-то не достиг успеха, он может пойти по другой дороге, а может просто сидеть на печи и размышлять, достигнет ли он этих целей. Это касается, конечно же, и меня, поэтому я буду по максимуму черпать на своей работе информацию, которая поможет мне в моем профессиональном росте.
Источник: Секретарское дело №1-2012