Анна Протасова, личный помощник совета директор ГК «ПИР»
— Необычные проблемы в работе помощника руководителя — что к таковым Вы можете отнести?
— Срыв встречи моих начальников с пришедшими к ним серьезными VIP-персонами или же плохое настроение руководства, которое тут же отражается на коллективе.
— Анна, расскажите, пожалуйста, о том, с какими необычными проблемами Вам, как помощнику руководителя, приходилось и приходится сталкиваться. Как Вы решали и решаете их?
— В этой компании я работаю уже около двух лет. Причем со временем я стала помощником не только непосредственно директора ГК «ПИР». Теперь я — секретарь и личный помощник всего совета директоров, состоящего из пяти человек, т. к. совет базируется в одном офисе. Это финансовый директор, директор группы компаний «Пир», председатель совета директоров, генеральный директор и директор по ресторанам. И я одна на всех! Отсюда и масса проблем, которые приходится решать. В самом начале мне было очень тяжело работать, потому что все руководители разные — со своими характерами, темпераментами, вкусами, а ведь в нашей работе важно досконально знать особенности руководства. И мой непосредственный руководитель — сложный по своему характеру, настрою человек, потому что ежедневно ему приходится работать с очень большим объемом информации. И ему приходится полагаться только на себя. Наладить взаимодействие со всеми пятью руководителями — это самое главное, нестандартное и оттого самое сложное в моем положении, т. к. обычно помощник все же подчиняется одному директору.
Финансовый директор у нас женщина, а все остальные — мужчины. У всех свои особенности, привычки, сложности в общении. Кому какой чай или кофе подать, сколько кусочков сахара положить, куда их положить — рядом со стаканом или отдельно на салфетку, как положить чайную ложечку — все это нужно знать и постоянно помнить. У нас ресторанный бизнес, поэтому руководство иногда обедает в офисе, т.к. блюда подаются из расположенных поблизости наших же предприятий питания. Все нужно делать очень быстро. Кроме того, нужно знать все гастрономические особенности руководства, непосредственно первого лица. Если желают пасту, то какую именно: с овощами или мясом, какое вино — какой стоимости, выдержки, года. Я уже и в винах начала разбираться не хуже сомелье (смеется), потому что часто приходится собирать подарочные корзины первым лицам города. Т.е. опыт здесь я получила просто колоссальный.
Самое сложное — это быстрота реагирования и налаживание взаимодействия с вышестоящим руководством. Знаете, многое ведь зависит от возраста секретаря и личного помощника. С годами происходит личностный, профессиональный рост, возрастает уверенность в себе. Адекватная самооценка хорошо помогает в работе. Порой бывает, что просто физически устаешь на работе от постоянной беготни: всегда много документов, народу, люди все разные, ко всем нужно найти подход, слова, поднять настроение и себе, и руководству. Нестандартная ситуация — когда один из твоих руководителей не в духе. Когда он еще только заходит в офис, ты уже видишь, с каким он настроением, и понимаешь: можно ли к нему подойти с документами и какими, предложить ли ему сразу чай, сделать ли комплимент — очень много таких «фишек». У каждого секретаря они свои, а нарабатываются они в ходе работы.
Еще одна проблема — общение с VIP-персонами. Важно не теряться при общении с такими людьми. Главное — знать свои функциональные обязанности, помнить, что это такие же люди, как и вы, только в другой должности. Если хотите, чтобы к вам относились хорошо, делайте для них то же самое. Внимание, компетентность, уверенность, целеустремленность и профессионализм в своей работе, и тогда никакая VIP-персона, никакая работа не будет страшна. Работа будет приносить удовольствие, и самое важное — это все-таки любить ее, относиться к ней положительно, потому что если мы не будем любить свою работу, мы будем приходить на нее без энтузиазма, относиться ко всем коллегам и окружающим без оптимизма. Нужно выстроить свое рабочее место, создать там уют, потому что к вам приходит и от вас уходит много народа. Не бойтесь использовать «фишки»: поставить вазочку с маленькими конфетами, украсить место работы фотографиями из поездок, поставить на стол милый, уютный сувенир. Это позволяет наладить контакт, взаимодействие, что-то выяснить у человека в процессе беседы, пока он сидит в приемной и ждет. И вообще, люди будут просто тянуться к вам, потому что у вас всегда светло, уютно, свежо — к вам приятно приходить. Можно повесить на стене у рабочего места, как некий такой пиар-момент, свои удостоверения, дипломы, курсы повышения квалификации. Они будут показывать, что вы не просто «секретарша», а секретарь или помощник директора с большой буквы. И отношение к вам будет соответствующее — как к профессионалу.
— Нестандартные ситуации, требующие от помощника руководителя инициативности — скорее, исключение из правила или наоборот?
— Инициативность нужна всегда — даже в самых обычных, казалось бы, заурядных жизненных ситуациях. По своей сути я гуманитарий, поэтому я пошла в психологию. Знание психологии мне действительно очень помогает в решение многих проблем. В нашей работе просто невозможно допускать конфликты с руководством. Первое правило: начальник всегда прав. Второе: если начальник неправ, он твой руководитель. И отходить от этого нельзя. Надо уметь контактировать с людьми, причем, в моей работе много взаимодействий с вышестоящими организациями, СМИ, администрацией города, а это первые лица: приемная губернатора и мэра города, всевозможные министерства, департаменты. Это те люди, которые привыкли к общению на высоком уровне — надо постоянно держать марку и иногда приходится проявлять инициативу. Например, общаться с пришедшими в офис VIP-гостями, если пока руководство компании не может их принять. Всегда надо предложить им чай или кофе, можно спросить о настроении, самочувствии — это разряжает обстановку. Знание психологии очень помогает, в первую очередь, в плане совладения со стрессом, удержания самооценки, уверенности в себе.
По поводу проявления инициативы: все зависит от ситуации. Всегда надо прислушиваться к себе, своей интуиции. Одним людям легко работать в команде, другим — в одиночку. Как человек я очень эмоциональная, ответственная, люблю индивидуальность в работе, поэтому я привыкла проявлять инициативу. Я не групповой человек, я такой неформальный лидер в своем маленьком кругу. Т. е. люблю самостоятельно принимать решения и больше люблю работать одна, потому что, сколько бы жизнь нас ни учила, сердце верит в чудеса, я не могу кому-то доверять и на кого-то полагаться. Поэтому лучше я сделаю что-то сама, чем на кого-то это переложу. И так в ходе работы уже учишься на своих ошибках.
— Что категорически не следует делать личному помощнику, столкнувшись с внештатной ситуацией?
Полная статья в печатной версии журнала Секретарское дело и на сайте через 3 месяцаИсточник: Секретарское дело №1-2012