О том, какую роль играет личный помощник в разрешении проблем компании, и как этот опыт помогает профессионально «расти над собой», рассказала Екатерина Шахова - персональный помощник управляющего директора компании «ДубльГИС» Веры Гармаш.
-
Расскажите, что входит в Ваши обязанности? Прописаны ли они в должностной инструкции? И насколько свод прописанных обязанностей соответствует реально выполняемой работе?
Прежде всего, хочу отметить, что личный секретарь не должность, это статус. Это доверенное лицо руководителя, и круг его задач настолько широк, что иной раз трудно представить, что нам готовит день грядущий. Поэтому очень важно уметь переключаться с одного вида деятельности на другой. Но основная часть обязанностей легко умещается в рамках должностной инструкции. Прежде всего, это административная поддержка руководителей: организация деловых встреч, командировок, бронирование билетов и отелей; информационно-аналитическая работа, которая заключается, например, в мониторинге конференций и выборе подходящей для компании. Также в обязанности входит подготовка отчетности расходов руководителей и переводы с иностранных языков.
-
Вера Владимировна, какова роль Вашего персонального помощника в разрешении проблем «ДубльГИСа», в наращивании узких мест.
- Персональный помощник – это правая рука руководителя. Решая множество задач, Екатерина освобождает и одновременно планирует мое рабочее время. Я постоянно езжу в командировки по всему миру, и личный помощник помогает мне собирать информацию по различным проектам и партнерам, а также помогает мне со сбором и оформлением документов. Кроме того, помощнику руководителя я могу доверить и такие вопросы, как ремонт и обустройство нового офиса. Важная задача? Конечно, ведь от этого зависит то, как будет организована работа офиса, будет ли в нем уютно и комфортно нашим сотрудникам.
-
Екатерина, Ваш вклад в развитие компании?
Одно из направлений корпоративной политики нашей компании – это создание комфортной рабочей обстановки. На данный момент мы готовимся к переезду в новое офисное помещение, где и планируется воплотить задуманное в полной мере. Офис будет оформлен особо: необычное цветовое решение помещений, уютная зона отдыха, стилизованные кухни, где можно приготовить себе чай-кофе. Я на данный момент сотрудничаю с группой дизайна, стремлюсь, чтобы все запланированное воплотилось с максимальной точностью и как можно быстрее.
-
Чем для Вас ценен опыт персонального помощника?
В «2ГИСе» я 8 месяцев, до этого также работала помощником руководителя. Интересен опыт эффективного управления. К примеру, стиль управления Веры Владимировны заключается в гармоничном сочетании предоставления автономии и проведения мягкого, но эффективного контроля. И такой подход повышает ответственность и результативность. Во время выполнения задачи ты нацелен на результат, и нет необходимости отвлекаться на излишние согласования.
-
Кем в дальнейшем себя видите? Как к этому относятся Ваши руководители?
Я владею двумя языками: английским и фарси, обсуждала с Верой Владимировной возможность изучения третьего - итальянского, она меня поддержала. А так как наша компания сотрудничает с зарубежными партнерами, то, возможно, в будущем возьму курс именно на развитие международных отношений. Но пока меня все устраивает, и в ближайшее время менять свою деятельность не собираюсь.
Беседовала Ксения Черных
Источник: Секретарское дело №1-2012