Помощник генерального директора ЗАО «НЭСКО»
Лариса Вельц
e-mail: referent@nesko.nske.ru
Персональным помощником руководителя я работаю два года. В мои обязанности входят планирование рабочего дня генерального директора, подготовка документов для его работы, прием бумаг на подпись. Кроме того, я организую проведение селекторных совещаний, подготовку и протоколирование заседаний, контроль над исполнением работниками Общества изданных приказов и распоряжений, а также я слежу за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений генерального директора, взятых на контроль. Регулирую прием посетителей, оформление документов для командировок, в том числе зарубежных, приобретение авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, распределение, регистрацию. Слежу за отправкой входящей, исходящей и внутренней корреспонденции. Организую работу водителей.
Представительный внешний вид, хорошие организаторские способности, в том числе навыки организации переговоров, умение самостоятельно принимать решения — это лишь меньшая часть того, что от меня требуется. Думаю, я вполне со всем справляюсь. Помогает накопленный опыт работы в данной сфере в других организациях, с директорами, у каждого из которых был свой стиль управления. Мой общий стаж в должности секретаря, помощника первого лица компании — 7 лет. Еще помогает внутренняя самоорганизация, мобильность и главное — чувство юмора.
Какой-то определенной формулы или девиза в работе у меня нет. Как сказала одна из наших прославленных лыжниц, «везет тому, кто сам везет»: если ты выполняешь свою работу качественно и в срок, видишь и предлагаешь идеи по совершенствованию своей работы, то тебя ждет успех.
Конечно, каждый день приходится сталкиваться с определенными сложностями в работе, от которых никуда не уйти. Главное, что мне очень нравится моя работа, какие бы сложности ей не сопутствовали. Как правило, они касаются настроения каждого из тех, с кем приходится общаться. Мы все люди настроения, главное — разговаривать в равном тоне, исключением здесь может быть только твой генеральный директор: это святое и его нужно выслушать, в каком бы тоне он не говорил. Мне всегда везло с генеральными директорами — все они были тактичными людьми. Была в моем опыте очень сложная ситуация, которая особенно запомнилась.
У генерального директора совещание. Приходит без звонка генеральный директор другого предприятия и настаивает на встрече сию минуту. Мотивирует тем, что он очень занятой человек и не намерен терять время на ожидания. Я говорю, что у генерального директора совещание с не менее высокопоставленными и занятыми людьми, предлагаю согласовать встречу на любой другой удобный для него и моего директора день. Он очень эмоционально отказывается. Предлагаю присесть на диван и подождать. Он нехотя присаживается, я тут же, пока не начался очередной взрыв тирад, предлагаю ему выпить чашечку кофе или чая. Он соглашается, к моему удивлению, на чай. Подаю чай и невзначай завожу разговор о том, какой чай он предпочитает. Тема для него оказывается интересной, накал страстей спадает. Разговор плавно перевожу на тему путешествий, прошу рассказать, какое ему больше всего понравилось море, в какой стране отдыхать недорого, чисто, красиво. Эта тема — вообще беспроигрышный вариант. Итог: два часа ожиданий за разговорами пролетели. По окончании совещания вошла в кабинет своего генерального директора и сообщила о неожиданно приехавшем госте — сказала, что очень настаивает на встрече. Генеральный директор соглашается принять его. Проблема решена.
Есть категория сложностей, связанная с управлением подчиненными, с ними конфликты возникают нечасто, и это радует. После конфликта проходит какое-то время, все обдумывается и находится верное решение. Если я виновата — я всегда признаю свои ошибки и приношу извинения. Если ко мне идут с примирением — принимаю.
Вообще, управлять людьми не сложно, когда относишься к ним с понимаем.
Плохое настроение начальника тоже, бывает, приходится преодолевать. Ведь он тоже человек. Я в таком случае предлагаю попить чай и не беспокою его как можно дольше. У каждого человека, а тем более начальника, должно быть свое личное «пространство». Есть и запретные темы — дела, в которые директор меня не посвящает, ведь я не душеприказчик.
Бывают ситуации, когда я не в курсе проблемы, а подчиненные спрашивают с меня, а не с директора. В такие моменты я обещаю все выяснить и при случае задаю этот вопрос директору, а уже потом объясняю суть дела сотрудникам.
Инновации, новые технологии, сейчас много об этом говорят. Их внедрение облегчает многие задачи. В нашей компании работа налажена на высоком уровне, огромная экономия времени — это электронный документооборот, освоили и добавили в работу некоторые возможности данной программы.
Вообще, я считаю, что порядок в работе прежде всего. Еженедельно, ежедневно составляется план работы. Когда все расписано, легко работать и мне и генеральному директору ЗАО «НЭСКО». Утром я ему сообщаю, что запланировано на сегодня, вечером говорю о мероприятиях на завтра. Он, если есть необходимость, корректирует график работы. Все просто — главное работать сообща и стараться понимать друг друга.
Журналист: Алена Аленкина
e-mail: alromv@yandex.ru
Источник: Секретарское дело №1-2012