Надежда Марадудина, офис-менеджер компании «Крок-Поволжье».
Надежда, расскажите, пожалуйста, о том, с какими необычными проблемами Вам как помощнику руководителя приходилось и приходится сталкиваться. Как Вы решали и решаете их?
- Хотелось бы начать с того, что многие проблемы из ряда нестандартных в процессе работы становятся стандартными. Если человек проработал в компании долго, сложно различать эти две категории проблем. К нестандартным, скорее всего, можно отнести те вопросы, проблемы, которые возникают в первый раз. Постараюсь вспомнить нестандартные проблемы из своей практики. Специфика организации такова, что она исключает прямые контакты с иностранными компаниями. Напрямую с ними мы никак не сотрудничаем, т.е. переговоры с иностранными представителями сотрудники не ведут. Но однажды я сняла трубку и услышала иностранную речь. Нужно было быстро сориентироваться и ответить звонившему в нашу компанию. Я быстро собралась, реанимировав за минуту все свои познания английского, и сумела-таки оперативно ответить на вопрос. Но первые минуты я была в шоке, потому что не ожидала такого звонка. Меня никто не предупреждал, что сегодня может состояться такой разговор. Но я вышла из этой ситуации достойно, что радует.
В чем, по Вашему мнению, заключается роль помощника руководителя в преодолении проблем?
- Секретарь и помощник директора — это человек на все руки. И помощник для всех. Да, именно так: на все руки и для всех, потому что много сотрудников обращается к нам с какими-то проблемами, вопросами. Я частично работаю еще и с кадровой документацией. Я знаю по фамилиям всех сотрудников нашей организации, а также когда у кого дни рождения, в курсе о радостных или неприятных событиях в их личной жизни. Я такая всезнайка! На мне лежит и всяческая помощь руководителю и сотрудникам в плане предоставления информации, которой владеет офис-менеджер или помощник руководителя. Естественно у руководителя бывает меньше информации, чем у помощника. И помощник должен в свою очередь предоставить эту информацию в полном объеме, чтобы облегчить ту или иную ситуацию.
Правда, иногда такая усталость накапливается, когда всем и каждому стараешься помочь! В этом случае нужно уделить хотя бы 10 минут себе: посмотреться в зеркало и улыбнуться самой себе, прогуляться, поговорить с близким человеком по телефону или выпить того же самого чая, чтобы как-то отвлечься от текущей работы, от ее объема, нескончаемой суеты. Это такие легкие моменты психологического плана, которые, действительно, могут повысить настроение. И в эти 10 минут отдыха можно как раз таки подумать, что приятного тебя ждет вечером — например, поход в кино. Или наоборот можно в эти короткие 10 минут построить себе планы на вечер, которые также могут поднять настроение.
На Ваш взгляд, секретарь, офис-менеджер, помощник руководителя — это временные позиции, дающие шанс для карьерного роста или же должности, предоставляющие возможность для профессионального совершенствования в качестве секретаря, офис-менеджера, помощника руководителя?
Все перечисленные должности идут по градации, потому что, на мой взгляд, самая низшая из них — секретарь. Профессия офис-менеджера для меня стоит рангом выше, но функции близки к секретарским. Если говорить про профессиональное развитие на первых ступенях своего пути, сразу после вуза, то помощник руководителя — это самая желаемая для меня должность, причем достаточно серьезная. Обязанности помощника, прежде всего, зависят от компании. НО лично для меня это не предел. Я бы не хотела, допустим, лет 10 занимать такую, больше административную, должность. Я считаю, что помощник руководителя — это та ступенька, которая дает возможность шагнуть дальше и перейти в разряд менеджеров. Это мое первое рабочее место. Я еще продолжаю обучение на V курсе Нижегородского государственного технического университета по специальности «Документовед коммуникационного обеспечения управления». Как закончу учиться, буду более плотно думать о будущей профессии.
Но и сейчас я развиваюсь в рамках своей профессии. Я для себя черпаю много полезной информации в журнале «Секретарское дело». Я регулярно читаю это издание. Более того, оно входит в нашу обучающую программу вуза. Среди важной для меня информации в журнале — коллекции для ознакомления с нормативными законодательными актами, сведения по делопроизводству, документированию. Мы должны знать, с чем и как работать, как действовать, правильно писать. Раньше я увлекалась психологической литературой, сейчас больше пользы приносит чтение профессиональных журналов. Очень интересно читать, как коллеги делятся своим опытом, какие проектировки, методы они принимают в своей работе.
Какие внештатные ситуации помощник руководителя может и должен урегулировать?
- Это ситуации, связанные непосредственно с обязанностями человека, которые входят в его компетенцию. Ситуации, связанные с поиском трудно доступной информации. Но помощник или секретарь все равно должен как-то выкрутиться и найти ту информацию, которую требует руководитель. Если брать функцию офис-менеджера, то это все ситуации, которые связаны со случайной поломкой офисной техники. Или, например, в офисе заканчивается бумага. И офис-менеджер, и помощник руководителя обязаны решить эти проблемы, потому что это входит в их обязанности. Вообще, трудно выделить те функции, которые являются необязательными. Помощник руководителя на то и помощник, чтобы помогать руководителю во всем, даже в тех вопросах, которые не входят в его обязанности. В нашей работе есть один отличный негласный пункт, согласно которому помощник должен помогать руководителю во всем.
- Сложно успеть все. На меня возлагается огромное количество обязанностей. С одной стороны, огромный плюс состоит в том, что они разноплановые, не рутинные. Работа не сводится только к документам, к бумажной волоките. Приходится трудиться в разных направлениях: это контактирование с нашими партнерами, контрагентами. На протяжении целого дня всегда есть куча работы, которую нужно успеть. Часто заранее запланированные на день дела сделать не получается, т.к. огромное количество дел появляется в процессе работы. Так что вот еще одна сложность: чтобы все успеть, надо работать очень быстро, оперативно переключаясь с одной темы на другую. Причем сделать все надо не просто быстро, но и качественно. Как говориться, «поспешишь — людей насмешишь». Для меня главная сложность — успеть сделать все в срок.
- Бывали ли курьезные случаи в Вашем опыте работы в качестве помощника руководителя? Расскажите, пожалуйста, о них.
- Честно говоря, я затрудняюсь ответить. Курьезные случаи возникали только на первых порах работы. Я заступила на работу без соответствующего опыта, так что ляпы были в основном с моей стороны — не знала, как поступить в той или иной ситуации. Возможно, они вызывали смех у руководителей, у сотрудников, но как таковых курьезных случаев я не припомню.
Нестандартные ситуации, требующие от помощника руководителя инициативности — скорее, исключение из правила или наоборот?
- Мне кажется, инициативность должна проявляться только после постановки руководителем задачи. Руководитель ставит перед помощником проблему, задачу, и в этом случае помощник должен проявить инициативность, предлагая те или иные идеи ее решения. Собственно, в этом и заключается инициативность. Не стоит ждать дальнейших обсуждений темы, руководитель не обязан все объяснять и направлять вас. Все элементарно: руководитель поставил задачу, а вы должны ему помочь. И сделать это опять же быстро и качественно. Отсюда идет инициативность: надо как можно быстрее выдавать идеи. Зная ту или иную ситуацию, нужно прочувствовать, в данный момент с твоей стороны нужно ли это предложение руководителю. Достаточно ли моей компетенции в этом вопросе, чтобы я могла высказать свою точку зрения.
– Надежда, что категорически не следует делать личному помощнику, столкнувшись с внештатной ситуацией?
Полная статья в печатной версии журнала Секретарское дело и на сайте через 3 месяца
Источник: Секретарское дело №1-2012