Светлана Сахарова, секретарь генерального директора «Комбинат питания»
— Светлана, необычные проблемы в работе помощника руководителя — что к таковым Вы можете отнести?
— Особых проблем в своей работе я не вижу. Есть рабочие ситуации, которые требуют дополнительных усилий, в том числе и физического характера: встал, пошел, сделал. Также требуется выполнять задачи мыслительного типа. Может быть, я не вижу проблем в своей работе, т.к. считаю нормой выполнять какие-то дополнительные задания, по идее, не относящиеся к моим прямым функциональным обязанностям. Я привыкла работать на опережение, предугадывать, что потребуется сегодня или завтра. Иногда требуется додумать некоторые вещи — но это норма. Мои основные обязанности — это обеспечение жизнедеятельности офиса. Я офис-менеджер и секретарь, личный помощник руководителя.
В мои функции входит контроль над работой подчиненных (кто пришел-ушел, чтобы все совпадало с нашим графиком), документооборот, предоставление на подпись директору документов и распределение документов по отделам. Очень важен контроль, и у меня четко отлажено, чтобы генеральному директору не попадали документы, не прошедшие все необходимые инстанции. Идет тщательная работа по отслеживанию документов и стандартных ситуаций: почты, работы с посетителями, которые хотят попасть к генеральному директору. На каждом этапе могут появиться свои проблемы. Например, некоторые посетители бывают агрессивными, некоторые приходят с просьбами. Надо всех выслушать, и иногда проблемы можно решить и на нашем уровне, не отнимая времени у директора. Просто достаточно направить людей туда, где им помогут.
— Нестандартные ситуации, требующие от помощника руководителя инициативности — скорее, это исключение из правила или наоборот?
— Я для себя уяснила четко за 6 лет работы, что секретарь должен быть незаметен, но незаменим. Проявлять инициативу и бить затем себя в грудь, ожидая награды и похвалы, не нужно. Но как только ты пропадаешь на полдня из приемной — тут же нарушается рабочий процесс. Надо все самой додумывать и домысливать, надо психологически подстроиться под своего директора, понимать, как правильно к нему обращаться, какой у него стиль работы.
— Что категорически не следует делать личному помощнику, столкнувшись с внештатной ситуацией?
— Нельзя переходить на эмоции. Есть люди эмоциональные. Иногда приходят люди, с которыми просто невозможно договориться. И нельзя ни в коем случае на них срываться. Нельзя брать на себя обязанность и ответственность в тех делах, в которых не уверена. Если не знаешь, как лучше поступить в случае внештатной ситуации, надо обязательно попросить помощь, совета у более опытных в этом деле коллег или начальства. Либо надо уверенно делать и не задаваться лишними вопросами, не рефлексировать. Но когда сомневаешься — надо в первую очередь получить добро от директора.
— На Ваш взгляд, секретарь, офис-менеджер, помощник руководителя — это временные позиции, дающие шанс для карьерного роста или же должности, предоставляющие возможность для профессионального совершенствования в качестве секретаря, офис-менеджера, помощника руководителя?
— В своей жизни я часто слышала, что секретарь — это старт карьеры. Считается, что ты начала в молодости работать секретарем, а потом идешь дальше и развиваешься. Часто так оно и происходит. Но для меня эта профессия интересна, она мне нравится. Я вижу себя на этом месте. Считаю, что и тут можно себя реализовать, ведь у тебя есть свой маленький мир, в которым ты полноправная хозяйка. Это приемная. Люди, конечно, разные, кто-то более амбициозный — нацелен на долгий путь вверх по карьерной лестнице. У нас в университете были тренинги, в ходе которых мы себя пробовали в роли руководителя, подчиненного и т.д. По обработке результатов мне сказали, что из меня получится хороший секретарь или телеведущий. Но, понимаете, мне не хочется стремиться выше, мне достаточно того, что я работаю в известной на региональном уровне крупной компании. Мне психологически комфортно и интересно. Хорошо бы еще, чтобы директор понимал, что ты можешь профессионально развиваться внутри профессии, сидя много лет на своем рабочем месте. Некоторые думают, что если ты много лет работаешь секретарем, значит, ты не хочешь развиваться: сидишь себе спокойно и сидишь на одном месте. Так что, главное, чтобы тебя понимали другие люди, чтобы директор понимал. Что ты работаешь, растешь и не хочешь другого не потому, что ленив, а потому, что тебе нравится твоя профессия.
Я с 1999-го по 2004-й обучалась в Нижегородском государственном университете на финансовом факультете. Моя специальность — коммерция. По окончании вуза я начала работать в «Комбинате питания». Профессию выбрала не по специальности, но мне здесь нравится. Ты всегда в курсе событий, которые происходят в фирме, можешь оперативно помочь кому-то, решить проблему — ты всегда в действии, это очень живая работа. Все ручейки стекаются в приемную. Происходит активное взаимодействие со всеми отделами: бухгалтерией, экономическим, юридическим, финансовым. Если есть возможность, я даже могу оперативно организовать с директором интервью — все в нашей власти! (улыбается).
— Зачастую должностные обязанности секретаря, офис-менеджера и помощника руководителя выполняет один и тот де человек. Как Вы считаете, насколько такое совмещение должностей оправдано и продуктивно?
— У нас та же ситуация. Но одно другому не мешает, все успеваешь в течение рабочего дня. Многое дошло до автоматизма. Я стараюсь распределить какие-то звонки, которые поступают не ко мне, приучаю всех правильно оформлять документы, чтобы не переделывать за другими работу. В мой первый год здесь меня заваливали работой с головой, а сейчас я выстроила свою линию, оптимизировала труд. И никакого напряжения не испытываю, за рабочий день успеваю все.
— В чем, по Вашему мнению, заключается роль помощника руководителя в преодолении проблем?
— У нас ежедневно много посетителей, т.к. холдинг крупный, многопрофильный. Финансовые и юридические задачи и проблемы — это не мое дело. На мне лежит вся административная работа. Что касается решения проблем, то я отвечаю за правильное позиционирование своего директора — это очень важно. Всегда и везде позиционируешь его с хорошей стороны, вне зависимости от любых ситуаций. Непозволительно помощнику плохо отзываться о директоре. Для решения проблем я должна грамотно организовать прием, встречу людей. У директора много дел и встреч, я должна понимать сложности его графика, должна «разруливать» проблемы людей, которые приходят к директору. Я ограждаю директора от чересчур громоздкого рабочего дня. Я фильтрую звонки и информацию, чтобы до директора доходили только значимые вещи. Часть вопросов стараюсь решать сама или через других людей, направляя посетителей к ним.
Во многом в решении проблем помогает женская интуиция, а потом, в основном, уже привыкаешь к человеку и по мелким признакам понимаешь, какое у него настроение и т.д. Даже утром по телефону (я звоню каждое утро, напоминаю директору о делах, встречах, говорю дресс-код на сегодня и т.д.) по голосу я уже слышу, в каком он настроении. Самое главное — не обижаться на плохое настроение руководителя. Такая уж у нас профессия. Уважение, стремление помогать — эти чувства должны двигать помощником, помимо рабочих моментов. Всегда улыбка, всегда желание содействовать. Личных обид быть не должно — это работа. Вечером иногда мне перезванивает директор, извиняется, если был резок днем.
А еще разрешать сложные проблемы мне помогает профессиональная литература. Поначалу я активно читала все журналы «Секретарское дело» и сейчас я уже много знаю, многое могу. Работа секретаря — как жизнь. Здесь ты применяешь все свои знания, выдержку, элементы психологии. В ней можно пробовать все, применять свои знания, навыки, качества. Это еще и творческая работа, но в то же время она требует точности. Если ты хочешь стать помощником, то надо свои амбиции прятать. Были замечания по моему внешнему виду при приеме на работу, но со временем я все исправила. И повторюсь: помощник должен быть незаметным, но незаменимым.
— Какие внештатные ситуации помощник руководителя может и должен урегулировать?
— Все, что касается людей, которые приходит в приемную, а они приходят с разными настроями. Часто и недоброжелательными. В таком настроении пускать их к директору нельзя. Ну, и все проблемы, возникающие относительно документооборота, также на нас.
— Бывали ли курьезные случаи в Вашем опыте работы в качестве помощника руководителя? Расскажите, пожалуйста, о них.
— В начале моей карьеры у нас работали два человека, мужчина и женщина, с одинаковыми фамилиями, но не родственники. Директор однажды попросил к нему в кабинет одного из них, а я не расслышала, кто именно нужен. Я долго маялась у себя в приемной — боялась признаться директору, что была отвлечена другими мыслями и прослушала должность приглашаемого. Но я все-таки собралась с мыслями, силами и подошла к директору: «Извините, я прослушала, кого из этих двух людей вы ждете в кабинете». Он лишь улыбнулся и повторил, но я была очень напугана. Знаете, с мужчинами, несомненно, работать легче. Работа с ними более тактичная, точная, что ли. Но я сужу по своему директору, исходя из своего опыта.
Влад Лапинский
Источник: Секретарское дело №1-2012