Знаю кому и что сказать

Юлия Коротаева, офис-менеджер ЗАО «НПО Консультант»

— Юлия, пожалуйста, расскажите о том, с какими необычными проблемами Вам как помощнику руководителя приходилось и приходится сталкиваться. Как Вы решали и решаете их?

— Мне повезло с коллективом. На протяжении моей работы я ни разу не попадала в критические ситуации. Но чаще всего возникают проблемные вопросы с документооборотом. Сейчас приходится работать с такими документами, с которыми ранее, на предыдущих местах работы, я не сталкивалась. Но мне интересно узнавать все новое, в том числе и осваивать новые документы. Соответственно, если встречается ситуация, когда я не знаю, что делать, руководители подразделений мне всегда подскажут, помогут. Но я всегда стараюсь по максимуму выполнять свои обязанности. Если появляется проблемный вопрос — я его изучаю и принимаю решение.

— Нестандартные ситуации, требующие от помощника руководителя инициативности, скорее исключение из правила или наоборот?

— Инициативность в нашей работе уместна лишь при организации каких-либо мероприятий или праздников. В этом случае можно и нужно проявлять себя. В нашей компании этими вещами занимается PR-менеджер, но всегда можно проявить активность, деятельность, предложить новые конкурсы, «фишки». И инициативность категорически не приветствуется, когда решаются деловые вопросы непосредственно с руководителем. В этом случае офис-менеджер не должен давать свои советы, совать свой нос, т.к. у каждого есть свои обязанности и обязательства, которых и следует придерживаться. Нельзя давать какие-либо советы руководителю. Нужно лишь слушать, что он скажет. Все люди любят, когда их слушают, а тем более руководитель. Нужно быть внимательным к нему и его словам. В этом случае инициативность не нужна. Это чисто женская профессия, молодому человеку в ней придется тяжело. Не хватит не нервов, ни сил, ни желания. Это абсолютно не мужская работа. Женская интуиция, опыт, терпение, женственность — вот, что требуется офис-менеджеру или личному помощнику директора.

— Что категорически не следует делать личному помощнику, столкнувшись с внештатной ситуацией?

— Нельзя паниковать. Повторюсь, мне очень повезло с коллективом — коллеги мне всегда подсказывают, помогают. Чтобы не попасть впросак и не допустить внештатной ситуации, нужно всегда быть бодрым, а особенно с утра и особенно офис-менеджеру, т.к. это лицо компании, он всех приветствует. Я прихожу раньше всех, всех приветствую, подбадриваю, делаю комплименты. Если у меня настроение хорошее, то, безусловно, я буду поднимать настроение всем остальным сотрудникам. Всегда нужно улыбаться — это самое главное, тогда мир смотрит на нас по-другому. Есть у меня маленькая хитрость. Если день с утра не задался, то я всегда выпиваю чашечку кофе — его энергетическая ценность ни с чем не сравнима. Но на самом деле это необязательное условие отличного настроения. Если изначально ты не встал левой ноги, то можно обойтись и без кофе и даже без шоколадки (улыбается). Будете собранными и бодрыми, избежите внештатных, проблемных ситуаций.

Я уже освоилась: знаю, кому и что можно сказать, к кому можно подойти с тем или иным вопросом, если в чем-то не уверен. У нас есть один сотрудник — руководитель отдела продаж Сергей Горохов, который любит читать вслух стихи, рассказы. Когда он приходит, я могу тоже рассказать ему стихотворение. Этот человек мегапозитивен, он помогает мне поднимать настроение тем сотрудникам, до которых я не успеваю добраться.

— Юлия, какие внештатные ситуации помощник руководителя может и должен урегулировать?

— Это проблемы, связанные с документами, бумагами и с взаимоотношениями в коллективе. Я считаю, что нужно корректно подходить к каждому вопросу, всегда знать, в чем дело, суть, чтобы потом не последовало каких-либо неблагоприятных ситуаций и для нашего офиса, и для имиджа компании. Офис-менеджер всегда должен общаться со всеми доброжелательно и корректно. Если он будет знать свое дело, внештатных ситуаций возникать не будет. Работа идет в плановом режиме. В определенные числа я сдаю отчет. Поскольку все спланировано по графику, заранее известно, когда какие документы нужно подготовить, отправить, задержек в работе не бывает. Я делаю все своевременно.

— На Ваш взгляд, секретарь, офис-менеджер, помощник руководителя — это временные позиции, дающие шанс для карьерного роста или же должности, предоставляющие возможность для профессионального совершенствования в качестве секретаря, офис-менеджера, помощника руководителя?

— Для меня это возможность убить двух зайцев одновременно. Я имею шанс непосредственно развиваться, самосовершенствоваться в этой профессии как офис-менеджер, секретарь, но на самом деле с каждым днем я узнаю что-то новое. Хотелось бы, чтобы это был толчок к дальнейшему профессиональному развитию и карьерному росту. Саморазвитие пока стоит для меня на первом месте. В моей профессии нет границы: человек может без конца самореализовываться и самосовершенствоваться внутри профессии личного помощника или офис-менеджера: учить языки, постигать азы психологии и т. д. Но более широко развиваться именно в этой должности, я думаю, всю жизнь невозможно. В дальнейшем я бы хотела и предполагаю развиваться и расти. Мне бы хотелось остаться именно в этой компании. Пока я не определилась, в какой области мне хочется расти, но в ближайшем будущем я приму окончательное решение.

Вообще, я окончила в Нижнем Новгороде Московский институт права, по специальности я юрист. Сначала, во время учебы, работала в небольшой компании офис-менеджером. Когда окончила институт, подумала, что нужно искать более серьезную организацию, чтобы был толчок к серьезному профессиональному развитию. На самом деле труд юриста достаточно кропотливый, очень тяжелый, да и юристов на рынке труда много. Но юридическое образование очень помогает мне и в нынешней работе.

Ведь в вузе мне дали не только гуманитарные навыки, но и знание законов, а это очень важно. Я думаю, каждая девушка должна начать работать офис-менеджером. Если ей нравятся какие-либо организационные вопросы, дополнительные дела, документация, то для начальной базы и будущего роста это очень хорошо. Работая офис-менеджером, ты знаешь начальную базу работы, всех сотрудников, работаешь не только в своем отделе, а соприкасаешься со всеми подразделениями. Когда работаешь в определенной профессии, например, тем же юристом, тоже общаешься с разными людьми, но это немного другое. Но начинать лучше все же с должности помощника директора или офис-менеджера.

Без опыта работы после института никто не возьмет тебя квалифицированным юристом. А чтобы был опыт работы именно в этой сфере, нужно 3-5 лет проработать в ней, так сказать, «на побегушках» у опытных юристов. А как сложится твоя дальнейшая профессиональная судьба, повезет тебе или нет, никто не знает. Это как рулетка. Если повезет — будешь хорошим, квалифицированным юристом.

Офис-менеджеры — коммуникабельные, активные люди. Это не только визитная карточка, даритель хорошего настроения и внимания. Это человек, который всем нужен, который всем помогает, а не только руководителю.

Замечательную литературу для моего профессионального развития мне дает наш менеджер по персоналу Юлия Бочкарева. Я сейчас читаю книгу, где рассказывается о саморазвитии и секретах мышления. Очень интересные книги есть и в Интернете. Также меня вдохновляет коллектив, который постоянно преподносит какие-то новые идеи, говорит что-то новое. Больше всего меня сейчас интересует психологическая литература. Философствовать и размышлять можно всегда, а психологию никто не отменял. Ее основы нужно знать, а уж тем более офис-менеджеру, т.к. это лицо компании. Это человек, который должен найти подход и к руководству, и к сотрудникам, и к клиентам. Некоторые люди приходит в офис в хорошем настроении, другие — в плохом. И к каждому надо подстроиться.

— Бывали ли курьезные случаи в Вашем опыте работы в качестве помощника руководителя? Расскажите, пожалуйста, о них.

— Коллектив всегда очень собранный, ответственный, но мы всегда находим минутку, чтобы повеселиться. Больше всего веселых, курьезных случаев происходит по время проведения корпоративов, праздничных мероприятий. Но т. к. сотрудники люди корректные, умные, особых курьезов и не было. И хорошо даже, что у нас не происходили такие случаи.

— В чем, по Вашему мнению, заключается роль помощника руководителя в преодолении проблем?

— Главная профилактика создания проблем в коллективе — это комфортная обстановка, атмосфера. Когда люди приходят утром в офис, всегда надо создать им хорошее настроение, а для этого надо говорить всем приятные вещи: от этого всегда становится светло и хорошо на душе. И тогда никто не будет злиться, дуться, ворчать, обижаться. Когда у сотрудника проходит день рождения, наш директор преподносит шикарные букеты, одаривает вниманием. Это самое главное — быть внимательным к коллективу. Прежде чем зайти к директору, я всегда шутливо спрашиваю, хорошее ли у него настроение. И он всегда отвечает, что хорошее, даже если это не так. Казалось бы, мелочь, но она разряжает обстановку. Так что главная роль помощника — следить и поддерживать это приподнятое, комфортно настроение, и тогда проблемы сами собой сойдут на нет.

Мне легко работать со всеми, потому что я коммуникабельный человек, могу найти способы общения со всеми. Для меня не существует разграничений людей по полу или темпераменту.

— Да, все организационные вопросы, работа с документами у нас лежат на одном человеке. Офис-менеджер для того и нужен, чтобы помогать всем сотрудникам. Такое совмещение функций актуально. В каждой организации должен быть помощник директора и всех сотрудников. Основная работа, в том числе и по документации, держится на офис-менеджере. Это большое преимущество, когда работа сосредоточена в одних руках, т. к. у каждого сотрудника есть своя работа и отвлекаться на организационные моменты времени и сил у него нет. Если мы говорим о профессиональном развитии, то офис-менеджер должен делать работу в разных областях.

Влад Лапинский

Источник: Секретарское дело №1-2012