Есть мероприятия, которые компания устраивает для своих бизнес-партнеров и представителей СМИ. Эти мероприятия называют по-разному: презентации, летние вечера или выставки, но смысл их проведения остается одинаковым — поблагодарить своих партнеров и заручиться их поддержкой в дальнейшем. Интересным фактом является то, что подобные вечеринки устраивает и политическая элита. А Барака Обаму сейчас активно критикуют за подобное мероприятие с фантастическим бюджетом, проведенное во время кризиса?!
Ника Круглоковская, специалист по деловому этикету, компания Vivactive: Бизнес-вечеринки бывают двух форматов. Первая разновидность: мероприятия для деловых партнеров, предполагающие возможность общения в неформальной обстановке с руководством компании. Подобные вечеринки весьма распространены в европейских компаниях, особенно в немецких, проводятся летом и называются сезонным праздником компании. Экономическая целесообразность таких вечеринок остается сомнительной.
С одной стороны, это некий бонус во взаимоотношениях с бизнес-партнерами, с другой — пустая трата денег. На такой вечеринке обычно играет музыка, организовывается фуршет и предоставляется возможность свободного общения гостей между собой. Никаких специальных развлечений для гостей эти мероприятия не предусматривают.
Конкурсы, розыгрыши не комильфо для бизнеса, хотя возможны, если гости — представители бомонда. Я присутствовала на многих бизнес-вечеринках, но наиболее запомнилась одна, проведенная в год чемпионата мира по футболу. Тогда организаторы установили большие экраны, на которых транслировались матчи. Это была очень удачная идея! Во-первых, большинство приглашенных все-таки мужчины, а им футбол интересен. Во-вторых, был повод для активного общения приглашенных между собой. Это мероприятие действительно сблизило компанию с гостями и запомнилось надолго.
Другая разновидность бизнес-вечеринок — это презентации. Неважно, что презентуют: новую продукцию, новый офис или новое руководство компании. Регламент один: выступление, собственно сама презентация, знакомство гостей с предметом презентации, фуршет. На такие бизнес-вечеринки приглашаются не только деловые партнеры, но и представители СМИ. Отличие от первой разновидности в том, что гостям заранее сообщают о предмете презентации и плане мероприятия. Если речь идет о знакомстве с новым руководителем компании, то выбор гостей более осторожен, потому что им обязательно предоставляется возможность в неформальной обстановке поговорить с новым шефом. Подобные мероприятия весьма популярны, потому что их экономическая целесообразность очевидна. Даже когда презентуется руководитель, идет наработка деловых контактов. Особенных правил этикета для бизнес-вечеринок не существует, все, как и на других деловых мероприятиях. Одежда официальная, если не оговаривается в приглашении, что вечерняя. И конечно, отказываться не принято!
Ирина Епишева-Кузнецова, имиджмейкер: С точки зрения формирования имиджа компании корпоративные праздничные мероприятия просто необходимы. Во-первых, это внешний показатель успешности компании на рынке. Если компания может себе позволить хотя бы два раза в год устраивать праздничные мероприятия — День компании и Новый год — это уже показатель стабильности.
Во-вторых, такое мероприятие решает важные внутренние задачи: развитие конструктивных отношений с партнерами, коллегами и сотрудниками компании. Именно на этих мероприятиях устанавливаются контакты, позволяющие в несколько раз увеличить продуктивность и скорость решения рабочих вопросов.
Бизнес-вечеринки всегда должны иметь конкретную цель, которая сформирует правила проведения мероприятия. Руководство компании должно четко сформулировать перед исполнителями: для кого, с какой целью устраивается действие. Это одна сторона вопроса. Вторая важная сторона — потребности гостей. Так как участие в мероприятии добровольное, нужно побудить будущих участников не только посетить его, но и проявить активность в процессе. Иначе придут не все, большинство приехавших покинет мероприятие после «официально-обязательной» части, а оставшиеся будут ленивыми сторонними наблюдателями. Это провал… Сейчас такое встречается реже, но непременно случается при непонимании руководством целей и необходимости вложений, финансовых и профессиональных.
Цель устроителя и потребности гостей — именно эти факторы ложатся в основу идеи мероприятия, разработки сценария. Далее успех вечеринки заключается в понимании важности деталей, их тщательной подготовке.
Самый результативный способ организации — это обратиться к специалистам, а не заниматься самодеятельностью. Для тщательной проработки сценария у сотрудников компании нет не только времени, но и успешно апробированных технологий. Профессионализм HR-сотрудников заключается в знании деталей, подводных камней, на которые нужно обратить внимание.
Мы не говорим об учете таких аспектов, как статус, возраст и пол гостей, приглашение «правильных» артистов — это общеизвестные моменты.
Самая важная «деталь» успешного праздника — умение ответственного за организацию праздника сотрудника спокойно «разруливать» накладки. Умение оперативно и тихо локализовать проблему без привлечения внимания гостей.
Накладки случаются с завидным постоянством — слишком много переменных, все варианты предусмотреть сложно.
Есть ряд ключевых моментов, внимание к которым минимизирует «катастрофы»:
— транспортно-парковочный момент для прибытия и убытия гостей, рассылка приглашений и схем проездов;
— учет времени на дорогу с «пробками» в конкретное время дня, в конкретных погодных условиях;
— размещение указателей направлений в помещении, наличие встречающих промоутеров;
— возможность перестановки пунктов программы при опоздании важных гостей;
— возможность оперативно изменить порядок рассадки за столами;
— наличие программы действий на случай «алкогольного передоза» гостей различного статуса и ранга;
— иметь «адреса и явки» ближайших ночных ресторанов и клубов для желающих продолжить праздник, но за свой счет.
Чтобы иметь целевой эффективный имидж, компании не обязательно откупать под мероприятие Манеж или приглашать Джей Ло (если, конечно, не стоит целью поразить своим размахом народные массы потребителей кефира и водки).
Только внимание и уважение к своим гостям — партнерам, сотрудникам — добавит имиджу компании такие преимущества, как надежность, активность, понимание.
Владимир Преображенский, пресс-секретарь Ювелирного дома «Эстет»: «Разумеется, бизнес-встречи как в официальной, так и неформальной обстановке — важный инструмент пиар-политики. Ювелирный дом «Эстет» проводит такие мероприятия, видя в них большой потенциал в плане налаживания новых деловых связей, укрепления старых. Ведь очень часто деловой разговор по телефону начинается со слов: «Мы с Вами познакомились на таком-то мероприятии. Вы мне оставили свою визитку».
Можем рассказать о своем позитивном опыте, который весьма показателен с точки зрения эффективности таких встреч. В 2011 году Ювелирный дом «Эстет» проводил целый ряд мероприятий, которые посетили наши коллеги, партнеры по бизнесу, друзья. Причем это были мероприятия различных форматов. Год назад в стенах Ювелирного дома «Эстет» состоялась деловая встреча на тему «Российские бренды: история создания и продвижения». Собрались около 700представителей бизнес-кругов, властных структур, деловых клубов, среди которых были: президент банка РФК, председатель совета ассоциации «Клуб Клубов» Андрей Нечаев; президент Московской ассоциации предпринимателей Андрей Поденок; руководитель партии «ЯБЛОКО» Сергей Митрохин; президент Федерации хоккея России, депутат Госдумы Владислав Третьяк; председатель совета директоров РАО «Росавтотранс» Наталия Иванова и другие.
1 марта состоялось еще одно знаменательное и по-своему уникальное событие: Ювелирный дом «Эстет» посетила делегация аккредитованных в России иностранных послов с супругами, а также руководящие сотрудники МИДа, представители государственной и бизнес-элиты. Мы приняли у себя в гостях более 30 глав дипломатических миссий, представляющих практически все континенты и регионы мира: Южную и Северную Америку, Европу, Ближний и Дальний Восток, страны Африки.
Это был как раз пример удачного бизнес-раута: ценно и показательно, что иностранные дипломаты высокого ранга собирались в стенах частной компании, причем в столь внушительном составе, такое бывает нечасто. Встреча прошла в демократичной атмосфере Spring Party — у дипломатов было достаточно времени и для знакомства с одним из ведущих российских брендов, и для непринужденного общения.
А в конце мая в Ювелирном доме «Эстет» прошел специальный Press-day, на который прибыли представители ведущих отраслевых и общественно-политических СМИ. Вице-президент Ювелирного дома рассказал о планах компании, а наш эксперт дал комментарии по поводу наиболее актуальных событий ювелирной отрасли. Общение прошло в непринужденной атмосфере за чаем с изысканным десертом. В итоге с рядом редакторов изданий, прибывших на встречу, в тот же день были проведены предварительные переговоры о долгосрочном взаимовыгодном сотрудничестве.
Кстати, по итогам прошедшей Недели моды от «Эстета» у нас состоялось дружеское чаепитие, где участвующие в Неделе моды дизайнеры и руководство ЮД «Эстет» могли пообщаться между собой в приятной атмосфере, обменяться впечатлениями.
Ну а кульминацией наших мероприятий стало празднование 20-летия компании в сентябре. Это был традиционный праздник Ювелирного дома «Эстет» — день рождения золота, проведенный в этом году с особым размахом. Демонстрационный зал Ювелирного дома «Эстет» едва вместил более 1300 гостей, среди которых были представители мировой бизнес-элиты, в частности: Мэтт Сталлер, основатель крупнейшей ювелирной компании США Stuller, а также Пьер Аккелян, глава компании Canadian Gem.
Конечно же, такие светские рауты и бизнес-встречи — неотъемлемая часть имиджевой составляющей крупной, успешной компании.
Сергей Озеров, зам. директора департамента потребительского кредитования Банка «Хоум Кредит»: Мы ежегодно организуем мероприятия для наших бизнес-партнеров и для сотрудников компаний, с которыми работаем. У нас есть традиция: на этих мероприятиях мы проводим награждение лучших работников всех уровней, работников, усилия которых помогли в продвижении услуг и продуктов банка. И это, на наш взгляд, удачная идея для укрепления деловых отношений.
Устраивать бизнес-вечеринки, безусловно, стоит. И крупному бизнесу в особенности. Ведь подобные мероприятия — это не просто приятное времяпрепровождение, это возможность укрепить и поддержать взаимоотношения с партнерами, в неформальной обстановке обсудить важные вопросы, заключить договоренности. Причем наряду с повышением лояльности последнее, на мой взгляд, является более важным моментом, поскольку деловые люди не всегда могут позволить себе роскошь потратить несколько часов времени на вечеринку, даже если это время проходит в приятной обстановке. Поэтому в данном случае время стоит проводить приятно, но с пользой. Независимо от формата и организатора мероприятия хочется вынести всегда из участия что-то полезное: узнать новости, обменяться опытом, встретиться с важными людьми. Именно это и является критерием в оценке посещенного мероприятия.
Иванка Бикеева
Источник: Секретарское дело 2 - 2012