Персональный помощник руководителя уже давно перестал быть кем-то, кто заваривает чай и заказывает авиабилеты. Уровень бизнеса в нашей стране растет, а вместе с ним растут и требования, предъявляемые к секретарям и личным ассистентам. Теперь занять такую должность скорее смогут люди, знающие саму суть бизнес-процессов, а помимо этого несколько иностранных языков и основы психологии, чтобы суметь договориться с любым начальником и его потенциальными партнерами.
Кроме ведения расписания руководителя и приема его звонков и корреспонденции, персональные помощники должны уметь готовить презентации, при случае выполнять функции переводчика, оформлять договоры, вести деловую переписку, взаимодействовать с партнерами руководителя и сотрудников государственных служб любого уровня и, естественно, знать все о бизнес-переговорах и их сопровождении.
Последние — неотъемлемая составляющая успеха деятельности практически любой компании, их целью всегда является некий торг, достижение соглашения между двумя сторонами, изначально непременно друг с другом несогласными. Это менеджмент в действии, и, чтобы руководитель и родная компания могли одержать верх в переговорах, долг каждого секретаря уделить необходимое внимание как подготовительному процессу: сбору нужной информации, подготовке документов, выбору подходящего места для переговоров, подарков, помощи в обеспечении гостей всем необходимым, организации перевода (по необходимости), протоколирования и т. п., так и проведению переговоров.
Мы опросили нескольких ассистентов и персональных помощников, имеющих солидный опыт в организации процесса бизнес-переговоров. Надеемся, что некоторые ноу-хау обязательно окажутся полезными.
Елена, персональный помощник генерального директора инвестиционного холдинга: К бизнес-переговорам обязательно нужно готовиться заранее. На своем опыте я столкнулась с тем, что даже какая-то мелочь вроде неудачно расположенного в переговорной комнатного растения может сразу недружелюбно настроить гостей — так, что они готовы принимать в штыки все, что предложит босс. Общение со столь придирчивыми посетителями не было самым приятным моментом в моей профессиональной карьере, однако навсегда приучило меня тому, что перед любой встречей следует тщательно подготовить место проведения переговоров. Необходимо очистить столы и все поверхности от любых отвлекающих предметов. Никаких лишних документов, бумаг, статуэток, растений или претенциозных картин. Только блокноты и пишущие принадлежности. Разве что благоприятно действует угощение — без изысков, вода, может быть, какое-то печенье. Все-таки люди собираются в первую очередь по делу.
Важно не забыть и о документах, которые могут понадобиться как руководителю, так и гостям. Соберите все необходимое заранее. В зависимости от повода переговоров это могут быть предварительные шаблоны договоров, копии электронных писем, ранее подписанные документы и т. п. Если предстоит встреча с иностранцами — все бумаги должны быть переведены на понятный гостям язык. Для себя и для босса можно собрать дополнительные материалы, которые могут понадобиться для аргументирования позиций компании. Сведения о партнере, сводки новостей, цифры, аналитика — все, что сочтете нужным, и все, что потенциально может помочь вывести переговоры на позицию win-win.
Ну а самое простое, но при этом главное правило сопровождения бизнес-переговоров: нужно обязательно захватить с собой ежедневник, чтобы составить протокол мероприятия. Мне удобнее всего это делать в блокноте формата А4 или на простых листах такого же размера. Я обязательно беру несколько ручек — на случай если какая-нибудь из них перестанет писать. А после переговоров спокойно перепечатываю все, оформляя должным образом. Сейчас эта моя функция заметно упростилась: во время встреч все чаще пользуются компьютерными презентациями. Если что-то записать не успею, всегда можно попросить файл выступления, чтобы сверить факты.
Екатерина, ассистент директора сети розничных магазинов: Мой начальник очень любит организовывать всевозможные встречи на разных уровнях. Как у нас, так и в партнерских офисах или где-то еще. И предпочитает, чтобы я всегда была при нем. Поэтому на переговорах я в своей жизни побывала не один раз. Самая важная часть, на мой взгляд, начало встречи — когда происходит знакомство всех присутствующих. Оно задает настроение для дальнейшего общения, появляется шанс расположить к себе какой-то шуткой, личным замечанием не по бизнесу, чтобы все присутствующие расслабились. Обычно я собираю всех участников переговоров в месте встречи и представляю по очереди присутствующим. Рассказываю, кто какую позицию занимает, предлагаю обменяться визитками. Сразу спрашиваю о напитках или закусках и организовываю их подачу в соответствии с заявленными пожеланиями. И тихонько объясняю интересующимся местонахождение туалета.
Алкоголь, вопреки стереотипам о русских переговорах с водкой и селедкой, предлагаю редко. Хотя мой предшественник каждый раз во время важных встреч считал своим долгом организовать настоящий бар для гостей. Однажды, во время плановой встречи по пересмотру условий работы с одним из поставщиков, наши гости так напились, что один из них потерял сознание. Разумеется, ни о чем тогда договориться не удалось. Ассистента, который организовывал ту встречу, уволили. А наш директор с тех пор очень строго относится к алкоголю во время переговоров. Максимум, что допускается, — бокал шампанского или бутылочка пива. И то, по дополнительному согласованию — если встреча очень уж затягивается.
О чем еще я всегда стараюсь помнить: важно, чтобы говорили только главы двух сторон. Не допускается никакого вмешательства, перебивать нельзя. Групповое обсуждение возможно только по приглашению. За этим тоже нужно следить. Завершение переговоров или объявление о перерыве — тоже на мне. Тут важно следить за реакцией гостей — если стороны явно утомились, самое время объявить небольшой «антракт», наполнить чашки новыми напитками и т. п.
Протокол встречи, конечно, тоже веду я. Важный момент: после переговоров обязательно нужно согласовать текст с руководителем, попросить всех присутствующих предоставить материалы своих выступлений, повторно согласовать текст и утвердить перечень лиц, которым необходимо направить финальные материалы по итогам переговоров. Занимает это всегда пару дней. Зато потом уже все спокойно. Самое время ждать новых переговоров.
Ольга, личный секретарь руководителя издательского дома: Для меня самое сложное в переговорах — организовать прием иностранцев. Постоянно нужно держать в голове миллион мелочей и четко соблюдать последовательность определенных действий, только тогда все останутся довольны.
Задолго до проведения встречи необходимо продумать план и утвердить его как с боссом, так и с дорогими гостями. Как и кто их будет встречать, на каком транспорте, где их разместить и в каких условиях, чем кормить, как организовать передвижение по городу, где провести встречу, сколько гости будут пребывать в офисе и какая должна быть развлекательная программа, проводы и многое другое.
А в случае если иностранцы прибывают по нашему приглашению, еще нужно разобраться с бюджетом, выделенным на их визит. В условиях, когда средств не очень много, а требования у гостей заоблачные, приходится здорово поломать себе голову.
Но именно эти, казалось бы, не имеющие отношения к бизнесу вопросы: необходимость встретить, проводить, заселить гостей, поулыбаться им и неформально пообщаться с ними, в тоже время выражая глубочайшее почтение, — способны максимально расположить гостей и настроить на дальнейшие переговоры.
Кстати, знаю, что в таких случаях иностранные коллеги очень любят, чтобы в аэропорту их встречал сам руководитель.
При работе с иностранными деловыми партнерами очень важно помнить о таком моменте, как выбор и утверждение языка, на котором будут вестись переговоры.
На важных переговорах имеет смысл дополнительно к моим переводческим навыкам иметь на случай необходимости профессионального переводчика.
Тогда руководитель имеет возможность сосредоточиться на деловых моментах, не тратить дополнительные усилия на интерпретацию и обдумывание услышанного. Кроме того, приглашая специалиста-переводчика, фирма негласно выражает гостям дополнительное внимание и заинтересованность в совместных проектах.
Но я сталкивалась с тем, что, если приглашенные гости так же серьезно настроены на сотрудничество, как правило, они имеют своего собственного переводчика. Хотя на крайний случай важно иметь под рукой телефон проверенного и компетентного специалиста.
Чтобы в процессе переговоров не возникало неразберихи в понимании полномочий всех присутствующих, в том числе переводчика, особенно когда численность гостей высокая, я стараюсь расставлять на столе для переговоров соответствующие таблички с указанием фамилий, имен и должностей каждого из участников встречи.
По обоюдной договоренности необходимо заранее согласовать время, место, регламент переговоров. При всем этом финальное слово за приглашенными гостями. В качестве места переговоров может быть выбран как наш офис, так и нейтральное место. Если мы обсуждаем необходимость встречи вне стен компании, я стараюсь выбирать заведение чистое, аккуратное, тихое. С походящими по размеру столами, чтобы всех можно было рассадить.
Отдельная тема для разговора в случае с иностранцами — необходимость получения ими въездной визы в Россию. В этом случае в мои задачи входит также подготовка письменного приглашения от нашей компании для российского консульства страны наших гостей. В таком приглашении обязательно указывается фамилия, возраст, место рождения и проживания нашего гостя, название представляемой им компании и ее адрес, цель приезда в нашу компанию, продолжительность визита, дата приезда и отъезда, способ передвижения и любая другая значимая информация. Помню, когда занималась этим впервые, это казалось темным лесом. Но со временем привыкла, теперь для меня организовать визит иностранца — пара пустяков.
Анжела, помощник вице-президента компании по производству молочных продуктов: Все деловые переговоры моего руководителя, как правило, проходят на территории партнера. И по большей части они выездные. Поэтому основные мои функции по сопровождению таких бизнес-встреч — это оформление необходимых документов и сама организация поездки.
Когда мне дают соответствующее задание, в первую очередь я занимаюсь сбором информации для подготовки командировки — как данных, необходимых для покупки билетов и бронирования отелей, так и данных, которые помогут подготовить начальнику всю необходимую для встречи документацию.
Я всегда предварительно распечатываю программу командировки с указанием организаций и лиц, с коими предстоит встретиться начальству, а еще времени, на которое назначены встречи и прочие важные события. Копию такой программы я храню у себя на протяжении всей поездки, чтобы в случае чего дополнительно консультировать начальника по телефону и вообще иметь представление о том, где он и чем занят.
В этой программе я дополнительно указываю такую информацию:
дату отправления, прибытия, длительность путешествия, информацию о билетах, о бронировании места в отеле, все необходимые адреса и т. п.
Помимо этого, перед поездкой я обязательно слежу, чтобы начальник захватил с собой паспорт, командировочное удостоверение, не забыл про билеты, взял запас корпоративных ручек и сувениры для партнеров.
Для оформления командировки нужно заполнить форму № Т-10а, впоследствии она прикладывается к отчету о поездке. Эта форма утверждается руководителем и передается в кадровую службу для издания указа о направлении в командировку.
Согласно новым учетным формам бумага указа о направлении работника в командировку оформляется по форме № Т-9 (а для направления нескольких работников в некую компанию — № Т-9а).
После подписания указ непременно регистрируется. Для этого наиболее часто применяются журнальные формы, в которые заносятся дата и номер указа, его содержание и должность подписавшего документ. Командировочное удостоверение считается документом, подтверждающим время присутствия в командировке, в любом пункте назначения. В командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия и заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации, в которой это лицо работает.
Напомнить о необходимости проставлять все эти печати при организации выездных переговоров — тоже моя прямая обязанность.
Анастасия Балашова, mukopu3a@gmail.com
Источник: Секретарское дело 3 - 2012