Игорь Рекуданов*
Переговоры — один из наиболее важных элементов в бизнесе любой компании. Еще ни разу в своей практике я не заключил ни одного контракта, не встретившись с будущим партнером лично. Из этого можно сделать совершенно определенный вывод: переговоры — это начало и промежуточный итог бизнеса. Без них практически невозможно выйти на сделку, а следовательно, вести и развивать бизнес.
Переговоры может проводить и директор, и другие представители компании. Это зависит от многих факторов: структуры компании, корпоративной культуры управления, цели взаимодействия, заказчик это или исполнитель. А также от степени знакомства с взаимодействующей стороной, наличия в компании людей, способных автономно действовать в рамках предоставленных полномочий, и многого другого.
Безусловно, одним из обязательных условий, при которых директор может не участвовать в переговорах, являются уполномоченные представлять интересы компании люди. Они должны обладать достаточными профессиональными и личностными качествами, позволяющими четко и ясно доносить информацию о продуктах, возможностях или потребностях нашей компании и адекватно воспринимать задачи и потребности клиента. Если все вышеперечисленные факторы в конечном результате позволяют развить контакты с партнером и сформировать информацию для принятия управленческого решения, участие директора не обязательно.
Как правило, документов, которые мы готовим перед переговорами, не так много. Это или заранее запрошенные документы, подтверждающие нашу профессиональную деятельность, компетенции и партнерские статусы, или информация, на которую мы можем сослаться в обоснование нашей позиции и аргументов для взаимодействующей стороны.
К переговорам нужно готовиться. Но никаких особых секретов у меня нет. Во-первых, я гладко бреюсь, опрятно одеваюсь и настраиваюсь на позитивное сотрудничество. С информацией о собеседнике и компании, конечно, стараюсь предварительно ознакомиться, как правило, без всяких «шпионских штучек», из открытых источников. Это происходит просто из уважения к стороне, с которой предстоит взаимодействовать. Важный принцип: не составлять никакого мнения о стороне, до тех пор пока не сложится свое собственное. В большинстве случаев это помогает больше, чем предварительно полученная информация.
Я думаю, что самое лучшее место для проведения переговоров — это голова собеседника, поскольку в ней формируются такие мысли, какие они есть, без «упаковки» (шутка). Место не принципиально по функциональному назначению. Важно, чтобы всем участникам было комфортно, ничто не отвлекало от сути встречи и удовлетворяло техническим потребностям предмета встречи. Это не аскетизм. Главное, предварительно выяснить у партнеров, где им будет комфортно и удобно. Для меня важнее получение позитивного результата и удовлетворения для обеих сторон. Ради этого я готов приехать на встречу хоть на крышу Большого театра.
Если переговоры проходят в другом городе или на территории другой стороны, то всеми организаторскими вопросами занимаются два человека — секретарь и офис-менеджер. Они готовят данные мероприятия в соответствии со сложившимися в компании процедурами. Помощь в получении виз, билеты, трансферы и размещение обеспечивают наши партнеры, выбранные нами по результатам проведенного открытого тендера. Своего переводчика у нас в компании нет — нет необходимости. Те сотрудники, которым приходится общаться с зарубежными партнерами или клиентами, владеют английским языком. Однажды возникла потребность в услугах переводчика-синхрониста. Мы решили эту проблему, воспользовавшись услугами наших партнеров, которым доверяем.
* Игорь Рекуданов, административный директор компании CTI
Источник: Секретарское дело 3 - 2012