Павел Плотников*
За последние 5 лет я организовал более трехсот мероприятий, большинство из которых выездные, тем не менее каждый раз я учусь чему-то новому. После нескольких произошедших недоразумений много времени я стал уделять составлению точного графика мероприятия, расписывая его буквально поминутно. Также внимательно проверяю техническое оснащение зала, состояние сцены и т. д. У нас в корпорации есть специальные люди, которые этим занимаются, и я всегда требую, чтобы был прописан определенный хронометраж событий, чтобы было все согласовано заблаговременно. Но такое трепетное отношение к нюансам у меня появилось не сразу, а после одной неприятной для меня ситуации. В 2006 году наша компания проводила мероприятие в одном из астраханских банков, на первый взгляд зал, спланированный в виде амфитеатра, казался очень хорошим, однако входные двери были немного узкие, а на сцене располагалась старая университетская кафедра. Я планировал, что вот закончится семинар, гости дружно выйдут через те же двери на фуршет и т. д. Честно говоря, это было самое жуткое мероприятие в моей практике, т. к. накладки произошли везде. Когда я встал за кафедру, то чуть не уронил ее — кафедра оказалась очень хлипкая.
Затем поставил на нее ноутбук, с которого собирался читать презентацию, на что кафедра отреагировала крайне неустойчиво, а когда облокотился на нее, она пошатнулась — и я действительно чуть не насмешил людей. Соответственно, до конца моей презентации, которая была ключевой на семинаре, мне пришлось стоять очень аккуратно, периодически придерживая кафедру. По окончании доклада я, находясь в достаточно стрессовом состоянии, попытался выйти из зала.
Сделать это оказалось непросто, потому что в то же самое время за дверями зала персонал занимался фуршетом. Открыв двери, я задел стол под фуршет, из-за чего разлил всю подготовленную для кофе воду. Таким образом, мое моральное состояние достигло апогея, но все же я осознавал, что из зала мне уже не выбраться, пришлось вернуться за стол к остальным участникам семинара. Я решил успокоиться, выпив немного воды, которая как назло оказалась газированной, что достойно завершило череду моих неудач! Безусловно, во всем происходящем была исключительно моя вина — просто за день до этого мероприятия я не проверил место, где буду выступать, не оценил условия работы персонала, и благо что все это не нарушило ход семинара.
Что касается переговоров, первое, на чем важно сосредоточиться, это максимальное обеспечение логистики гостей на встречу. Лучше всего, чтобы вы позаботились об этом самостоятельно. Если же встреча назначена в каком-то месте, к примеру, в вашем офисе, обеспечьте гостей наглядной картой, указателями на территории офиса, убедитесь, что внутри офиса ваши помощники проводят посетителей в переговорную. Чем меньше препятствий преодолеют ваши гости по пути к месту встречи, тем лояльнее будет их отношение к вам. Напитки, кофе и т. п. являются неотъемлемой частью любой встречи. Однако лучше не предлагать гостям газированную воду, если вы точно не уверены, что они предпочитают только ее, либо позаботьтесь, чтобы газированная вода подавалась в стаканах.
Любое происшествие на переговорах может обернуться против вас. Если вы устраиваете деловой ужин, немаловажно поинтересоваться, какие предпочтения у вашего собеседника. Я был свидетелем ситуации, в которой человек отказался от ужина по очевидным причинам — организаторы просто не придали значения тому, из какой республики приехал гость. Не стоит забывать, что статусные люди обращают внимание на детали, которые на первый взгляд незаметны, особенно если вам предстоит общаться с женщиной. Ну и мой личный совет: хорошая организация — это только часть успешно проведенной встречи или переговоров. Важно быть открытым и уметь поддержать живой непринужденный диалог с разными людьми вне зависимости от их возраста, социального статуса и т. п. Откровенность и харизма всегда помогут вам сделать все правильно.
Я также считаю, что успешными переговоры и маркетинговые мероприятия могут быть только тогда, когда действительно продумана вся логистика. Если речь идет о трансфере людей, нужно четко понимать, что существуют пробки и другие осложняющие факторы. Вы должны быть готовы к тому, что первый гость приедет на час раньше, а последний на два часа позже. Единственный способ провести мероприятие идеально — это быть готовым ко всему. Могу точно сказать, что, кроме как профессиональной практикой, больше эти знания ничем не прорабатываются. Но с другой стороны, очень сильно помогает посещение внешних мероприятий, на которых можно заметить успехи и промахи других организаторов.
Сергей Еремин*
Этикет бизнес-переговоров — ужасно замороченная штука. Важно, в каком порядке вы раздаете визитки партнерам, в какой карман, наружный или внутренний, вы положили чужую визитку после встречи, загнули ли вы (и как загнули) уголок на ней… Я уж не говорю о форме стола, его расположении в комнате и о многом еще, о чем в здравом уме не придет в голову задуматься. К счастью, для венчурного бизнеса все это лишнее. Тут во главе угла стоит суть переговоров. Важно то, что каждая сторона способна предложить, а не кто как выглядит и кто как себя ведет. С одной стороны могут находиться рафинированные инвест-банкиры в костюмах-тройках, а с другой — предприниматели в джинсах и футболках. Чаще джинсы предпочитают обе стороны. Первичные встречи могут происходить в кафетерии или пиццерии, и даже серьезные ошибки и оговорки в процессе переговоров могут никак не отразиться на будущем партнерстве.
По большому счету бизнес-этикеты — это некая сигнальная система, призванная снизить риски в бизнесе. Как устройство «свой — чужой» она показывает, с кем стоит иметь дело, а от кого лучше держаться подальше.
Но венчурный бизнес связан с такими рисками и сулит такие прибыли, что на такие мелочи стоит обращать внимание. Инновационный бизнес ранней стадии, как и инвестиции в него — это спецназ. Тут важны не «четкое знание и следование уставу», а чутье, выдержка и правильная реакция. Сделка должна быть выгодна для обеих сторон, что является залогом успешных переговоров. Это не отменяет тщательную юридическую подготовку, работу экспертов и аналитиков… но все может происходить в максимально свободной форме и без соблюдения каких-либо бизнес-протоколов.
На более поздних стадиях, по мере взросления бизнеса и увеличения числа нулей, необходимых к инвестициям, процедуры усложняются, переговорные процессы принимают более формализованные формы, а количество страниц в договорах становится больше. Но это уже скорее не венчурный бизнес, а обычный инвестиционный процесс, который идет по своим правилам.
* Павел Плотников, заместитель генерального директора, директор по маркетингу корпорации «ЭЛАР».
* Сергей Еремин, управляющий партнер бизнес-инкубатора wellSTART.
Источник: Секретарское дело 3 - 2012