Cложные и нестандартные ситуации в работе помощника руководителя происходят довольно часто. Местами это интересные и забавные случаи, а иногда откровенно неприятные моменты. О том, как действовать в подобных ситуациях, с нами поделилась Елена Морозова*. Самое главное — найти к каждому правильный подход, считает она, будь то рядовой сотрудник или руководитель компании.
— Елена, расскажите, приходится ли Вам выполнять распоряжения шефа, которые требуют творческого подхода? И как Вы с ними справляетесь?
— Не хочу показаться нескромной, но мой руководитель называет меня самой креативной в организации. (Улыбается.) Когда на горизонте появляется сложная ситуация, всегда спрашивает мое мнение, советуется со мной. Ну, например, был такой случай. Два руководителя подразделений. Работают по разным направлениям, но примерно в одинаковых функциональных рамках. Между этими руководителями вдруг разразился конфликт из-за процента премирования по коммерческому направлению. Надо заметить, что у каждого абсолютно правомерные претензии, ведь оба работают хорошо — и должны получать соответственно. Но повысить им оплату у нас нет возможности. К тому же мы знаем, сколько бы люди ни получали, всегда хочется больше и больше, потребности растут пропорционально доходу. Вызывает меня шеф и спрашивает: «Что бы такого сделать, чтобы удовлетворить требования обеих сторон, но при этом не обременить предприятие лишними затратами?» То есть как из ничего сделать что-то? Думали мы думали… В итоге пришлось изменить методику расчета премии на каждого сотрудника. Можно сказать, мы хорошенько встряхнули всю систему премирования. В общем, справились с этой ситуацией: бюджет предприятия не пострадал, а все остались довольны.
— Выходили Вы когда-нибудь за рамки основных обязанностей?
— Моя работа не ограничивается обязанностями, которые изложены в должностной инструкции. Как, например, записать в инструкции: «найти нужные слова, чтобы успокоить шефа и не дать ему наделать глупостей, и при этом не спровоцировать гнев в свою сторону»? А иногда я принимаю огонь на себя, чтобы другие не пострадали. Бывает, руководителя что-то сильно разозлит, а впереди переговоры с потенциальным заказчиком — по стоимости работ, сроку реализации и т. п. Нужно настроить шефа на рабочую волну. От нашей выдержки и самообладания будет зависеть не только успех встречи, но и наша профессиональная репутация. Как же это записать в обязанности? А таких моментов в моей работе предостаточно, так что всегда приходится выходить за рамки. В рамках дозволенного, разумеется, уж простите за каламбур! (Смеется.)
— А были случаи, когда шеф озадачил, а Вы не знали, что делать?
— Раньше были, сейчас уже нет, объясню почему. Шеф действительно может меня озадачить, и задача может быть реально невыполнимой. Но теперь я знаю, что в такой ситуации делать. Ничего! Я ему сразу говорю об этом. Поверьте, лучше сразу получить свою порцию недовольств, чем взять время на решение «неразрешимой» ситуации, а потом выкручиваться и краснеть: «Ой, вы знаете, а у меня не получилось». Считаю, что это очень непрофессионально.
— В каких ситуациях Вы обращаетесь за помощью к своим коллегам при выполнении заданий?
— В тех случаях, когда речь идет о комплексном поручении. Шеф дает мне задание, а исходная информация и средства для решения задачи я могу получить у сотрудников из других подразделений. Это нормальная рабочая ситуация, взаимодействие между работниками для достижения главной цели — вполне естественный процесс.
— А Вам приходится выполнять функции своих коллег?
— Приходится, когда они отсутствуют на рабочем месте по причине болезни или отпуска. А рабочий процесс при этом не останавливается, и дела не могут быть отложены. Иногда коллеги просят моей помощи для решения их вопроса, когда их полномочий недостаточно. Пример: нас посетила выездная налоговая проверка (бухгалтеры сейчас должны вздрогнуть). Дело неприятное и хлопотное, проверяли период трехлетней деятельности организации. Ни много ни мало — полгода у нас ушло на объяснения, пояснения и т. д. Так вот, участие принимали все, кто имеет хоть какое-то отношение к финансам организации, и я не исключение. Вся договорная деятельность и юридическое сопровождение — мои обязанности. Пришлось ехать с главным бухгалтером в налоговую инспекцию и рассказывать там, что такое проектная документация, из каких частей она состоит, в какой последовательности выполняется. Главный бухгалтер не касается этих вопросов, поэтому ей пришлось просить моей помощи. Было забавно. Бедные инспекторы два часа пытались вникнуть в специфику проектной деятельности. Я-то вникала целых 7 лет! Представляете, какая каша была в головах у инспекторов? Откровенно говоря, мне их даже стало жалко. И каков, вы думаете, был результат налоговой проверки? Налоговая нам осталась должна — можете себе такое представить?! Конечно, работала вся организация, но главная заслуга, разумеется, нашего замечательного главного бухгалтера. Таких специалистов своего дела очень мало, и нам повезло, что один из них работает у нас!
— Нестандартные ситуации в Вашей работе — это важный жизненный опыт или же случаи, которые поскорее хочется забыть?
— Любые ситуации в жизни человека — это, прежде всего, опыт. А положительный или отрицательный — уже не важно. Думаю, вы согласитесь со мной, что и на ошибках люди учатся, и профессиональная деятельность не исключение, ведь работа занимает большую часть нашей жизни. На работе мы не только трудимся, но и учимся, общаемся, радуемся, смеемся, огорчаемся, обижаемся, иногда даже плачем. В общем, все, как в обычной жизни.
— И все же работа помощника руководителя большой компании — это, прежде всего, работа в соответствии с должностными инструкциями или скорее готовность к необычным заданиям и нестандартным действиям?
— Это скорее консолидация первого и второго. Помощник генерального директора — второе лицо организации. Помощник должен обладать не только профессиональными знаниями, но и способностью владеть ситуацией, мгновенно принимать решения, обладать хорошими ораторскими данными, способностью убеждать и действовать дипломатично и уверенно. И конечно же, нужно любить свою работу, она должна приносить не только финансовую отдачу, но и моральное удовлетворение. Если этого нет, то нужно менять направление, пробовать себя в чем-то другом. Когда человек чувствует себя на работе комфортно, он добьется больших результатов, уж поверьте.
— Какие рекомендации Вы можете дать коллегам относительно того, как действовать в нестандартных ситуациях?
— Наверное, чем спокойнее реагировать и действовать, тем лучше. Нужно постараться отбросить эмоции на задний план и думать головой. Я по натуре человек эмоциональный и знаю, что это не всегда легко сделать, но нужно уметь брать себя в руки. Если вы чувствуете, что не можете справиться с задачей самостоятельно, обратитесь к коллегам. Не бойтесь показаться смешным или беспомощным. Все мы люди, и коллеги тоже могут оказаться в вашей ситуации, тогда помощь понадобится им.
Хочу обратиться к руководителям компаний. Дорогие управленцы, есть такая фраза: «Рыба гниет с головы». Помните об этом! Здоровая атмосфера в коллективе — залог успеха любого предприятия. И руководители должны это понимать и всячески способствовать созданию благоприятного климата. Как директор настроит людей, какой дух он внесет в коллектив, таким коллектив и будет. Надеюсь, мои советы станут кому-то полезными. Желаю всем моим коллегам профессиональных успехов!
* Елена Морозова, помощник руководителя по экономическим вопросам проектной компании «УАЗ-Проект», г. Ульяновск.
Беседовал Артур Хомич, art_hom@mail.ru
Источник: Секретарское дело 5 - 2012