Анастасия Ивахненко
Около трех лет я работаю в крупной строительной компании с яркой богатой биографией. Работа в компании напряженная, требует больших затрат энергии и времени, личного в том числе. Вместе с компанией я прошла путь с Дальнего Востока на запад, поменяв должность и место жительства — перевелась на свободную вакансию в наше подразделение в Москве. Сделала такой решительный шаг, потому что хотела развиваться, соответствуя приобретенному образованию финансового менеджера. Но уверенность в себе и в своих знаниях смогла получить, только отработав в должности помощника руководителя.
Помощник заместителя генерального директора — должность ответственная, особенно если подразделение, которым руководит твой начальник, отвечает за логистику и комплектацию объектов строительства. Работая в таком блоке, нужно действовать оперативно, выполнять задачи в короткие сроки. От твоих решений зависит не только судьба подразделения и положение твоего начальника, но и компании в целом. Задания высшего руководства представляют собой сложный запутанный клубок. Для того чтобы разобраться, необходимо обладать недюжинными знаниями и навыками, а также иметь стрессоустойчивый характер.
Могу с уверенностью сказать, что эта работа была мне очень интересна, она помогла понять многие жизненные ценности, укрепить силу духа, волю. Каждый день приходилось сталкиваться с нестандартными ситуациями, в числе которых ненормированный рабочий день; люди, у которых нет культуры делового общения; неработающая техника; опаздывающий самолет, поезд; разница во времени между городами; просроченные документы и многое другое. Эти явления вошли в рабочий процесс и стали стандартными. Каждый мой день начинался с критической ситуации, катастрофы, но к обеду выглядывало солнце и жизнь приобретала радостные очертания, ситуация разрешалась сама собой — решения приходили неожиданно. Когда появлялись сложные задачи, первое, что приходило на ум: «У нас не существует слова «нет» или «Не бывает безвыходных ситуаций». И это правда — все решаемо, если умеешь быть коммуникабельным и находить общий язык с людьми. Когда нужно, я подключала все службы в компании, всех знакомых в городе и, разумеется, свою смекалку и ум. Людей много, все разные. Приходилось давать задания всем, начиная от простых специалистов, заканчивая большими начальниками. Самое главное — не переусердствовать, не преувеличивать свою значимость, свои должностные обязанности; знать свои права, для того чтобы их не ущемляли, и держать дистанцию. Немаловажно быть вежливой даже с агрессивно настроенным человеком, ваш голос должен успокаивать, внушать силу и доверие, нужно разбираться в психологии людей, хотя бы знать основы. Исходя из этого, использовать различные методы — например, всем известный метод кнута и пряника очень помогает. Ну и конечно, смекалка и ум — моя крылатая фраза.
Было много различных ситуаций, но запомнилась больше всего одна из самых необычных. Однажды руководитель попросил избавиться от документов, скопившихся за три года и потерявших всякую актуальность и ценность даже для архива. В нашей организации уничтожением документов занимался специальный отдел. На тот момент данная служба порядком сократилась, рабочих рук и возможности взять машину для вывоза не было. Так как со всеми заданиями необходимо было справляться в короткие сроки, я не могла ждать следующего пришествия удачи или возможности мне помочь. Я взялась за организацию этого дела сама. Собрала документы в коробки, нашла двух помощников, которые перетащили все это в мою машину. Был достаточно поздний вечер. Взяв немного еды, мы с подругой поехали на берег местной реки жечь костер из этой макулатуры. Сами вытащили бумаги из коробок и потихоньку жгли, наслаждаясь видом костра и окружающей природы. Просидели так до полуночи, а на следующий день опять на работу…
Если брать сугубо рабочий процесс, иногда приходилось вставать в час ночи, садиться в машину и ехать оформлять срочные документы, отсылать их в Москву. Разница во времени со столицей была приличная — 7 часов. Не беру во внимание, что документооборот в крупных организациях непрерывный и большой по объемам.
Если вы являетесь помощником человека, занимающего высокую должность, то и требования к вам, соответственно, предъявляются высокие. Необходима полная самоотдача для достижения общей цели. Поступая на работу в качестве помощника руководителя, нужно трезво оценивать, на что идешь, рассчитывать свои силы и возможности.
Я получала удовольствие от своей работы, занималась только ей, часто забывая о личных потребностях. Спустя некоторое время перевелась в другой город, но богатый опыт предыдущей работы останется со мной на всю жизнь. Он позволил мне стать успешным деловым человеком и продолжить карьерный рост.
Источник: Секретарское дело 5 - 2012