Об организации системы делопроизводства и документооборота Комитета по управлению государственным имуществом (далее — КУГИ) Правительства Санкт-Петербурга рассказывает Сергей Дрибноход, начальник Организационного управления КУГИ, государственный советник Санкт-Петербурга 1 класса, кандидат педагогических наук.
В июле этого года автоматизированная система делопроизводства и документооборота КУГИ, сформированная в виде базы данных, будет отмечать свой 20-й день рождения. Сам Комитет был создан 15 сентября 1991 года.
Объем поступающих документов из года в год растет в среднем на 15–20 %. Только в 2011 году в КУГИ был обработан 181 481 документ (в среднем в Комитет поступает в 690 документов день), к концу этого года их будет около 200 тысяч.
В процессе развития сложной системы делопроизводства и документооборота Комитет неоднократно делился опытом в этом направлении с другими органами власти — как региональными, так и федеральными. За время работы система показала свою высокую надежность и устойчивость, удобный интерфейс для пользователей, большой объем возможностей для организации и контроля бизнес-процессов Комитета и учета исполнения поручений руководителей различного уровня.
Программная платформа
В Комитете по управлению городским имуществом действует несколько десятков программных комплексов, связанных со спецификой управления и распоряжением имуществом Санкт-Петербурга и объединенных в единую автоматизированную информационную систему — Информационно-технологическую систему Комитета (ИТС КУГИ).
В данную систему входят следующие программные комплексы:
- учета собственности Санкт-Петербурга;
- учета и ведения сделок;
- учета и контроля поступления платежей;
- дежурного кадастрового плана Санкт-Петербурга;
- реестра собственности Санкт-Петербурга;
- претензионно-исковой работы;
- приватизации;
- базы секретаря городской и районной комиссий по распоряжению объектами недвижимости;
- делопроизводства и документооборота Комитета и многие другие.
Система делопроизводства и документооборота КУГИ разрабатывалась и совершенствовалась подразделениями Комитета с привлечением сторонних организаций — разработчиков программного обеспечения на протяжении многих лет. При этом в качестве системы управления базами данных (СУБД) использовались различные программные продукты (FoxPro, Lotus Notes).
В настоящее время массив данных (информация), с которым пользователи работают посредством программного комплекса системы делопроизводства и документооборота Информационно-технологической системы КУГИ, условно разделен на два блока:
— данные центральной канцелярии (картотеки обращений юридических лиц, граждан, регистрации нормативных правовых актов, исходящих документов внешней переписки);
— данные структурных подразделений Комитета (картотеки внешней и внутренней переписки подразделений).
Особенностью современной системы делопроизводства и документооборота КУГИ является использование для ее разработки и эксплуатации распределенной реляционной СУБД на базе программно-аппаратной платформы компании Oracle. Решение о переходе на данную платформу СУБД был вызвано стремлением Комитета уйти от разрозненных баз данных различных программных комплексов и использовать единую общую базу данных. В настоящий момент в Комитете внедряется новая Информационно-технологическая система на базе СУБД Oracle (ИТС-2), которая позволит получить сведения о любом городском объекте недвижимости и всю связанную с ним информацию (сведения о технических характеристиках и кадастрового учета, его местонахождении, информацию о правах и обременениях, связанную с объектом деловую переписку и т. п.).
Несмотря на то что часть подразделений Комитета территориально расположены в районах Санкт-Петербурга, информационные ресурсы по делопроизводству и документообороту расположены на центральной площадке КУГИ (Смольный, 6 подъезд). Информационные ресурсы хранятся в электронном виде на сервере единой системы делопроизводства и документооборота центральной площадки, что позволяет не только оперативно управлять данной системой, но и обеспечивать резервирование информации.
Структура системы делопроизводства
В штате Организационного управления (основного пользователя системы делопроизводства и документооборота) два отдела: отдел систематизации документов (центральная канцелярия) и отдел контроля. В иных подразделениях Комитета есть свои делопроизводители, в обязанности которых входит ведение картотеки подразделения (внутренний и внешний документооборот) и контроль исполнения поручений сотрудниками подразделения.
По своей функциональности система делопроизводства и документооборота КУГИ делится:
— на внешний документооборот (регистрация обращений граждан и организаций, нормативных правовых актов, поступивших в Комитет извне, регистрация и отправка подготовленных ответов);
— внутренний безбумажный документооборот (подготовка в электронном виде, согласование, регистрация, переметка, подписание и отправка в электронном виде внутренних документов между подразделениями Комитета);
— внутреннее мобильное делопроизводство (управление процессами внутреннего безбумажного документооборота с портативных мобильных устройств);
— систему статистики и контроля исполнения поручений (осуществление мер предупредительного контроля, формирование отчетности по всем видам поручений, поступающих на исполнение в подразделения);
— систему веб-сервисов на сайте Комитета (прием обращений в электронном виде и подготовка ответов на обращения в разделе сайта «Задать вопрос»; поиск и определение состояния обработки направленных документов в КУГИ в разделе сайта «Поиск входящего документа»);
— систему конвертации информации в электронном виде, поступающей от других информационных систем делопроизводства (преобразование данных из систем делопроизводства администрации губернатора Санкт-Петербурга и других исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга в систему делопроизводства и документооборота КУГИ с сохранением основного логическо-структурного содержания информации);
— систему автоматической регистрации и распределения поступающих запросов в рамках предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций.
К технической части обеспечения работоспособности системы делопроизводства и документооборота КУГИ относится следующее оборудование:
— серверы СУБД (сервер хранилища данных и сервер внешней и внутренней базы системы делопроизводства и документооборота КУГИ);
— веб-сервер сайта КУГИ;
— сервер бизнес-процессов, который участвует в регистрации и преобразовании информации в рамках предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций;
— сервер системы статистики и контроля исполнения поручений.
Фактически четыре комплекта мощного современного оборудования обеспечивают выполнение различных функций системы делопроизводства и документооборота КУГИ. Обслуживанием данного оборудования и администрированием операционных систем, СУБД, баз данных и веб-сервисов, размещенных на серверном оборудовании, занимаются специалисты Управления информационных технологий, с которыми сотрудники Организационного управления тесно сотрудничают.
Кроме того, разработку новых программных комплексов Информационно-технологической системы КУГИ, сопровождение и доработку существующих баз данных, в том числе системы делопроизводства и документооборота КУГИ, осуществляют внешние организации — разработчики программного обеспечения, привлекаемые для оказания данных услуг на конкурсной основе в рамках размещения государственного заказа Санкт-Петербурга.
КУГИ — единственный в городе исполнительный орган государственной власти Санкт-Петербурга, который внедрил более года назад и эффективно использует в настоящее время в своей деятельности внутренний безбумажный документооборот. Внедрение внутреннего безбумажного документооборота позволило увеличить скорость принятия решения, согласования и подписания проектов ответов; сократить трудозатраты и материальные ресурсы; обеспечить легитимность подписания документов.
Особенностью данной системы является то, что в ней работает каждый без исключения сотрудник Комитета, участвующий в процессе подготовки различных документов и ответов на обращения. Фактически это означает, что сотрудник Комитета, имеющий поручение для исполнения и доступ к системе внутреннего безбумажного документооборота, готовит и прикрепляет проект электронного документа к «рабочей карточке», созданной при формировании поручения в базе данных, согласовывает проект ответа в электронном виде у своего непосредственного руководителя, отправляет согласованный документ в электронном виде для «электронного» подписания вышестоящему руководителю.
При этом в рабочей карточке содержится краткая информация о документе: входящий номер, корреспондент (автор обращения), краткое содержание, наличие приложений, сроки исполнения. Для сопутствующих документов предусмотрены дополнительные поля. Информация перемещается в рамках единой системы делопроизводства и документооборота КУГИ по защищенным каналам связи.
Уведомление о поступившем обращении или поручении также направляется исполнителю по электронной почте, что позволяет более оперативно принять меры для исполнения поручений.
Кроме того, в будущем планируется разработать и внедрить механизм СМС-оповещения сотрудников Комитета о поступающих поручениях. Данный механизм уже эффективно используется несколько лет в Комитете для СМС-информирования арендаторов недвижимого имущества, находящегося в собственности Санкт-Петербурга, о наступлении планового срока оплаты арендной платы и просрочек по арендной плате.
Отдельная гордость КУГИ — внутреннее мобильное делопроизводство, аналогичной системы в настоящее время нет ни в одном другом исполнительном органе государственной власти Санкт-Петербурга.
Особенностью данной системы является то, что управление процессами внутреннего безбумажного документооборота, получение сведений о поступивших документах, их обработка, создание поручений может быть выполнено удаленно с портативных мобильных устройств (коммуникатора или планшетного компьютера). Пока мобильное делопроизводство работает только у руководителей подразделений КУГИ, которые могут, где бы они ни находились, например, на выездном совещании или в командировке, входить удаленно с помощью пароля в систему внутреннего делопроизводства и оперативно давать поручения исполнителям. Передача сведений выполняется по протоколу HTTPS, поддерживающему шифрование.
Инструменты контроля
Система статистики и контроля исполнения поручений (исполнительской дисциплины) разработана в Комитете на базе программного обеспечения Oracle Business Intelligence Suite Enterprise Edition Plus.
Сроки исполнения поручений фиксируются в отдельных полях рабочей карточки, сформированной в базе данных системы делопроизводства и документооборота КУГИ. К ряду поручений формируется еще один формализованный документ — «контрольная карта». В этом документе, прикрепляемом к рабочей карточке, описан вид контроля, ответственное лицо, срок выполнения поручений, а также предусмотрены поля для заполнения итогов выполнения поручений. Контрольные карты в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга разработаны по единому принципу и имеют штрих-код, содержащий информацию по контрольному поручению и позволяющий аппаратным способом оперативно «снимать» и вводить информацию в базу данных. Заполнение данных карт дает возможность своевременно выполнять поручения в срок и докладывать в краткой форме об исполнении поручения вышестоящему руководителю.
Кроме того, чтобы информировать сотрудника Комитета о том, какие у него есть контрольные поручения, которые необходимо исполнить в срок, система статистики и контроля исполнения поручений в автоматическом режиме в ночное время рассылает на электронную почту сотрудникам Комитета справки предупредительного контроля (СПК), содержащие всю информацию о контрольных поручениях.
Такие таблицы приходят не только исполнителям, но и их руководителям, и делопроизводителям подразделений для эффективного контроля. Система также предупреждает о просроченных поручениях и позволяет строить статистические отчеты для руководителей, содержащие информацию о количестве поступивших на исполнение поручений в каждое подразделение за отчетный период, сколько документов исполнено в срок или с нарушением срока, сколько документов не исполнено. Наконец, с использованием системы статистики и контроля исполнения поручений по результатам исполнения поручений за месяц происходит процесс поощрения и наказания сотрудников, что является мощным рычагом в организации процесса исполнительской дисциплины.
Как избежать волокиты
Чтобы избежать излишнего документооборота, нужно широко внедрять в стране системы электронного документооборота. Сейчас, например, любой гражданин или организация, подавшие в КУГИ какой-либо документ, могут на сайте Комитета в разделе «Поиск входящего документа» отследить, в каком подразделении находится их обращение и определить состояние обработки этого обращения.
Электронные сервисы постоянно развиваются, а с 1 июля 2012 года благодаря внедряемой в Санкт-Петербурге Системе межведомственного информационного взаимодействия при предоставлении государственных и муниципальных услуг исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга и органами местного самоуправления в Санкт-Петербурге гражданам и организациям будет предоставлен более полный перечень услуг, в том числе организован электронный документооборот, позволяющий более оперативно и в кратчайшие сроки давать ответ заявителям.
Читайте полную версию статьи в печатной версии журнала Секретарское дело №6 - 2012
Источник: Секретарское дело 6 - 2012