Ответственность секретаря

Все мы привыкли к тому, что можем доверить отправку и получение документов секретарю. Однако и он является лишь человеком и ничто человеческое ему не чуждо… Что делать, если секретарь потерял документы? Как на него воздействовать и стоит ли проступок увольнения? На эти и другие вопросы попытаемся ответить в предлагаемой статье.

Секретарь по своей природе является служащим, ведающим делопроизводством организации. Одна из важнейших обязанностей секретаря — прием, регистрация и отправка как документов организации-работодателя, так и документов, поступающих извне от сторонних организаций. Через секретаря проходят документы различной важности.

Рассмотрим нестандартную ситуацию, когда документы были утрачены секретарем. Несет ли секретарь ответственность за их сохранность и какую ответственность?
Как показывает практика, вид ответственности и меры воздействия на секретаря в первую очередь зависят от того, какие именно документы были утрачены, имеется ли возможность восстановления этих документов.

Утрачены документы собственной организации

В этом случае возможность восстановления данных документов приближена к 100 %. То есть работодатель только затратит излишнее время на их повторную подготовку. Однако здесь имеется ряд опасностей:

— возможность разглашения коммерческой тайны. Но вероятность этого, во всяком случае, не более половины из 100 %. Если документы, составляющие тайну, были случайно выброшены в мусорную корзину, то ведь не обязательно они станут добычей конкурентов. Если же документы, составляющие тайну, были утрачены иным способом (например, за счет необеспечения из сохранности, они могли напрямую стать добычей случайного посетителя), то вероятность наступления негативных последствий увеличивается в несколько раз;

— возможность разглашения персональных данных. Довольно часто, особенно в организациях с малым численным составом, именно на секретаря возлагаются обязанности по ведению кадрового и воинского учета. В этом случае должностной инструкцией секретаря, как правило, предусматривается обязанность по обеспечению хранения личных дел сотрудников, исключая доступ третьих лиц, а также осуществление архивирования личных дел уволенных сотрудников;

— возможность создания негативных последствий для работников предприятия в настоящем и будущем времени. Речь идет об утрате документов личного дела, трудовых книжек. Отсутствие указанных документов в последующем может негативно отразиться на оформлении пенсии бывшими сотрудниками или же на оформлении иных видов документов, для которых требуется представление копии трудовой книжки, приказа о приеме и прочие документы личного дела работника. Утеря данных документов в большинстве случаев все же не фатальна: документы можно постепенно восстановить. Однако создание проблем и для предприятия, и для его работников (нынешних или прошлых) не задача и цель работы секретаря. Это серьезный проступок.

Меры воздействия:

1) наказание в соответствии со ст. 192 ТК РФ без увольнения. Для применения наказания за разглашение служебной, коммерческой тайны, помимо соблюдения процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности, должны быть жесткие основания для наказания:

— наличие указания в должностной инструкции на обязанность секретаря обеспечить сохранность таких сведений;
— ознакомление секретаря под роспись с «Положением о коммерческой тайне», с «Положением о персональных данных на предприятии» и прочими локальными актами, закрепляющими особый режим охраны и передачи определенных сведений внутри самой организации и при общении со сторонними организациями;
— установление служебной проверкой наличия виновных действий (бездействия) со стороны секретаря, приведших к утрате документов;
— негативные последствия утраты документов;
— соответствие примененного взыскания тяжести проступка.

В противном случае примененное наказание может быть оспорено как не имеющее оснований для применения.

Пример из судебной практики: суд признал приказ об объявлении выговора работнику незаконным по основанию отсутствия доказательств относительно соответствия примененной меры наказания (выговора) тяжести проступка и по основанию отсутствия учета предшествующего поведения работника. Работником предприятия был утерян регистрационный документ, на восстановление которого требуется и время, и деньги (стоимость государственной пошлины и сборов). Работник добровольно признал свою вину и обязался возместить расходы по восстановлению документа. Тем не менее для административного органа, занимающегося повторной выдачей утраченных документов данного вида, работодателем был издан приказ об объявлении беспечному работнику выговора, с чем не согласился сам работник. Суд пришел к выводу, что выговор является чересчур жестоким наказанием за случайную утрату документа. А наложение дисциплинарного взыскания без учета тяжести проступка и степени вины работника является основанием для снятия дисциплинарного взыскания с работника (п. 53 постановления Пленума ВС РФ от 17 марта 2004 N 2). В связи с этим суд удовлетворил требования наказанного работника, признав приказ о наложении на работника дисциплинарного взыскания в виде выговора незаконным и подлежащим отмене (решение Хасынского районного суда Магаданской области от 09.02.2010 по делу № 2-28/2010);

2) увольнение по соответствующему основанию. В данном случае применимо основание для увольнения, предусмотренное п. «в» п. 5 части 1 ст. 81 ТК РФ, — увольнение за разглашение охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением трудовых обязанностей, в том числе разглашение персональных данных другого работника. Согласно п. 43 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» в случае оспаривания работником увольнения по подпункту «в» п. 6 части 1 ст. 81 ТК РФ работодатель обязан представить доказательства, свидетельствующие о том, что сведения, которые работник разгласил, в соответствии с действующим законодательством относятся к государственной, служебной, коммерческой или иной охраняемой законом тайне либо к персональным данным другого работника, эти сведения стали известны работнику в связи с исполнением трудовых обязанностей, и работник обязывался не разглашать такие сведения.

Полная статья в печатной версии журнала Секретарское дело и на сайте через 3 месяца

Источник: Секретарское дело