Л. Р. Фионова, Ю. М. Баранова, Пензенский госуниверситет
- Документы, регламентирующие работу секретаря
- Функции и задачи секретаря, решаемые в течение дня
- Организация работы с документами
- Фотография рабочего дня
Слово «секретарь» происходит от средневекового secretarius и первоначально означало доверенное лицо.
Профессия эта престижная, массовая и в то же время большинству представляющаяся совсем не трудной. Хотя впечатление о легкости является обманчивым. Секретарь должен быть профессионалом в своем деле, иначе формируется плохая репутация организации, страдает руководитель, для помощи которому и введена секретарская должность.
Хороший секретарь является не только первым помощником руководителя, облегчающим исполнение его сложных обязанностей. Будучи посредником между руководителем, с одной стороны, и посетителями и сотрудниками — с другой, секретарь должен создавать благоприятную атмосферу делового общения. Грамотно и своевременно обрабатывая документы, он создает необходимые условия для эффективной управленческой деятельности.
Все это требует немалых знаний и умений. Это понимают руководители, заказывающие соответствующим специалистам проведение курсов и семинаров для секретарей, секретарей-референтов, инспекторов.
Квалифицированный секретарь — надежная плотина в потоке сиюминутных дел. Он должен со знанием дела управлять посетителями, деловыми бумагами, всеми видами офисной техники, принимать мелкие управленческие решения в соответствии со своей компетенцией. От того, насколько юридически грамотно будут составлены и оформлены документы, проходящие через секретаря, организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.
Пензенское ЛПУ МГ (Пензенское линейно-производственное управление магистральных газопроводов) является филиалом ООО «Волготрансгаз». Пензенское ЛПУ МГ (районное управление) было создано в 1961 г.
На рис. 1 представлена организационная схема филиала ООО «Волготрансгаз» Пензенское ЛПУ МГ.
В филиале ООО «Волготрансгаз» Пензенское ЛПУ МГ существуют организационные документы, регламентирующие как деятельность организации в целом, так и деятельность отдельных сотрудников, в том числе и секретаря — помощника руководителя.
Полная статья в печатной версии журнала Секретарское дело и на сайте через 3 месяца
Источник: Секретарское дело