Ни для кого не секрет, что в основе грамотного подхода к управлению персоналом лежит планирование деятельности компании и четкое распределение целей, задач, функций и ответственности за результат между сотрудниками организации. Поэтому при отсутствии инструмента, способного обеспечить эффективное распределение обязанностей и ответственности, управление персоналом осуществляется по принципу «сходи туда, не знаю куда, сделай то, не знаю что».
На самом деле базисный инструмент управления персоналом присутствует практически в каждой организации — это пакет должностных инструкций. Но, к сожалению, часто возможности этого инструмента недооцениваются: папка с должностными инструкциями лежит в забытом всеми месте и никак не способствует постановке эффективной работы в компании.
Как разработать должностную инструкцию, чтобы она стала реальным инструментом, помогающим в постановке системы управления персоналом? Об этом поговорим с нашими экспертами, на своем опыте они убедились в эффективности должностных инструкций и знают ответ на данный вопрос.
«СД»: Почему в некоторых компаниях должностные инструкции не работают?
Елена Макарова, директор консалтинговой компании «Эдванс»:
— Часто имеющиеся в организации должностные инструкции не соответствуют действительности, они составлены формально для случаев проверки внешними инстанциями, и, как правило, инструкции составляют работники служб, далекие от реального функционала, выполняемого специалистами.
В условиях современного бизнеса нет смысла пользоваться подобными инструкциями, потому что любая компания имеет свою специфику, что отражается на задачах и функциональных обязанностях персонала. Каждое действие, описанное в должностной инструкции, должно давать определенный результат. Если в должностной инструкции не отражены особенности бизнеса, нет понимания, что является результатом, не понятно, кто пользователь такой инструкции и кто отвечает за показатели работы, соответственно, инструкция не работает.
Михаил Толстогузов, директор ООО «Сади Рус» (FiatGroup):
— В иностранных компаниях очень активно используются прописанные к должности требования по функционалу и компетенциям сотрудников. Причем в иностранных крупных компаниях требования должностных инструкций соблюдаются строго. Настолько строго, что могут возникать ситуации, как в анекдоте, в котором вдоль улицы идут два рабочих с лопатами, один из них яму роет, второй зарывает, на вопрос: «Зачем один роет, второй тут же зарывает?» — следует ответ: «Я не второй, я третий, второй заболел, он должен был деревья сажать».
То есть в крупных иностранных компаниях люди строго следуют инструкциям, и это даже иногда мешает. Нельзя ставить должностные инструкции в «абсолют», думать только о выполнении прописанных обязанностей, не учитывая результат. Когда за соблюдением процесса теряется нацеленность на результат, возникают проблемы.
Чаще всего проблема даже не в самих должностных инструкциях, а в тех людях, которые ими пользуются, в отношении исполнителей к выполнению своих обязанностей, в отношении руководителей, которые должны отвечать за результат и следить за соблюдением инструкций.
Ольга Ладина, директор по персоналу компании Kaskad-Forever:
— Если организация использует типовые инструкции, которые не отражают основные задачи работников данной должности, направленные на достижения главной цели (миссии) организации, такие инструкции не работают в полном объеме.
Елена Пятаева, начальник балахнинского отделения ОАО «НТЭК»:
— Должностные инструкции не работают, когда не совпадают с системой мотивации или вообще к ней никак не привязаны. Иногда они попросту не доведены до сотрудников, наивно ожидать в таких случаях, что должностные инструкции будут работать.
Елена Царькова, исполнительный директор ООО «Компания Бонек», премиум-партнер концерна Henkel:
— На мой взгляд, это происходит по нескольким причинам:
1. Потому что должностная инструкция должна быть живой, а не типовой, как чаще всего это бывает. Она должна отражать реальные зоны ответственности сотрудника, его полномочия и ограничения в принятии решений, а также в виде приложений содержать основные алгоритмы действий сотрудника. Тогда и для сотрудника, и для компании это становится хорошим инструментом в работе, а не мертвым, подписанным для галочки документом.
2. Должностная инструкция, так же как и бизнес-процессы в компании, должна претерпевать периодические изменения. А чаще всего компания, разработав инструкцию один раз и подписав ее с сотрудником, не отражает в ней в дальнейшем внесенные в бизнес-процессы изменения, и, следовательно, должностная инструкция перестает работать.
Евгений Егоров, кандидат экономических наук, заведующий кафедрой менеджмента ФГБОУ ВПО «Нижегородский государственный университет им. К. Минина», директор ООО «Сталкер Нижний Новгород»:
— Формальный подход к составлению должностных инструкций, когда работодатели пользуются типовыми инструкциями, не соответствующими внутренней и внешней среде компании, приводит к тому, что инструкции не работают. Хочется отметить, что многое зависит и от отношения к должностным инструкциям самого работодателя. Если работодатель хочет, чтобы инструкции работали, он сделает все возможное и они будут работать; если работодатель относится формально, инструкции работать не будут.
«СД»: Как часто в Вашей компании обращаются к должностным инструкциям? В каких случаях, с какой целью они используются?
Елена Макарова:
— Должностные инструкции позволяют нам оценивать эффективность бизнес-процессов компании и своевременно реагировать на нарушения. Кроме этого, мы опираемся на должностные инструкции при принятии кадровых решений — например, решений о приеме сотрудника в штат, о премировании и депремировании работников.
Михаил Толстогузов:
— Должностная инструкция — это в первую очередь инструмент эффективного распределения обязанностей, кроме того, должностная инструкция помогает стимулировать деятельность и делегировать полномочия в случаях отсутствия основного работника.
Ольга Ладина:
— В нашей компании обращаются к должностной инструкции при подборе персонала, учитывая знания, навыки и умения претендента, при разработке локальных нормативных актов (регламенты работы, положения о структурных подразделениях и т. п.), с целью решения трудовых споров, при адаптации работника к новой должности. Цель разработки должностной инструкции — максимально использовать потенциал работника для решения задач организации.
Елена Пятаева:
— У нас должностная инструкция — это основа для оценки результатов работы сотрудников, при помощи должностной инструкции мы можем принять решение о продвижении работника по должностной лестнице или необходимости повышения уровня его квалификации. Должностная инструкция помогает разрешать дисциплинарные проблемы, мы опираемся на нее для обоснования мер демотивации и поощрения, избегая при этом субъективного подхода в оценке действий сотрудника.
Елена Царькова:
— Чаще всего мы используем должностные инструкции с целью коррекции поведения при невыполнении и (или) недобросовестном выполнении сотрудником своих должностных обязанностей. Также мы опираемся на положения должностных инструкций при подборе персонала и принятии решений о необходимости в обучении.
Евгений Егоров:
— В государственных структурах к должностным инструкциям обращаются нечасто, отсутствует эффективная система установленных взаимоотношений между работодателем и работником через документы, соответственно, возникает мало поводов для использования инструкций. В основном об инструкциях вспоминают, когда появляются спорные ситуации по поводу должностных обязанностей сотрудников. Это не совсем правильно, должностная инструкция должна быть базисом для системной работы с сотрудниками.
В нашей компании должностные инструкции включены в решение задач большинства процессов работы с персоналом, начиная от процесса поиска нужных сотрудников и заканчивая процессами мотивации. Мы дополнили должностные инструкции «Профилем должности», подробно раскрывающим требования к компетенциям и показателям работы персонала на разных временных этапах деятельности в организации. Должностные инструкции и профили должности легли в основу системной работы с людьми в компании.
«СД»: В связи с чем Вам пришлось заниматься разработкой должностных инструкций?
Елена Макарова:
Полная статья в печатной версии журнала Секретарское дело и на сайте через 3 месяца
Источник: Секретарское дело