Инна Алексеева, генеральный директор PR Partner
Мы в PR Partner ввели первые регламенты примерно 3 года назад, когда в компании стало работать более 10 человек. Сейчас нас 30, стандарты и регламенты позволяют сделать нашу работу более эффективной, быстрой, предсказуемой. К примеру, у нас есть регламент по организации командировки, по заказу корпоративного такси, по работе в «опен спейс», по отчетности после встречи с клиентом и пр. Также мы используем в пиар-агентстве много чек-листов и брифов ПР коммуникации с клиентами, это позволяет нам свести к минимуму риски возможных ошибок.
В основном регламенты в нашей компании направлены на объяснение азов корпоративного поведения новичкам и на повышение эффективности работы с клиентами. Чтобы не объяснять одно и то же устно, есть регламент: читаешь его и делаешь выводы. Когда компания быстро растет, ей необходимы регламенты, чтобы быстрее внедрить нормы и стандарты поведения сотрудников, ведь именно сотрудники через свое поведение формируют имидж компании.
Очень хорошая вещь для обучения регламентам новичков — Книга нового сотрудника. В ней содержится информация о структуре компании, миссии, целях, а также самые используемые регламенты. К сожалению, по нашим внутренним оценкам, только 10 % российских компаний делают такие книги (и зря обходят вниманием!).
Компании, которые смотрят только на регламенты, могут упускать какие-либо бизнес-возможности, здесь надо вовремя анализировать актуальность регламентов, не бояться вносить корректировки. К примеру, если 70 лет назад в вашей компании было принято, чтобы секретарь, снимая трубку, говорил «Здравствуйте, товарищ!», то важно не просто следовать регламенту, а смотреть: актуален ли регламент сегодня? Боюсь, в большинстве фирм сейчас обращение «товарищ» будет выглядеть архаизмом. Компании, у которых совсем нет регламентов, а таких также полно, — это компании без предсказуемого развития. Допустим, для семейного ресторана из 5 сотрудников отсутствие стандартов — это норма, а вот для сети кафе из 10 точек с 200 сотрудниками — серьезный недостаток, который обязательно отпугнет инвесторов. Все хотят предсказуемости, следования нормам, запланированности, стандартизации, а именно это и гарантируют регламенты.
Источник: Секретарское дело