Социальные сети для секретарей: как использовать интернет-сообщества для работы
Использование социальных сетей — это самая популярная в мире интернет-активность. Человек с помощью них реализует свою тягу к общению, знаниям и развлечениям, причем последнее занимает ведущие позиции, что не может радовать работодателей: многие сотрудники вместо полезного труда на рабочем месте штудируют «ВКонтакте» или «Одноклассники» в поисках развлекательного контента, именно поэтому в большинстве компаний социальные сети находятся под запретом. Однако не стоит сгоряча закрывать доступ: социальные сети могут быть полезны для компании.
Политика компании
В политику компании может быть включен пункт о запрете на социальные сети. Спорить о том, хорошо это или плохо, можно долго и бурно. «Всегда будет две стороны, как ни крути, — говорит Виктория Чернова, офис-менеджер переводческой компании Palex. — Мне кажется, интернет-политика компаний зависит от двух основных факторов: специфики деятельности и лояльности руководства. В любом случае закрытие каких-либо порталов не уменьшит уровень бездеятельности сотрудников, если таковой имеется, поэтому я не приветствую каких-либо ограничений в целом и закрытие доступа к соцсетям в частности. Другой вопрос, что полезного и нужного для работы могут найти сотрудники на том же «Фейсбуке» «ВКонтакте» или Instagram».
Ольга Симонова, специалист по внутрикорпоративным коммуникациям издательского дома «МедиаЛайн», делится своим видением: «Сейчас, когда многие тихие офисные сотрудники, мирно сидящие в дальнем углу за принтером, неожиданно для их руководства становятся звездами Facebook, эта проблема неизбежно приобретает остроту. Активность в социальных сетях незаметно отъедает час-другой рабочего времени. Это не может не снижать общую эффективность компании. Вседозволенность в пользовании социальными сетями среди рядовых сотрудников часто вызывает негативные оценки со стороны топ-менеджмента в связи с тем, что при недостаточной мотивации сотрудников отзывается стабильным падением рабочей дисциплины, а для крупных корпораций может нести еще и риск раскрытия коммерческой информации. Например, в рамках последних исследований компании Ping Identity, 30 % офисных работников Великобритании обещают сохранять корпоративные логин и пароль Facebook в тайне. Остальные 70 % готовы без угрызений совести продать корпоративные логин и пароль за 1–50 фунтов.
В своей работе мы придерживаемся убеждения, что правила нужны всегда. Их наличие, желательно зафиксированное в виде регламентов, дисциплинирует коллектив и повышает эффективность труда, но когда речь заходит именно о необходимости ограничений доступа в социальные сети, мнения коллектива и руководства достаточно часто разделяются на диаметрально противоположные».
«Исходя из своего предыдущего профессионального опыта, — делится Леонид Пирогов, директор департамента маркетинга и общественных связей ГК «Тоджиро», — могу отметить, что во многих фирмах существует практика запретов на свободное перемещение по Всемирной паутине. Данная тенденция пришла к нам из западных компаний вместе с их многочисленными бизнес-моделями и практиками. Этим и объясняется то, что чем крупнее российская компания, тем больше в ней присутствует ограничений, запретов и корпоративных правил. Мы порой не думая копируем все методы построения бизнеса, о которых нам рассказывают на различных тренингах и семинарах. Но это все показано на примере иностранных компаний, кстати, не всегда современных, и уж точно без учета российского менталитета.
Уверен, что сегодня нет смысла пытаться в приказном порядке запрещать пользование соцсетями. Объясню, почему я так считаю.
Во-первых, на Западе бум соцсетей произошел на много лет раньше, чем у нас. Это была новинка, бизнес обеспокоился появлением открытого онлайн-канала. А как же защищать корпоративные данные, как контролировать эффективность работы сотрудника, снабженного компьютером? Проще использовать запреты и производить блокировку тех или иных сайтов и осуществлять наблюдение за онлайн-активностью персонала. Думаю, что подход с запретами в большинстве компаний уже не нужен и малоэффективен. Следующими пунктами объясню почему.
Во-вторых, сегодня у половины сотрудников есть возможность выхода в Интернет через свои электронные гаджеты — сотовые телефоны, ноутбуки и планшетники. Контролировать сетевую активность личных устройств намного сложнее. Не лучше ли разрешить, но приглядывать? И заметив, что у сотрудника есть лишнее время для досуга, просто увеличить нагрузку.
И третий аргумент в защиту соцсетей. Они могут быть чрезвычайно полезны в решении бизнес-задач. Я знаю, что существует практика использования соцсетей для сбора данных специалистами по персоналу, безопасности, а лично мне много раз удавалось с помощью соцсетей решать коммуникационные задачи».
Социальные сети как добро
Так чем же может быть полезен Интернет и социальные сети в частности? «Интернет для нашего издательского дома — огромный ресурс, где можно найти практически любую информацию, — говорит Ольга Симонова. — При создании текстов или разработке дизайна очень часто требуется уточнить данные или получить превью иллюстрации. Одна из ключевых корпоративных ценностей компании — оперативность, и мало какой ресурс получения информации может в этом сравниться с Интернетом, поэтому для сотрудников издательства Интернет — это один из ключевых рабочих инструментов, причем стоит отдельно отметить, что рабочими инструментами мы считаем не только рабочую почту и файлообменники, но и новостные ленты, фотобанки и социальные сети, в которых очень удобно поддерживать связь с клиентами».
С тем, что социальные сети — это не только юмористические картинки и смешные ролики, согласна и Виктория Чернова. По ее мнению, большим плюсом соцсетей является человеческий ресурс: «Люди разных профессий, разного рода занятий, имеющие полезные связи и интересные знакомства, постоянно либо достаточно часто находятся онлайн, что позволяет за короткое время получить ответы на вопросы, не свойственные твоей работе, но необходимые по ходу ее выполнения. Например, вместо обзвона 10 фотомастерских ты можешь написать знакомому фотографу, который подскажет тебе, где дешевле всего напечатать фотографии с корпоратива. То же самое касается поиска бизнес-тренеров, праздничных агентств, флористов, портных и т. д. Зачастую соцсети предлагают более креативных по исполнению и гибких по стоимости подрядчиков. И еще интересный момент: бывает, что, для того чтобы переварить какую-либо информацию, надо отключить голову, и тут соцсети работают так же безотказно. Кажется, они отвлекают, но в итоге помогают принять решение. В конце концов, они вдохновляют, в том числе и на работу».
Итак, полезность социальных сетей для секретарей, офис-менеджеров и помощников руководителей несомненна. Попробуем систематизировать плюсы нахождения в рабочее время и по рабочим вопросам в социальных сетях.
1. Помощь коллег.
Социальные сети — это, по сути, клубы по интересам, в том числе профессиональным. В группах и сообществах можно обсудить важные рабочие моменты и тонкости делопроизводства, а также попросить помощи у более опытных коллег. Например, в популярной сети «ВКонтакте» есть группа «Клуб секретарей, которые решают!», где состоят почти три с половиной тысячи человек. В разделе «Обсуждения» создана в числе прочих тема «Помогите начинающим» с таким вводным текстом:
Здравствуйте, я у вас новенькая. Да и в этой профессии я новенькая — работаю всего 2 недели, училась на другую профессию. Помогите советами, как и что лучше делать, с чего начинать? Что вообще входит в ваши обязанности (я понимаю, что у всех начальников свои требования, но они не должны сильно отличаться). Мне вот еще нужно создать журнал, куда я буду записывать, кто и когда должен подготовить какой-либо документ. Как его вести?
Похожие сообщества есть и в «Одноклассниках» — например, «Моя профессия — секретарь». «Клуб секретарей» есть и в социальной сети «Мой мир», так что без помощи коллег вы явно не останетесь!
2. Организация мероприятий.
Офис-менеджеры и помощники руководителей, которым часто по работе приходится организовывать мероприятия, в социальных сетях могут найти, во-первых, множество идей. Не хватает фантазии написать сценарий корпоративного праздника? Нужны идеи для очередного тимбилдинга? Требуется сочинить поздравление юбиляру? Все эти задачи легко решить через социальные сети. Так, «ВКонтакте» может помочь группа «Сценарии праздников», «Одноклассники» порадуют вас сообществом «Лучшие поздравления и пожелания», «Мой мир» — группой «Поздравление на любой вкус». К различным датам и дням в группе «Фейсбука» «Открытки к празднику» можно выбрать самые разные картинки: администраторы группы подбирают фотографии и рисунки «по поводу», будь то Всемирный день шоколада, День ВМФ или День независимости Аргентины.
Во-вторых, юбилярам офиса можно с легкостью найти подарок: групп наподобие «Подарки на любой вкус» масса. Например, сообщество «Подарки.ру» на «Фейсбуке», группа «ВКонтакте» «УДИВИ — блог про самые необычные подарки» — выдадут вам множество идей, что подарить. Иногда в специализированных группах проходят акции с партнерами-магазинами, и можно получить выгодное предложение, таким образом даже сэкономив деньги компании.
Наконец, социальные сети помогут организовать любое мероприятие. Вам нужен подрядчик на проведение дня рождения компании? Или у директора свадьба и он хочет сделать отдельное мероприятие для сотрудников? А может быть, вам поручили найти тех, кто организует тимбилдинг? Естественно, эти задачи выполнимы через те же социальные сети. Почти все серьезные компании обзавелись брендированными страницами в соцсетях — там вы можете почитать отзывы, найти тех людей, кто был клиентом подрядчика, посмотреть фотографии и задать вопросы в режиме онлайн. Опять же, на волне популярности social media marketing, компании стремятся активно привлекать аудиторию в свои группы, а значит, проводят различные акции, которые помогут вам оптимизировать расходы.
3. Поиск сотрудников.
В небольших компаниях на офис-менеджеров и тем более личных помощников часто возложены дополнительные полномочия, такие как, например, поиск сотрудников, при этом дорогой доступ к известным базам соискателей наподобие HeadHunter или SuperJob закрыт, приходится придумывать варианты… Алгоритм поиска сотрудников может быть следующим:
а) вы размещаете объявление о вакансии на странице своей группы (правда, этот способ используют в основном крупные компании, имеющие достаточное число подписчиков);
б) вы размещаете объявление о вакансии на своей странице и просите друзей перепостить и лайкнуть сообщение — его в итоге увидят друзья друзей и т. д., шанс найти нужного человека серьезно увеличивается;
в) вы размещаете объявление о вакансии в группах по поиску работы. Например, «ВКонтакте» есть группы по городам с названием «Вакансии для хороших людей», где компании могут искать персонал;
г) вы размещаете объявление о вакансии в профессиональных группах. Допустим, вы ищете PR-специалиста, тогда ваш путь напрямую лежит в группу «Фейсбука» «PR_Russia». За сейлзом можно отправиться в группу «ВКонтакте» «В помощь менеджеру по продажам» и так далее.
Также в социальных сетях удобно искать «разового» работника — например, провести фотосессию, набрать текст или перевести инструкцию. Особенно стоит заметить, что социальные сети располагают к открытому общению, компания показывает себя как открытое сообщество, стремящееся к новому и идущее на диалог, а значит, велик шанс найти общий язык с нужными людьми!
4. PR и реклама компании.
Бум социальных сетей породил новое явление — social media marketing, или маркетинг в социальных сетях. Одна за другой рождаются группы компаний в «Одноклассниках», «Фейсбуке», «ВКонтакте» и более мелких социальных сетях. Бренды стараются всеми способами завоевать внимание аудитории — через собственные группы и группы партнеров, а также просто через площадки по интересам. Представители компаний вовлечены в диалог с потребителем — только так можно завлечь потребителя в ряды поклонников. Не у каждой компании найдется бюджет на собственного пиарщика или интернет-маркетолога. Понятно, что эту функцию в большинстве случаев повесят на секретаря или офис-менедежера. Лучше вообще не вести группу, чем вести эпизодически и как попало. Начинать можно с малого: внедряться в профессиональное сообщество (например, если вы продаете тренажеры или спортивную одежду, то стоит вступить в группу любителей фитнеса и поддерживать дискуссии, ненавязчиво упоминая название компании; понятно, что речь не идет о прямой рекламе в таких группах!). Параллельно можно изучать профессиональные сообщества, такие как Digital Marketing в «Фейсбуке» или «Яркий интернет-маркетинг» «ВКонтакте», чтобы в будущем открыть собственную группу, избежав традиционных ошибок.
5. Учеба.
Учиться можно всю жизнь. Век современных технологий вывел обучение на новый уровень: знания доступны несколькими щелчками мышки. В моменты, когда нет срочной работы, можно переключить внимание на обучение — новые знания еще никому и никогда не мешали. В социальных сетях — учить языки (созданы десятки платных и бесплатных приложений на разных сайтах), совершенствовать навыки работы в графических редакторах или, допустим, развивать память. Так, в группе «ВКонтакте» «25 час. Экстремальный тайм-менеджмент» можно работать над такими навыками, как планирование времени, для этого администраторы выкладывают множество полезной информации, ссылки на книги и обучающие ролики. А в группе «Визуальный английский» легко учить иностранные слова, а также найти напарника для диалогов.
Правила поведения
Открытость на рабочем месте доступа в социальные сети не должна подразумевать вседозволенность. Компаниям нужно заботиться о своем имидже, а поскольку сотрудники — это носители имиджа, необходимы правила поведения в интернет-пространстве.
«Основное правило нашего издательства: «Мы работаем в клиентском бизнесе», — объясняет Ольга Симонова. — Наши клиенты — это такие же посетители социальных сетей, как и наши сотрудники, поэтому, добавляя заказчиков в друзья на «Фейсбуке» или даже просто открывая свою страницу для общего доступа, каждый сотрудник издательства обязан помнить о том, что является публичным лицом компании. Это касается всех сотрудников издательского дома. И если мы используем Интернет как рабочий инструмент, то обязаны соблюдать деловой этикет. Публикация фотографий, предназначенных для узкого круга друзей, обсуждение решений руководства или поведения заказчиков — категорически недопустимы. И если подобное поведение сотрудников может привести к материальному или репутационному ущербу компании, то провинившегося ждет административная ответственность».
Леонид Пирогов добавляет к этим правилам еще несколько пунктов: «Не выноси на всеобщее обозрение корпоративную информацию, не обсуждай действия руководства, не комментируй информацию о компании, попавшую в СМИ (без согласования). Ну и конечно, не ставь кол под фотографией с изображением любимого бобтейла своего шефа, пользуясь вымышленным ником. Шутка.
Можно даже создать регламент поведения сотрудников в социальной сети, где будут прописаны рекомендованные соцсети и профессиональные группы. Сейчас многие компании представлены в различных интернет-сообществах, и поддержка сотрудников пойдет только на пользу. На самом деле мир Интернета не ограничивается популярной пятеркой сайтов: «Фейсбук», Twitter, «ВКонтакте», «Одноклассники» и «Мой Круг». Есть MySpace, Livejournal и другие.
Социальные сети могут быть полезными. Есть наполненные игровым и развлекательным контентом, а есть сугубо профессиональные — для врачей, строителей, бизнесменов, да для кого угодно! Компании остается только выбрать интересные для себя, для своего имиджа и для необходимой полемики подходящие виртуальные площадки и не мешать присутствовать на них сотрудникам». Яна Харина
Источник: Секретарское дело