Аутсорсинг — это показатель зрелости компании, потому что работа с аутсорсинговыми проектами требует высокой культуры управления и оптимизации процессов. Именно об этом в интервью говорит Сергей Тиунов, генеральный директор аутсорсингового подразделения BDO.
— Как компании приходят к необходимости аутсорсинга конкретных процессов?
— Для того чтобы понять, нужен ли предприятию аутсорсинг, необходимо взвесить все преимущества и недостатки аутсорсинга и понять, что именно компания приобретет с переходом на такую модель работы. Аутсорсинг — это передача на обслуживание внешнему поставщику непрофильных процессов компании, причем ключевое слово здесь «процессы», то есть речь идет о постоянных, повторяющихся действиях. Кроме того, очень важно, что эти процессы непрофильные. Нельзя отдать на аутсорсинг принятие решений или разработку идей, ради которых покупают вашу продукцию, но вы можете отдать на аутсорсинг то, в чем не являетесь экспертами, то, что другие люди могут сделать лучше. Спектр непрофильных функций очень широк: начиная от бухгалтерии, юридических услуг, кадрового администрирования, организации питания и развлекательных мероприятий и заканчивая производством. В настоящий момент аутсорсинг принимает настолько крупные масштабы, что все больше компаний отдают внешнему поставщику все, кроме управления продуктом, брендом и персоналом.
Например, половина крупных производителей одежды и аксессуаров не имеет собственных производств и отдает свои лекала фабрикам в странах с дешевой рабочей силой. Другой пример: производители компьютерной и цифровой техники. Apple не делают свои гаджеты самостоятельно, а компьютеры Asus и Fujitsu зачастую собираются на одних и тех же заводах, потому что у компаний нет необходимости держать собственное производство и компании оставляют за собой разработку идеи, дизайна продукта, выработку основных selling points, а потом на основе жестких соглашений передают воплощение этой идеи внешнему подрядчику. В результате выгоду получают все. Подрядчик получает деньги за работу, а заказчик — экономию на производстве, потому что самостоятельная сборка обходилась бы дороже. Кроме того, как всегда, основными плюсами аутсорсинга остаются: отсутствие лишних расходов на персонал и головной боли, связанной с этим, затрат на выполнение задач, в которых компания слабо разбирается, а в определенных случаях — снижение рисков. В итоге аутсорсинг дает экономию времени, ресурсов и денег.
— Какие основные ошибки совершают компании при переходе на аутсорсинг и как избежать этих ошибок?
— Распространенная и грубая ошибка — это отсутствие четкого руководства проектом: неумение определить спонсора и руководителя проекта; отсутствие четко выстроенной коммуникации, когда подрядчика вовремя не ставят в известность о важных событиях или особенностях проекта. Из-за этого могут возникать сложности при совместной работе, а кроме того, без полной информации провайдер не способен оценить объем планируемых услуг и предоставить заказчику адекватные данные о предполагаемых затратах на эти услуги.
Еще одна проблема — недостаточная коммуникация внутри компании, неумение руководства донести до сотрудников информацию о том, какие проекты и в какие сроки передаются на аутсорсинг, почему это важно для компании и какие изменения в жизни сотрудников это повлечет за собой. Необходимо заранее готовить свой персонал к переходу на аутсорсинг, поскольку иначе можно столкнуться с заметным сопротивлением новым проектам со стороны рядовых сотрудников предприятия.
Для того чтобы избежать большинства ошибок, важно помнить о нескольких основных правилах. Прежде всего, необходимо выделить и описать процесс, который вы собираетесь передать на аутсорсинг. Это необязательно делать самостоятельно, в данном вопросе вам сможет помочь поставщик. Важно рассчитать не только затраты на услуги провайдера аутсорсинговых услуг, но и провести комплексный анализ всех потенциальных изменений в компании, связанных с переходом на аутсорсинг. У вас сократятся затраты на персонал, на его содержание, на оборудование рабочих мест, снизятся некоторые риски (например, в случае с аутсорсингом бухгалтерии — риски при налоговых проверках). При этом появятся расходы на аутсорсинг, необходимы будут вложения средств и времени в проведение анализа и оптимизации некоторых процессов до перехода. Появится ответственность за определенные участки этих процессов, без которых невозможна работа с аутсорсером. Например, предоставление провайдеру необходимой информации в нужный срок и т. п.
Также необходимо определить и четко разграничить ответственность каждой из сторон договора об оказании аутсорсинговых услуг — в дальнейшем это сильно упростит взаимодействие с поставщиком и поможет при возникновении сложных ситуаций.
И наконец, важно правильно выбрать руководителя аутсорсинговой команды, с которой планируется работать, причем как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика. Со стороны провайдера это должен быть специалист, который будет в курсе всей работы и с которым, возможно, вашим сотрудникам придется часто общаться при решении важных вопросов, а потому наладить контакт и заранее понять, с кем вам предстоит взаимодействовать, действительно важно.
— Как не ошибиться при выборе подрядчика?
— При выборе поставщика нужно ориентироваться на опыт компании-подрядчика в выбранной сфере. Обязательно запросите рекомендации других заказчиков. Нужно выяснить, умеют ли сотрудники аутсорсера работать с распределенными командами, попытаться оценить уровень качества услуг. Для этого необходимо знать, сертифицирована ли компания по различным стандартам качества, насколько развито в ней управление проектами, персонал с какой квалификацией она готова предоставлять. Несмотря на то что одной из важных причин перехода на аутсорсинг является экономия и стоимость услуг при передаче тех или иных процессов подрядчику, безусловно, важна, нельзя жертвовать качеством в угоду цене.
— Многие компании опасаются перехода на аутсорсинг. Чего именно они боятся?
— Действительно, аутсорсинг несет в себе некоторые потенциальные риски, например информационные: такие как утечка персональных данных, коммерческой информации и информации о внутренних процессах в компании. Но это все заранее регулируется договором с подрядчиком. И если вы внимательно изучили договор и учли в нем все возможные риски — вы таким образом обезопасили себя от них.
Кроме того, работа с аутсорсинговыми проектами требует более высокой культуры управления и оптимизации процессов.Таким образом, умение управлять процессами и готовность передавать их на аутсорсинг свидетельствует о зрелости компании.
— Как правильно «договориться на берегу» о прекращении аутсорсинга в ситуациях с большими вложениями в основные средства?
— Все условия сотрудничества прописываются в договоре между заказчиком и аутсорсинговой компанией, а также в соглашении об уровне услуг (SLA или Service Level Agreement) до начала сотрудничества. В этом документе оговаривается каждый нюанс, начиная от времени реакции на запрос клиента и заканчивая тем, какая информация не подлежит разглашению, какая информация и каким образом будет передана заказчику в случае расторжения договора и т. д.
— Что бы Вы посоветовали тем, кто решил встать на путь аутсорсинга?
— Уделять больше внимания управлению проектами в компании.
Справка о спикере
Сергей Тиунов
Генеральный директор аутсорсингового подразделения BDO.
Окончил физический факультет Новосибирского государственного университета, имеет диплом MBA Европейского института международного менеджмента (Париж). Получил степень Executive MBA при Лондонской торговой палате.
С 1993 года занимал руководящие должности в компаниях, предоставляющих услуги аутсорсинга бизнес-процессов. С 2005 года возглавляет аутсорсинговое подразделение BDO. Является сопредседателем Russian IAOP Chapter.
О компании
Аутсорсинговое подразделение группы BDO в России занимается оказанием услуг по обслуживанию бизнес-процессов в области финансов и управления персоналом.
Компания является частью группы BDO, одной из пяти крупнейших мировых организаций в сфере аудита и консалтинга. Группа работает более чем в 135 странах, ее штат превышает 48 000 сотрудников.
Компания работает на российском рынке с 1992 года. Год основания BDO International — 1963.
В настоящее время в портфеле аутсорсингового подразделения BDO насчитывается более 230 клиентов — представителей крупного и среднего бизнеса. В компании работает более 250 высококвалифицированных специалистов в области бухгалтерии, налогов, учета и права.
Аутсорсинговое подразделение BDO обладает сертификатом качества ISO 9001:2008. Профессиональные риски компании застрахованы в ОАО «Росно» в соответствии с требованиями международной сети BDO.
Связь со спикером через пиарщика: L.Snarskaya@bdo.ru, Лидия Снарская
Беседовала Елена Колтунова, 4metka@gmail.com