Из зарубежной практики в управлении электронном документооборотом профессор М. Ларин приводит примеры прогрессивного опыта нескольких стран, указывая на важность государственного регулирования данных вопросов. Например, в феврале 2011 года Национальный архив США подготовил документ «Об управлении государственными документами в облачной среде, а Барак Обама издал специальный Меморандум «Управление государственными документами» — это начало реформирования политики управления документами и одновременно ориентир для других государств.
Об исторической важности документов говорит в статье «Жизнь документа» член-корреспондент РАН В. Козлов. Он утверждает, что документ является феноменальным продуктом человеческой цивилизации, свидетелем прошлого, и ставит документ на один уровень с такими изобретениями человечества, как колесо или часы. На основе своего анализа автор пишет, что жизнедеятельность государства, общества, человека в нашей стране регулируется не менее чем пятью тысячами видов и разновидностей документов, «живущих» в пространстве и времени по особым законам.
О конференциях в сфере ДОУ и электронного документооборота в 2012 году рассказывает доцент РГГУ Ю. Кукарина. «Внедрение электронного документооборота делает данную область еще более актуальной и привлекает специалистов в области информационных технологий»,— отмечает автор. Наряду с профессиональными конференциями проводятся и новые интересные мероприятия, например: в конце марта в Москве впервые состоится Международная научно-практическая конференция, посвященная памяти профессора Т. Кузнецовой.
Памяти Татьяны Вячеславовны Кузнецовой посвящена публикация, подписанная коллективом кафедры документоведения РГГУ, где на протяжении 30 лет вела свою научную и преподавательскую деятельность Т. Кузнецова. Выдающийся ученый, творческая личность, Татьяна Вячеславовна многие годы также являлась главным редактором наших журналов — «Делопроизводство» и «Секретарское дело». 6 марта 2013 года ей исполнилось бы 80 лет…
Доктор технических наук Л. Фионова представляет читателям журнала алгоритм проведения документного аудита. Аудит возможен и в этой сфере — анализ порядка документирования на соответствие современным нормативным требованиям и методическим рекомендациям. Проводится на основе выборочного метода и начинается с группы организационных документов, как наиболее важных для работы всего учреждения, для них устанавливается самый высокий порог существенности.
Вопросы документирования канонизации святых в России затрагивает в своей статье кандидат исторических наук доцент РГГУ И. Топчиева и рассказывает о современной практике в нашей стране, приводя в качестве примера процедуру канонизации преподобного Симеона Псковско-Печорского. С официального благословления Духовного собора начинается собирание материалов о жизни и подвигах старца. Одним из важных документов являются характеристика и послужной список человека, причисляемого к лику святых. Все действия по канонизации обязательно документируются в соответствии с установленным порядком.
«В процессе реформирования уголовно-исполнительная система России должна приблизиться к европейским стандартам работы с осужденными»,— начинает разговор об особенностях документационного обеспечения работы с кадрами в ГУФСИН по Красноярскому краю к. ф. н. доцент Т. Закаблукова. В соответствии с разработанной до 2020 года Концепцией развития уголовно-исполнительной системы РФ количество преступлений среди бывших осужденных должно сократиться, с этой целью ведется работа с кадровым составом УИС, проводится тщательный отбор на службу по контракту, и конечно, необходимо соблюдать требования контракта в соответствии с нормативными актами РФ.
Как организовать документационное обеспечение деятельности районной нотариальной конторы — об этом можно узнать из статьи Т. Золотовой. Работа с документами в нотариальной конторе ложится на плечи секретарей приемной, которые должны руководствоваться строго установленными правилами делопроизводства, номенклатурой дел и инструкцией Минюста РФ. Все виды документов оформляются на бумажных носителях и имеют юридическую силу в отличие от их электронных копий.
Облачные технологии активно внедряются в процессы управления документированной информацией. Смогут ли облачные технологии стать эффективным инструментом в руках органов государственной власти? Таким вопросом задается в своей статье д. и. н. А. Ермолаева. В соответствии с указом президента, до 15 июля 2013 г. на федеральном уровне необходимо решить задачу по обеспечению доступа в сети Интернет к открытым данным, содержащимся в информационных системах органов государственной власти РФ, но для этого ранее принятые законы не должны препятствовать предоставлению государственных услуг в электронном виде.
Об эффективности программы «Электронное правительство» рассуждают сразу несколько авторов из Пензенского государственного университета. Программа направлена на повышение качества предоставления гражданам и организациям государственных и муниципальных услуг, т. е. с использованием электронных средств. Россия вошла в мировое информационное общество, в частности с ЭП, развитие которого в нашей стране очевидно: в прошлом году по этому показателю в рейтинге стран мира мы переместились с 59-го на 27-е место. Однако в целом Россия значительно уступает западному миру.
Компьютерные экспертные системы могут решать множество задач: диагностики, прогнозирования, планирования, обучения и т. д., а также применяться в документационном обеспечении управления. В некоторых случаях экспертные системы справляются с поставленными задачами лучше, чем люди, и способны обосновывать свои действия. Об особенностях создания, внедрения и эксплуатации экспертных систем рассказывается в материале доцента РГГУ В. Берестовой.
Авторы В. Слепова и Л. Фионова делятся опытом организации работы секретаря в самостоятельном хозрасчетном подразделении. Внутренние документы в основном состоят из приказов и распоряжений, примеры их оформления, а также ряда других документов наглядно представлены. Кроме того, приводится «Фотография рабочего дня» секретаря, где поминутно расписано выполнение всех технологических операций.
Каждый работник рано или поздно сталкивается с проблемой, когда нужно представить руководству письменное объяснение той или иной ситуации. Несмотря на то что такой документ составляется в произвольной форме, важность его для установления истины и применения дисциплинарного взыскания очевидна. Кандидат юридических наук И. Коссов объясняет, как в данном случае действовать в соответствии с законом. Например: по требованию работодателя работник в течение двух дней имеет право (но не обязан) написать объяснительную записку.
Вопрос о защите персональных данных работника поднимает в своей статье ведущий юрисконсульт К. Овсянникова. При их обработке работодатель должен учитывать, что помимо ТК РФ существуют и иные нормативные акты. В 2011 году нормы Закона «О защите персональных данных» ужесточились и обращений граждан по поводу нарушения этого закона, по сравнению с 2008 годом, стало почти в 30 раз больше, а следовательно, увеличилось и число проверок со стороны Роскомнадзора. Во избежание административной ответственности работодателю следует, в частности, разработать положение о защите персональных данных и ознакомить с ним работников, что называется, под роспись.
Защита персональных данных требуется и при использовании информационно-телекоммуникационных технологий для предоставления государственных и муниципальных услуг, о чем предупреждает в своей публикации к. т. н. В. Ищейнов. В соответствии с ФЗ № 210-ФЗ государственные и муниципальные органы при предоставлении услуг не имеют права требовать от обратившихся документы, которые могут получить самостоятельно из других ведомств. С 1 июля 2012 г. действует система СМЭВ для обмена документами.
Е. Бурова, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ, знакомит читателей с архивным законодательством, которое достаточно молодо в нашей стране: первый закон вышел в 1993 году, а современный ФЗ «Об архивном деле в РФ» был принят в 2004 году. Должностные лица, а зачастую и законодатели в других сферах плохо осведомлены об этом законе, к тому же его отдельные позиции трудно реализуются на практике. Создана Концепция развития архивного дела в РФ на период до 2020 года, а соответственно, должно быть закреплено нормативное единство делопроизводственной и архивной сфер.
Об информатизации архивного дела, а именно о создании электронного научно-справочного аппарата (НСА) как о новом этапе в развитии говорит доцент РГГУ Л. Афанасьева. НСА архивов — это совокупность описаний документов, помещенных в базы данных, автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска, и это действительно новый уровень архивоведения.
К исторической судебной практике и практике документирования деятельности приказов в учреждениях Московского государства ХVII века обращается в своей публикации доцент РГГУ М. Додонова. Никакого единообразия в устройстве приказов раньше не существовало, однако законодательство уже в те времена строго определяло ход и порядок движения судебных документов. Лишь в 1649 году была произведена регламентация судебной практики Московского государства в Соборном уложении, так появился основной свод законов — первый гражданский и уголовный кодекс московского периода нашей истории.
О том, как осуществлялось документирование в период Гражданской войны, рассказывает преподаватель ИАИ РГГУ Л. Париева. Тема эта изучена недостаточно ввиду отсутствия необходимых архивных документов: большое количество документов утрачено при отступлении Белой армии и уничтожено Красной армией, часть документов вывезена за границу. Тем не менее на основе имеющихся в фондах российских архивов материалов удалось восстановить картину документирования деятельности органов военного управления Белой армии адмирала А. В. Колчака.
И наконец, о Конгрессе Международного совета архивов, прошедшем в Австралии в августе прошлого года, можно прочитать в материале к. и. н. Н. Храмцовской. В Конгрессе принимали участие свыше тысячи человек из 95 стран мира. Многие выступающие, как отмечает автор публикации, говорили о кризисной ситуации в отрасли и о том, что если не предпринять активных действий, то архивное дело может и вовсе исчезнуть как самостоятельная область профессиональной деятельности. Самый больной вопрос: отсутствие общественного внимания к профессии, поддержки и признания со стороны государства. Однако нельзя не учитывать как собственные достижения, так и зарубежный опыт, а также интерес мирового профессионального сообщества к существующей проблеме.
Подготовила Елена Малетина