СД попросил подготовить опрос помощников руководителей о том, как организуются у них совещания. Получилось сухо, без эмоций и деталей, но таковы будни.
Светлана Иванова, «Оптан-Курган»
Надежда Достовалова, ОАО АК «Корвет»
Маргарита Федорова, ОАО «Синтез»
Вера Анисимова, ОАО «Икар»
Александра Комиссарова, «Сбербанк России» ОАО, Курганское отделение.
Совещания – обязательный компонент управления в любой компании. Изначально складывается определенный регламент их проведения. В регламенте есть пункты, которые являются обязательными для любой компании, независимо от размера, устава или формы собственности.
Традиционный вариант
Не бывает совещаний без совещающихся. Оповестить участников о времени – первая задача секретаря. «Под заданную тему определяется время совещания. Секретарь предварительно готовит документы для приглашенных. Если были предыдущие совещания, собираются все материалы по обсуждаемому вопросу.
Рассылаются приглашения участникам мероприятия», – рассказывает о своей работе Светлана Иванова. «По решению руководителя составляется список приглашенных. К определенному времени обзваниваются участники. Все документы по теме готовят сами ответственные за свой вопрос», – согласна с коллегой Надежда Достовалова.
«Под объявленную тему назначается время совещания. Ответственный секретарь обзванивает сотрудников комбината. Им оглашается тема для подготовки документов, время. Рассылка документов не выполняется, когда на совещании собираются только местные работники», – сообщает Маргарита Федорова.
Когда собирают только своих работников компании, подготовка сводится к сообщению времени и темы совещания. Как правило, этого достаточно.
Программный продукт
Для упрощения процедуры совещания становится необходимой инструкция, где оговариваются ключевые моменты в подготовке документов и приглашении участников из других городов и подчиненных офисов. Устоявшиеся правила не являются догмой, и изменения в порядок вносятся в зависимости от возникшей ситуации. Ситуации бывают всякие, и вопросы приходится решать разного масштаба: от мытья трех кофейных чашек до размещения в гостиницах десятка сотрудников из других регионов.
«Совещания различаются по уровню: местные и большие. Для большого, куда приглашаются работники департаментов, создается программа проведения совещания.
Назначается время, место, оговаривается чай, кофе-пауза, кто потом посуду моет. Для иногородних отправляются факсы и письма с документами по рассматриваемому вопросу. На предприятии создана внутренняя инструкция по проведению совещаний, которая может корректироваться под конкретный случай», – делится опытом Вера Анисимова.
Банковские особенности
Такие структуры, как банки, для упрощения подготовки совещаний пользуются инструкциями, регламентирующими обязанности подчиненных подразделений в информационном обеспечении выступающих. Есть определенные помощники, которые занимаются всей черновой работой, и не надо придумывать, кто и что должен делать каждый раз.
«Для организации совещаний разработаны ведомственные инструкции в зависимости от класса проводимого мероприятия. В них оговаривается, кто готовит документы, согласует их. В зависимости от участвующего комитета, подготовка документов возлагается на их ответственных лиц. Свой секретарь у каждого комитета занимается подготовкой и организацией совещания», – рассказывает Александра Комиссарова.
Чем больше компания, тем сильнее регламентация процедуры совещания, это закономерно и является хорошим примером.
Статью подготовила Осипова Т.Г.