Автор данного материала Ольга Абакумова – эксперт журнала УП лого обладает удивительной бизнес-культурой, которую не раз применяла на практике. В списке ее достижений – вип-интервью с Иосифом Пригожиным, Кареном Шахназаровым и многими другими известным деятелями шоу-бизнеса, переговоры, организация мероприятий, выставок, форумов.
Ближе к звездам: общение в шоу-бизнесе
Общение с представителями шоу-бизнеса – дело тонкое. От умения заинтересовать собеседника, выгодно себя подать, правильно выстроить диалог – зависит не только конечный результат, но и то, состоится ли сотрудничество еще раз. Именно поэтому к важным переговорам необходимо тщательно готовиться.
1. Выбор кандидатуры.
Первый шаг – самый ответственный. Здесь важно не ошибиться и сделать правильный выбор. Повод для обращения к VIP-персоне может быть самым разнообразным: интервью, приглашение на мероприятие в качестве почетного гостя, выступление на корпоративном вечере, деловые переговоры. Вне зависимости от цели персона должна быть вам интересна. Если вы испытываете неприязнь, неуважение, отрицательные эмоции – это моментально передается собеседнику. Как правило, в таких случаях разговор не клеится, речь звучит неубедительно, нужного эффекта достичь не удается. Поэтому если у вас есть возможность выбора – выбирайте того, кто вам приятен. Это должен быть человек, с которым вы действительно хотите сотрудничать.
2. Альтернативы.
Если выбор персоны – решение вашего руководителя, постарайтесь у него узнать: почему он остановил свой выбор именно на этом человеке? В чем его преимущества? Чем он интересен? Кто из VIP-персон, по мнению руководителя, обладает подобными навыками, качествами и т. п.? Ведь ситуации бывают разными:
в последний момент выбранный кандидат может изменить решение, заболеть, отказаться. В этот момент вам может пригодиться информация, собранная ранее. Сообщая об изменениях, расскажите руководству об альтернативных вариантах. Таким образом, вы не только спасете мероприятие, но и зарекомендуете себя как профессионал, который может просчитать ситуацию, предложить качественные идеи, найти пути решения.
3. Поиск контактов.
Зачастую далеко не все контакты представителей шоу-бизнеса есть в открытом доступе. Чтобы найти нужный номер телефона, иногда приходится потратить немало времени!
Если у персоны есть свой официальный сайт – открывайте раздел «Контакты». Как правило, там указан номер телефона и адрес электронной почты администратора\PR-менеджера\директора «звезды». Именно они решают все организационные вопросы, связанные с деятельностью их подопечных. Альтернативой контактам может служить форма обратной связи – укажите свои имя, фамилию, организацию, которую представляете, номер телефона, по которому с вами могут связаться и кратко суть вашего обращения. Теоретически, через некоторое время на указанный вами адрес электронной почты должен прийти ответ. Однако, как показывает практика, ответа можно не дождаться. Поэтому потрудитесь найти «живые» контакты.
Если персона является сотрудником какой-либо компании (музыкальное агентство, продюсерская компания, киностудия, театр, фонд) – обращайтесь в пресс-службу данных организаций.
Случается, что нужный вам человек не имеет официальной страницы в Интернете, его контакты отсутствуют в открытом доступе, а пресс-секретаря или PR-менеджера у него попросту нет. Что делать в таких случаях? Обращаться к тем, кто может вам помочь. Это могут быть другие пресс-агенты или персоны все той же творческой сферы. У каждого из них есть своя наработанная база контактов. Да, вероятность отказа существует, поэтому все зависит от вас. Здесь неуместна агрессия, требования или мольбы – узнавая о нужных вам контактах, попросите помочь. Будьте вежливы. Так вам вероятнее всего удастся расположить к себе собеседника.
4. Главное – успеть!
Теперь, когда все контакты у вас под рукой, возникает вопрос: в какой форме лучше подать информацию? Письменно или устно? И здесь все зависит от ситуации. Жизнь представителей шоу-бизнеса – это круговорот съемок, гастролей, выступлений, пресс-конференций, интервью и встреч. Никто из них не сидит целый день в офисе, размеренно просматривая почту – наоборот, многие решают все вопросы на ходу, поскольку часто перемещаются. Например, делая интервью с Иосифом Пригожиным, я «ловила» его в поезде, в аэропорту, перед гастролями в другом городе – в таких ситуациях важно успеть. Если же время позволяет, напишите официальное письмо с предложением, укажите свои обратные координаты. Через некоторое время (день-два) можете позвонить и, ссылаясь на письмо, обсудить детали.
5. Подготовка.
Перед тем, как звонить представителю шоу-бизнеса, обязательно подготовьтесь. Да, это необходимо делать даже перед телефонным разговором. Полученная информация позволит вам не попасть впросак. Например, одна артистка не занимается музыкальной деятельностью уже два года, и все это время ее бывшему пресс-агенту звонят те, кто поленились зайти на официальный сайт. Там черным по белому написано: никаких интервью и гастролей. Именно поэтому так важно владеть актуальной информацией. К тому же, из дополнительных сведений можно узнать слабые и сильные стороны вашего кандидата.
6. Приоритеты.
Если в вашей записной книжке есть контакты и пресс-агента, и «звездного» кандидата – звоните второму. Все дело в том, что PR-менеджеры по-разному выполняют свою работу. Одни заинтересованы в том, чтобы донести информацию до своего подопечного. Другие сразу же отвечают отказом, принимая решение самостоятельно. Я лично сталкивалась с несогласованностью подобных действий. Поэтому если ситуация позволяет вам обратиться к нужному человеку напрямую – используйте этот шанс!
7. Рекомендации.
Если вы обращаетесь к VIP-персоне впервые, обязательно скажите: кто вам дал его контакты, кто посоветовал обратиться. Правильные рекомендации и знакомые имена настроят собеседника на нужный лад.
Если ранее вы уже общались, обязательно упомяните прошлый опыт. Можно прикрепить историю переписки, добавить ссылки на прежние материалы или вспомнить успешное мероприятие с участием этого человека. Положительные ассоциации всегда на руку! Например, однажды я делала интервью с лидером группы «Браво» Евгением Хавтаном – о втором интервью с ним я должна была договориться, работая уже совершенно в другом издании. Отправив письмо артисту, я напомнила ему о более раннем интервью. Хавтан был доволен моей первой журналистской работой, поэтому откликнулся и во второй раз.
8. Переговоры.
На то, чтобы озвучить свое предложение по телефону, у вас, скорее всего, будет лишь несколько минут. Для человека, который занят активной общественной деятельностью, время – деньги. От того, как вы сумеете себя подать, будет зависеть: повесит ли собеседник трубку или продолжит общение и даст положительный ответ. Поэтому деловой тон и уверенность в голосе придутся как нельзя кстати. Избегайте длительных и ненужных преамбул. Четко формулируйте свою просьбу, объясните суть, перечислите плюсы. Возможно, человеку потребуется дополнительная информация: презентация мероприятия, ссылка на сайт вашей компании, примеры предыдущих работ или рекомендации. Их можно отправить на электронный адрес собеседника, убедившись, что он действительно все получил.
9. Ответственность.
Постарайтесь с самого начала зарекомендовать себя как хорошего специалиста\помощника. Держите слово, выполняйте собственные обещания, соблюдайте дедлайны, заранее предупреждайте о накладках. С исполнительным и обязательным человеком работать всегда приятнее.
10. Сроки.
Обязательно оговаривайте сроки, поскольку у каждой из сторон – свой график работы, индивидуальный темп и возможности. Если четких границ времени нет, то и решение принимается крайне медленно. Лучше всего озвучить конкретные даты. Безусловно, не все организованы и дисциплинированы, поэтому будьте готовы к тому, что вам не раз придется напомнить о себе.
11. Владение информацией.
Если VIP-персона принимает ваше предложение, то, скорее всего, за этим последует встреча. Во-первых, вы в буквальном смысле должны знать человека в лицо. Однажды моя коллега поленилась найти фотографию Михаила Веллера и отправилась на интервью с ним. Когда писатель подошел к ней, та отмахнулась: мол, не мешайте, гражданин! Во-вторых, опять же, владейте информацией. Например, у многих представителей шоу-бизнеса есть «список» запрещенных тем – их обсуждение способно подорвать вашу репутацию.
12. Последний штрих.
Если после окончания проекта, у вас есть возможность еще раз пообщаться с собеседником – сделайте это. Узнайте: все ли было в порядке, какие рекомендации может дать герой со своей стороны, что ему понравилось, а что нет, интересно ли ему повторное сотрудничество. Это будет свидетельствовать о том, что его профессиональное мнение для вас ценно и значимо.
Вооружившись этими знаниями, помните: бизнес – это люди. Поэтому в любой ситуации оставайтесь Человеком. Зачастую на повторное сотрудничество соглашаются не ради компании, а ради конкретного человека.