1. Секретарь крупного руководителя — психологический портрет человека, способного занимать эту должность. Это коротко, какие черты характера, особенности личности требуются, важны; за что ценят по-настоящему хороших секретарей?
Нанимая на работу нового секретаря — помощника руководителя, кроме стандартных «приятная внешность, опрятный внешний вид, быстрая слепая печать, хорошее знание компьютера и английского языка, умение делать сразу два-три дела, или, как сейчас говорят, работать в ситуации многозадачности», я всегда обращал внимание на услужливость (то, какое внимание уделяют этому в рассказе о себе, о своих обязанностях на предыдущем месте, просто слушая рассказ о предыдущем руководителе) и просил пояснить это понятие у собеседуемых. Так вот, не каждая могла раскрыть это понятие. Скажу сразу, не каждая девушка, желающая быть помощником руководителя, может им быть реально, по-настоящему, а не потому что «устроилась» по объявлению в газете. Все дело в понимании нужд твоего руководителя. Мы тут ведем речь о работе и не касаемся взаимодействия полов или просьб сходить за пивом в конце работы. Так вот, на потребности руководителя нужно смотреть шире. Не каждый руководитель нагружает своего помощника работой по самые уши, многие руководители, являясь менеджерами высокого уровня, умеют правильно сформировать/сформулировать и закрепить в должностной инструкции (ДИ) обязанности помощника, не ленятся сварить себе и своему гостю кофе сами. Разграничить, так сказать, работу и все остальное. Как правило, руководителем становится тот, кто делает чуть больше, чем все остальные, и тот, кто умеет взять ответственность на себя, нагрузив себя работой. И не надо забывать, что руководителю и нужен помощник, потому что у него много задач, и часть из них ему нужно помогать решать, несмотря на то, что в ДИ этого нет. В зависимости от руководителя, это могут быть и чисто семейные дела, связанные с детьми, домом и планированием будущего отпуска… Смотрите на свои возможности шире. Не всегда это так сложно и, как правило, это компенсируется хорошим отношением в ответ или повышением зарплаты. Когда мы говорим об услужливости, мы говорим не только о стандартных «кофе, чай, свежая пресса на правом углу стола, именно на правом, а не где попало, и два кусочка сахара, больше не надо, я уже два раза об этом говорил». Мы говорим о работе, о навыке запоминать, предвидеть, чувствовать и угадывать. Чувствовать настроение, предугадывать реакцию. Это работа, сложная работа.
2. Статус секретаря в компании — каков он? Могут ли быть «излишние амбиции», мешающие адекватной работе на этой должности? И что означает для секретаря «поднять свой статус»? Влияние… Одна моя знакомая, помощник руководителя издательства говорила: «Я стремлюсь сделать так, чтобы ни один вопрос не решался без меня — работа с журналистами, клиентами, выставки, типография, бухгалтерия». Она сделала так, что буквально все процессы замыкались на нее. Она не скрывала, что ей очень важно ощущение собственной значимости в компании. Как повысить секретарю свое влияние? И до каких пределов разумно стремиться к этому?
Я помощник руководителя. А кто я на самом деле? Устроившись на новую работу, помощник руководителя лишь по прошествии какого-то времени понимает, «кто я» и «что я могу/обязана, кроме должностных обязанностей». Все дело в том, кто ее руководитель. У важной птицы и помощник будет обеспечен не только уважением коллег и общепринятыми в компании благами, а всегда чуточку больше и, как правило, такое бывает, когда помощник реально незаменим, и его телефон не выключается для руководителя никогда. Хорошо, конечно, если руководитель все же понимает границы приличия и не звонит уже после 22.00, например, но ситуации бывают разные, и единственный держатель информации должен быть готов к звонкам и после 22.00. Это тоже подтверждение вашего статуса. А кто в компании еще так много общается с боссом? Его партнеры и вы, чем вам не статус. Важно организовать свою работу таким образом, чтобы руководитель знал, где взять то, что он просил и то, что он просил, обязательно выполнено. Тут пригодится владение приемами тайм-менеджмента и умение организовать шефа.
3. На что влияет помощник руководителя?
Посудите сами. Секретарь — это «парадные ворота» организации, человек, которого реально оценивают по одежке и ожидают не стандартного «Здрасьте, Вы что хотели?», а понимания важности вашего обращения к руководителю и ожидаемой уверенности в том, что его обращение дойдет до шефа. Секретарь должен уметь ранжировать задачи и уметь не беспокоить по мелочам, не демонстрируя просящему неважность, а порой и ничтожность его обращения. Хороший помощник тот, кто реально понимает и чувствует своего руководителя, знает, когда можно подойти с этим вопросом, а когда лучше «завтра приходите», а когда, несмотря ни на что — надо прямо сейчас и срочно. И зайдет с вашими бумагами на супер-важное совещание, не потому, что предупредили, и босс ждет их, а потому, что сама знаю, как это важно. А это очень важно понимать и догадываться, даже если это в первый раз.
Улыбка и приветствие секретаря, пришедшего на минуту раньше руководителя и успевшего там убрать, здесь перебрать, тут оттереть, а там полить (как в «Золушке»), приносит реальное облегчение руководителю, который понимает в этот момент, что он не один на предстоящий на этот день ворох дел. Это не только делает настроение, но и приносит психологическое облегчение.
Но не переходи заветную границу — вы помощник руководителя, а ваш руководитель — руководитель! Руководитель должен оставаться руководителем и чувствовать это. Ваша роль — поддерживать статус руководителя, не затмевая его. И еще нужно запомнить: «Зазвездила! Жмет корона? Уже не помещаетесь с ней в дверной проем?» Вам об этом стали не только намекать, а уже говорить вслух, готовьтесь, значит, вас скоро «сольют». И, скорее всего, заслуженно.
Поднять свой статус не так сложно. Например, не получилось тут, ничего не меняйте в себе, кроме нового места работы, и пытайтесь снова. Или все же учтите все свои минусы и пробуйте оставаться в «статусе» на новом месте работы, начав все с самого начала…
Или учтите пожелания вашего руководителя и окружающих вас на работе коллег, и попытайтесь стать лучше. Если вы не пунктуальны, станьте более четки в расписании, регламенте, контролируйте встречи и своевременно регистрируйте документы, выполняйте задания. Сомневаетесь ваша ли это работа — спросите! За спрос денег не берут. Попытка не пытка. Только запомните, что, в случае положительного ответа, это становится вашей очередной должностной обязанностью.
Если вы не услужливы, это плохо, но поправимо, начните со своевременной уборки посуды после встреч или просто «девчачьих посиделок» ваших руководителей.
Это супер-важно — вовремя убрать следы пятиминутного отвлечения от работы. Запомните регулярные потребности и предпочтения вашего руководителя и удивите его в следующий раз вопросом: «А не пора ли вам сделать перерыв, попить чаю?».
Секрет в том, что нужно стать полезной и незаменимой для своего руководителя, вашего работодателя. Вместе с этим придет успех и благополучие. И не забывайте улыбаться!
4. За что платят секретарю? Как обстоит сегодня — это чаще фиксированные оклады или системы, где предусмотрены бонусы, премии? Как, собственно, секретарю повлиять на повышение собственной з/п? В какой момент и как заводить разговор с руководителем? Или не с ним? Что можно предпринять, чтобы создать основания для роста з/п?
Как и у любого наемного сотрудника, у помощника есть должностная инструкция и трудовой договор. За выполнение своих обязанностей, секретарь и получает обозначенную с ТД сумму. Очень надеюсь, что таких, кто соглашается на серые схемы, уже не осталось. Иначе гарантии получить свои деньги у вас нет. И даже если «да мы всегда платим вовремя», возникнет ситуация, когда, оказывается, не всегда. А если платите всегда и вовремя, то будьте любезны, не стесняйтесь, пожалуйста, указать всю сумму в ТД.
Премию помощник получает, как и все сотрудники, за достижение компанией плановых показателей или в качестве компенсации переработок, когда учет переработок не ведется, но у руководителя возникает желание отблагодарить старательного сотрудника. Или такое желание возникает, когда помощник выполняет особо важное задание для компании. В компаниях, где работает система мотивации, например, на основе ключевых показателей эффективности (KPI), премию получают те, кто выполнил на 100 % закрепленный в отчетный период цели. Такая премия выплачивается поквартально, раз в полугодие или в конце года по итогам работы.
Должно быть основание для повышения оклада. Индексация, увеличение функционала, расширение полномочий, например. Если всего этого нет, и оклады меняются в компании у ограниченного количества персонала, эпизодически, беспричинно, или по ходатайству функционального руководителя, или в момент написания заявления об увольнении, тут все сложнее, но не настолько чтобы отказаться от попытки увеличения зарплаты. Чувствуете, что вы не в рынке, выполняете больше, а получаете меньше, чем Оля в такой же компании через дорогу? Убедитесь, что Аня в такой же компании через квартал получает не меньше, найдите основание и просите, в этом нет ничего зазорного. Можно идти самой или просить это сделать своего непосредственного руководителя, если это не одно и то же лицо, помощником которого вы являетесь, не важно. Ведь, в противном случае, вам все равно придется или поменять работу в поисках более адекватной оплаты, или смириться с отказом и ждать другого подходящего случая, проявляя лояльность и услужливость своему руководителю, вашему текущему работодателю.
В шутку: в современном мире бизнеса все зависит от профессиональной, четко выполняющей обязанности секретарши, так думают все секретарши. Помните в «Comedy Woman» сценку про очень опытную секретаршу, где ее играет Наталья Медведева? Не смотрели? Вот: http://www.youtube.com/watch?v=3cvhvcEmjA4. А ведь это пример из жизни. Я наблюдал за такой ситуацией. Заблуждение, что доп. образование приведет к увеличению з/п.
Вы учитесь не для галочки или директора или з/п, вы учитесь для себя. Поднять свой профессиональный уровень, стать лучше и умнее. А работодателя вы устраиваете и такой, и даже если он сам послал вас на обучение, он уже вложился в вас в ваше обучение, зачем ему еще и повышать з/п?
Если в компании нет системы развития персонала, а вы чувствуете, что провисаете в каких-то вопросах, вы сами не должны стоять на месте. Развивайтесь! Читайте не только высокодуховную художественную литературу, но и бизнес-литературу. Есть курсы профильные, специализированные для секретарей. См. Интернет... Как они называются и состав, не самые дорогие, есть тематические бизнес-книги и огромное количество статей на темы вашего провисания. У каждого свое провисание.
У кого-то это Excel, опять эти формулы сложные и форматирование ячеек непонятное, у кого-то это язык вдруг понадобится, а я про него уж и думать забыла, у кого-то — перестала успевать за своим шефом... Тайм-менеджмент вам в руки, например! Удобно, доступно и на самом простом языке. Читали? Пора, увлекательная штука. А если и шеф грешит уже не вашими ошибками, потому что вы уже освоили эту науку, то и ему элементарные вещи можно донести в нужный момент. Делать это нужно более деликатно, чем когда вы приучали вашего парня носки по углам не раскидывать. Вы же помните: вы помощник, а он руководитель. Он вам з/п платит.
Деликатно, в нужный момент, с присущей долей учтивости: «Шеф, а давайте мы установим новое правило, что подписывать документы вы будете в 11.00, через три часа после начала рабочего дня, когда они подкопятся, и в 17.00, перед уходом, так мы высвободим ваше время на подготовку к совещаниям и чуточку дополнительного времени на написание вашей диссертации». Явный сговор с целью оптимизации времени! И пусть потом спросит, а почему вы на работе дочке материалы для реферата распечатываете, он же диссертацией своей занимается. Но, будьте учтивы, и пусть ваша манипуляция не будет уж слишком явной! Вывод: чутко прислушивайтесь и вносите свои идеи в организацию работы вашей и шефа.
Андрей Щербаков, управляющий директор консалтинговой компании HR business partner.
Справка о компании
Консалтинговая компания HR business partner. Дата рождения компании: 2012 год. Персонал: компания объединила действующих и бывших директоров по персоналу, бизнес-тренеров, персональных коучеров.
Основной вид деятельности компании — поиск руководителей в финансовом секторе и аудит кадровых бизнес-процессов. www.bp-hr.ru ".