У многих из нас время от времени в конце вроде бы загруженного дня возникает чувство, что по большому счету мы не сделали ничего. Один простой факт отличает эффективных людей от неэффективных: первые тратят большую часть рабочего времени на важные, а вторые — на срочные дела. Дел всегда много, а времени всегда мало… «Секретарское дело» делится советами опытных топ-менеджеров о том, как успешно распределять свои задачи.
Кира Логинова, Директор по развитию бизнеса
Только при грамотном распределении своего времени можно чего-то достичь. Время — самый ограниченный и невозобновляемый ресурс. Расставляя приоритеты, каждый человек выбирает, как его проводить. Расстановка приоритетов — своеобразный компас, который показывает направление движения. Неправильно расставленные приоритеты могут увеличить путь или завести в тупик. Все богатые люди достигали успеха путем концентрации на перспективных и первостепенных направлениях.
Учиться находить и выделять во всем самое ценное и важное. Искать то самое главное, что нужно именно сейчас. Если знать потерю своих жизненных ресурсов, то можно организовать свою жизнь так, чтобы она стала не мечтой, а сказкой. Это и есть секрет успеха.
Надежда Быркина, Финансовый директор
Мой главный принцип — синхронистичность. Чтобы задача была продумана до того, как станет срочной. Здесь помогает чувство времени, интуиция, знание карты местности, восприятие «пространства». И конечно же, своевременная постановка задач руководством. Стараюсь, чтобы важные задачи никогда не были срочными, а решались в оптимальном темпе осознания их ключевыми лицами. Есть такая формула — спешка равняется потере. Часто получается так организовать бизнес-процессы, чтобы минимизировать совсем срочные срочности.
Андрей Банщиков, Генеральный директор
Наличие срочных дел — признак плохого планирования своего рабочего времени, если, конечно, срочность не связана со срочными заданиями «сверху». «Важные задачи редко бывают срочными».
В высшем приоритете всегда задачи высшего руководства.
В своем фронте задач стараюсь нормализовать поток дел методом отдачи приоритета важным делам. К числу важных дел отношу технологические системообразующие задачи.
Андрей Гудожников, Директор
Главное — уметь расставлять приоритеты в делах. Время распределяю согласно выстроенным приоритетам.
Эльвира Пикалёва, Коммерческий директор
Самое Срочное и Важное в каждый момент бывает только одно. Его никак не перепутаешь с менее срочным. Его и делаю. На остальные распределяю время, чтоб мне было комфортно.
Аркадий Кочетков, Директор по корпоративному управлению и праву
У меня всегда под рукой список самых разных дел. Дела подвергаются непрерывной интеллектуальной приоритезации, так что в каждый данный момент имеется ясный и чёткий перечень дел, начиная с главных. Ими и занимаюсь.
Наталья Шебанова, HR-директор
Пользуюсь матрицей Эйзенхауэра и его гениальным выводом о том, что срочные дела редко бывают важными и в то же время важные дела редко бывают срочными. Делаю сначала важное и срочное, потом важное и несрочное, срочное, но неважное поручаю другим, несрочное и неважное считаю возможным не делать вообще.
Александр Шипилов, Коммерческий директор
Вначале я выполняю срочные и важные дела, потом важные, для срочных неважных выделяю время либо в начале, либо в конце рабочего дня. По возможности срочные неважные пытаюсь делегировать на другие структурные уровни.
Алексей Сачков, IT-директор
Тут очень важно определить, какие дела срочные, какие важные, а, скорее всего, все они и срочные и важные одновременно. Я бы скорее разделил задачи на механически рутинные и те, которые требуют длительного вдумчивого подхода. И тут нужно грамотно спланировать свое время, создать некий оптимальный алгоритм. Даю поручения подчиненным, не забывая их контролировать. Очень хорошо, когда у тебя есть помощник-ассистент, который помогает поддерживать интенсивный рабочий график.